Τι είναι ένα Ιστορικό Ελέγχου (Audit Trail);
Ένα ιστορικό ελέγχου είναι μια λεπτομερής, χρονολογική καταγραφή όλων των ενεργειών που πραγματοποιούνται κατά τη διαδικασία υπογραφής. Παρέχει διαφάνεια και λογοδοσία καταγράφοντας πληροφορίες όπως:
- Ποιος υπέγραψε το έγγραφο.
- Πότε έγινε κάθε υπογραφή.
- Πού έγινε η υπογραφή (διεύθυνση IP, στοιχεία συσκευής).
- Ποιες ενέργειες έγιναν (προβολή, υπογραφή, απόρριψη).
Τα ιστορικά ελέγχου είναι απαραίτητα για τη διατήρηση της ακεραιότητας και της νομιμότητας των ηλεκτρονικών υπογραφών. Χρησιμεύουν ως αποδεικτικά στοιχεία σε νομικές διαφορές, ελέγχους συμμόρφωσης και εσωτερικούς ελέγχους.
Πώς να χρησιμοποιήσεις τα Ιστορικά Ελέγχου Υπογραφών του Mailsuite
Όταν στέλνεις ένα έγγραφο για υπογραφή χρησιμοποιώντας το MailSuite (δες την ενότητα «Εισαγωγή Εγγράφου για Υπογραφή» για αναλυτικές οδηγίες σχετικά με το πώς να στείλεις ένα έγγραφο για υπογραφή), θα λάβεις ένα έγγραφο ιστορικού ελέγχου με λεπτομερείς πληροφορίες μόλις ο παραλήπτης υπογράψει το έγγραφο.
Μπορείς να κατεβάσεις το ιστορικό ελέγχου για ένα υπογεγραμμένο έγγραφο από την επάνω δεξιά πλευρά του προγράμματος προβολής εγγράφων: