Εκτός από την αποστολή email με tracking μέσω του Mailsuite, μπορείς επίσης να στέλνεις έγγραφα για υπογραφή. Είτε πρόκειται για μια φόρμα, ένα συμβόλαιο ή άλλο τύπο εγγράφου, μπορείς εύκολα να μετατρέψεις οποιοδήποτε PDF σε έγγραφο προς υπογραφή απευθείας από το inbox του Gmail σου. Η διαδικασία είναι απλή και γρήγορη τόσο για εσένα όσο και για τον παραλήπτη.
Πώς να προσθέσεις ένα έγγραφο PDF με tracking για υπογραφή
Υπάρχουν δύο τρόποι για να στείλεις ένα έγγραφο για υπογραφή, και μπορείς να κάνεις και τους δύο μέσα από το inbox σου.
Χρησιμοποιώντας το κουμπί Σύνταξη
1. Στα εισερχόμενα του Gmail, κάνε κλικ στο βέλος δίπλα στο κουμπί Σύνταξη.
2. Στη συνέχεια κάνε κλικ στο Έγγραφο PDF προς υπογραφή
3. Στο αναδυόμενο παράθυρο, κάνε κλικ στο Μεταφόρτωση PDF για υπογραφή
4. Επίλεξε το έγγραφό σου και κάνε κλικ στο Άνοιγμα
5. Έτσι ανοίγει ένα παράθυρο σύνταξης email και προστίθεται ο σύνδεσμος υπογραφής του εγγράφου. Γράψε το email σου κανονικά και, όταν είσαι έτοιμος/η, κάνε κλικ στο Αποστολή.
Στο παράθυρο σύνταξης
1. Στο Gmail, κάνε κλικ στο Σύνταξη για να δημιουργήσεις ένα νέο email.
2. Κάνε κλικ στο εικονίδιο Ρυθμίσεις Mailsuite και μετά κάνε κλικ στο Έγγραφο για υπογραφή.
3. Κάνε κλικ στο Μεταφόρτωση PDF για υπογραφή και αναζήτησε στο αναδυόμενο παράθυρο το PDF που θέλεις να υπογραφεί. Όταν το επιλέξεις, κάνε κλικ στο Άνοιγμα.
4. Στη συνέχεια, θα προστεθεί ένα κουμπί στο πρόχειρο του email που λέει Κάνε κλικ εδώ για να υπογράψεις το έγγραφο. Αυτό θα επιτρέψει στον παραλήπτη να αποκτήσει πρόσβαση και να υπογράψει το έγγραφο.
Πώς μπορεί να υπογραφεί το PDF;
Όταν ο παραλήπτης ανοίξει το PDF με tracking, θα δει στο κάτω μέρος της οθόνης μια επιλογή για να υπογράψει το έγγραφο.
Αν κάνει κλικ στο Προσθήκη υπογραφής, θα ανοίξει ένα παράθυρο και θα μπορεί να σχεδιάσει την υπογραφή του και να την προσθέσει στο έγγραφο.
Μόλις το έγγραφο PDF υπογραφεί, ο παραλήπτης μπορεί να σου το στείλει πίσω αυτόματα κάνοντας κλικ στο Ναι, αποστολή.
Ο παραλήπτης θα λάβει επίσης ένα αντίγραφο του υπογεγραμμένου εγγράφου PDF.
Τι συμβαίνει όταν επιστρέφεται το PDF με tracking που έχει υπογραφεί;
Όταν κάποιος σου στείλει ένα υπογεγραμμένο PDF, θα λάβεις μια ειδοποίηση μέσω email με έναν σύνδεσμο προς το υπογεγραμμένο PDF. Μπορείς να κάνεις κλικ στο Προβολή υπογεγραμμένου PDF για να δεις το υπογεγραμμένο έγγραφο ή στο Δείτε το πλήρες ιστορικό tracking του email για να δεις τα δεδομένα tracking που σχετίζονται με αυτό το email, συμπεριλαμβανομένου του πότε υπογράφηκε το PDF.
Στον πίνακα ελέγχου του Mailsuite, η υπογραφή θα καταγράφεται επίσης στη δραστηριότητα tracking του email που στάλθηκε με το PDF προς υπογραφή με tracking.
Μπορείς να δεις την κατάσταση όλων των εγγράφων που έχεις στείλει για υπογραφή στη σελίδα Έγγραφα του πίνακα ελέγχου του Mailsuite.
Επιλογή μεταξύ αποστολής εγγράφου με έναν ή πολλούς υπογράφοντες
Κατά την προσθήκη ενός εγγράφου για υπογραφή, οι χρήστες μπορούν πλέον να επιλέξουν πώς θέλουν να λαμβάνουν τα υπογεγραμμένα έγγραφα—είτε ξεχωριστά, καθώς κάθε υπογράφων ολοκληρώνει το μέρος του, είτε ως ένα ενιαίο έγγραφο μόλις υπογράψουν όλοι.
