Με το Fill & Sign του Mailsuite μπορείς να στείλεις οποιοδήποτε PDF για υπογραφή απευθείας από το Gmail. Συμβόλαια, φόρμες, προσφορές: ανέβασε το PDF, πρόσθεσε τους υπογράφοντες και το Mailsuite τούς στέλνει με email έναν σύνδεσμο για να το ελέγξουν και να το υπογράψουν. Όταν υπογράψουν όλοι, παίρνεις το υπογεγραμμένο PDF στα εισερχόμενά σου.
Πώς να στείλεις ένα PDF για υπογραφή
- Στο Gmail, κάνε κλικ στο βέλος δίπλα στο κουμπί Σύνταξη και επίλεξε Fill & Sign Request.
- Επίλεξε ποιος θα υπογράψει το PDF και κάνε κλικ στο Next:
- One single person: ένας υπογράφων.
- Multiple people: δύο ή περισσότεροι υπογράφοντες.
- Only me signing: υπογράφεις εσύ το PDF και το κατεβάζεις. Δεν στέλνεται τίποτα σε κανέναν.
- Αν επέλεξες Multiple people, διάλεξε πώς θέλεις το υπογεγραμμένο έγγραφο και κάνε κλικ στο Next:
- Single Document with All Signatures: όλοι υπογράφουν το ίδιο PDF. Παίρνεις ένα έγγραφο μόλις υπογράψουν όλοι.
- Separate Copies Individually Signed: κάθε υπογράφων παίρνει το δικό του αντίγραφο και εσύ παίρνεις ένα ξεχωριστό υπογεγραμμένο έγγραφο από τον καθένα.
- Στην ενότητα PDF to sign, κάνε κλικ στο Browse και επίλεξε το PDF σου.
- Στο Add signers (Emails), γράψε τη διεύθυνση email κάθε υπογράφοντα. Χώρισε τις διευθύνσεις με κόμματα.
- Αν θέλεις, πρόσθεσε ένα Custom message. Θα εμφανιστεί στο email που θα λάβουν οι υπογράφοντες.
- Κάνε κλικ στο Send Signature Request.
Το Mailsuite στέλνει το αίτημα για σένα, οπότε δεν χρειάζεται να γράψεις email. Θα δεις μια επιβεβαίωση με σύνδεσμο προς όλα τα αιτήματα υπογραφής σου.
Συμβουλή: Μπορείς επίσης να ξεκινήσεις ένα αίτημα από τη σελίδα Fill & sign request στον πίνακα ελέγχου του Mailsuite, κάνοντας κλικ στο PDF Signature Request. Κι αν λάβεις ένα συνημμένο PDF στο Gmail, κάνε κλικ στο Fill & Sign από κάτω για να το υπογράψεις εσύ.
Πώς υπογράφει ο παραλήπτης το PDF
Κάθε υπογράφων λαμβάνει ένα email από το Mailsuite με το μήνυμά σου και ένα κουμπί Review and Sign.
Όταν κάνει κλικ σε αυτό, το PDF ανοίγει στο πρόγραμμα περιήγησης. Από τον πίνακα στα δεξιά μπορεί να χρησιμοποιήσει:
- Add signature: για να σχεδιάσει την υπογραφή, να την πληκτρολογήσει ή να ανεβάσει μια εικόνα της. Αφού τοποθετηθεί, η υπογραφή μπορεί να μετακινηθεί και να αλλάξει μέγεθος οπουδήποτε στο έγγραφο.
- Add text: για παράδειγμα, για το όνομά του ή την ημερομηνία.
- Add check: για να τσεκάρει πλαίσια στο έγγραφο.
Όταν τελειώσει, κάνει κλικ στο Finish and Submit και μετά στο Yes, Send. Θα λάβει επίσης ένα αντίγραφο του υπογεγραμμένου εγγράφου με email.
Τι γίνεται όταν υπογραφεί το PDF
Μόλις υπογράψουν όλοι, θα λάβεις ένα email: Document signed: [όνομα αρχείου]. Κάνε κλικ στο View Signed Document Details για να ανοίξεις το αίτημα στον πίνακα ελέγχου σου.