Δύο επιλογές παράδοσης:
1. Ένα έγγραφο με όλες τις υπογραφές (Λειτουργία πολλών υπογραφών - Προεπιλεγμένη ρύθμιση)
-
- Θα λάβεις ένα ενιαίο έγγραφο που περιλαμβάνει τις υπογραφές όλων των παραληπτών.
- Αυτό το έγγραφο αποστέλλεται μόνο αφού έχουν υπογράψει όλοι.
2. Ένα έγγραφο ανά υπογράφοντα (Λειτουργία μεμονωμένης υπογραφής)
- Θα λάβεις ένα ξεχωριστό έγγραφο για κάθε παραλήπτη, που θα περιέχει μόνο τη δική του υπογραφή.
- Καθώς κάθε άτομο υπογράφει, θα λαμβάνεις αμέσως το υπογεγραμμένο του έγγραφο.
Από προεπιλογή, όλοι οι παραλήπτες πρέπει να υπογράψουν προτού το έγγραφο θεωρηθεί πλήρως υπογεγραμμένο, και ο αιτών θα λάβει μία τελική έκδοση με όλες τις υπογραφές.
Αν προτιμάς να λαμβάνεις ξεχωριστά υπογεγραμμένα έγγραφα καθώς υπογράφει κάθε άτομο, απλά επίλεξε το κουτάκι όταν ανεβάζεις το έγγραφο για υπογραφή.
Συχνές ερωτήσεις
Μπορούν να προστεθούν περισσότερες από μία υπογραφές στο έγγραφο PDF;
Ναι, μπορούν να προστεθούν πολλές υπογραφές στο έγγραφο PDF, και σε πολλά σημεία.
Μπορεί να αλλάξει η υπογραφή;
Ναι, ο παραλήπτης μπορεί να επεξεργαστεί την υπογραφή και/ή να προσθέσει μια νέα υπογραφή πριν επιστρέψει το υπογεγραμμένο έγγραφο στον αποστολέα. Η υπογραφή δεν μπορεί να αλλάξει αφού ο υπογράφων έχει ολοκληρώσει τη διαδικασία υπογραφής.
Μπορεί να υπογραφεί ένα PDF με tracking σε κινητή συσκευή;
Ναι, τα PDF με tracking μπορούν να υπογραφούν σε κινητή συσκευή. Μπορείς να σχεδιάσεις την υπογραφή με το δάχτυλό σου.
Πώς μπορούν να προστεθούν περισσότερες υπογραφές στο PDF μετά την πρώτη;
Θα πρέπει να κάνεις κλικ στην υπογραφή στην κάτω αριστερή γωνία της οθόνης και να τη σύρεις στο σημείο του εγγράφου PDF όπου θέλεις να την τοποθετήσεις.
Ποιο είναι το μέγιστο μέγεθος PDF που μπορεί να υπογραφεί;
Τα PDF μπορούν να έχουν μέγιστο μέγεθος 10MB.
Τα έγγραφα που υπογράφονται με το Mailsuite είναι νομικά δεσμευτικά και έγκυρα για επαγγελματική ή νομική χρήση;
Ναι, τα έγγραφα που υπογράφονται με το Mailsuite είναι νομικά δεσμευτικά και συμμορφώνονται με τα κύρια νομικά πλαίσια, όπως ο ESIGN Act στις ΗΠΑ και ο Κανονισμός eIDAS στην ΕΕ, γεγονός που τα κάνει έγκυρα τόσο για επαγγελματική όσο και για νομική χρήση. Το Mailsuite χρησιμοποιεί μια προηγμένη διαδικασία υπογραφής που περιλαμβάνει τόσο μια οπτική υπογραφή (μια χειρόγραφη υπογραφή πάνω στο PDF) όσο και μια ψηφιακή υπογραφή που εκδίδεται από το Mailsuite, η οποία παρέχει επιπρόσθετη επικύρωση και αυθεντικότητα.
Η ψηφιακή υπογραφή διασφαλίζει την ακεραιότητα του εγγράφου και επιβεβαιώνει ότι δεν έχει τροποποιηθεί μετά την υπογραφή. Για να δεις αυτή την ψηφιακή υπογραφή και τις λεπτομέρειές της, μπορείς να χρησιμοποιήσεις εργαλεία όπως το Adobe Acrobat Reader.
Όταν εξετάζεις τις λεπτομέρειες της υπογραφής στο Acrobat Reader, το πεδίο με την ετικέτα "Field" στο Πλαίσιο υπογραφής αντιστοιχεί στον κωδικό που εμφανίζεται στο πεδίο "Private Document ID" μέσα στο ιστορικό ελέγχου που δημιουργεί το Mailsuite. Αυτό το ID βοηθά στην επιβεβαίωση της αυθεντικότητας του υπογεγραμμένου εγγράφου, αντιστοιχίζοντάς το με το μοναδικό αναγνωριστικό στο αρχείο ελέγχου.
Για περισσότερες πληροφορίες, επισκέψου τον Νομικό οδηγό για την ηλεκτρονική υπογραφή ή επικοινώνησε με την ομάδα υποστήριξής μας.