Το email περιλαμβάνει δύο PDF: το υπογεγραμμένο έγγραφο και το ιστορικό ελέγχου (audit trail) της υπογραφής.
Παρακολούθησε τα αιτήματα υπογραφής σου
Όλα τα αιτήματά σου βρίσκονται στη σελίδα Fill & sign request στον πίνακα ελέγχου του Mailsuite. Η στήλη Status δείχνει πόσοι υπογράφοντες έχουν υπογράψει (για παράδειγμα, 0 of 1 signed) ή Completed.
Κάνε κλικ σε ένα αίτημα για να δεις τις λεπτομέρειες: πότε στάλθηκε, την κατάσταση κάθε παραλήπτη, πόσες φορές είδε το PDF και για πόση ώρα. Μόλις ολοκληρωθεί, μπορείς να κάνεις κλικ στο Download signed document και στο Download audit trail.
Συχνές ερωτήσεις
Μπορούν να προστεθούν περισσότερες από μία υπογραφές στο PDF;
Ναι. Οι υπογράφοντες μπορούν να βάλουν την υπογραφή τους σε όσα σημεία χρειάζεται. Απλώς κάνουν ξανά κλικ στο Add signature και την τοποθετούν όπου θέλουν.
Μπορεί να αλλάξει η υπογραφή;
Ναι, ο υπογράφων μπορεί να επεξεργαστεί την υπογραφή του ή να προσθέσει νέα πριν κάνει κλικ στο Finish and Submit. Μετά από αυτό, η υπογραφή δεν μπορεί να αλλάξει.
Μπορεί ένα PDF να υπογραφεί από κινητή συσκευή;
Ναι. Οι υπογράφοντες μπορούν να ανοίξουν τον σύνδεσμο στο κινητό τους και να σχεδιάσουν την υπογραφή τους με το δάχτυλο. Σε υπολογιστή, μπορούν επίσης να κάνουν κλικ στο Draw from mobile για να τη σχεδιάσουν στο κινητό τους.
Ποιο είναι το μέγιστο μέγεθος PDF που μπορεί να υπογραφεί;
Τα PDF μπορούν να έχουν μέγεθος έως 10 MB.
Είναι νομικά δεσμευτικά τα έγγραφα που υπογράφονται με το Mailsuite;
Ναι. Τα έγγραφα που υπογράφονται με το Mailsuite είναι νομικά δεσμευτικά και συμμορφώνονται με τα κύρια νομικά πλαίσια, όπως ο ESIGN Act στις ΗΠΑ και ο Κανονισμός eIDAS στην ΕΕ, οπότε είναι έγκυρα για επαγγελματική και νομική χρήση. Το Mailsuite χρησιμοποιεί μια προηγμένη διαδικασία υπογραφής που συνδυάζει μια οπτική υπογραφή (αυτή που σχεδιάζεται στο PDF) με μια ψηφιακή υπογραφή που εκδίδει το Mailsuite, η οποία προσθέτει επικύρωση και γνησιότητα.
Η ψηφιακή υπογραφή εγγυάται την ακεραιότητα του εγγράφου και δείχνει ότι δεν έχει αλλάξει μετά την υπογραφή. Μπορείς να τη δεις μαζί με τα στοιχεία της σε εργαλεία όπως το Adobe Acrobat Reader.
Στον πίνακα υπογραφών του Acrobat Reader, το πεδίο με την ετικέτα Field αντιστοιχεί στο Private Document ID στο ιστορικό ελέγχου που δημιουργεί το Mailsuite. Αυτό το ID σού επιτρέπει να ελέγξεις ότι το υπογεγραμμένο έγγραφο είναι γνήσιο, συγκρίνοντάς το με το ιστορικό ελέγχου.
Για περισσότερες πληροφορίες, δες το άρθρο Είναι νομικά δεσμευτικές οι ηλεκτρονικές υπογραφές του Mailsuite; ή επικοινώνησε με την ομάδα υποστήριξής μας.