Οι ηλεκτρονικές υπογραφές γίνονται όλο και πιο συνηθισμένες, γιατί αποκτιούνται πιο εύκολα από τις χειρόγραφες υπογραφές, κοστίζουν λιγότερο επειδή απαιτούν λιγότερους πόρους και χρόνο, και μπορούν να είναι νομικά δεσμευτικές, όπως ακριβώς και οι χειρόγραφες υπογραφές. Στην πραγματικότητα, σε ορισμένες περιπτώσεις μπορούν να είναι ακόμα πιο ασφαλείς, καθώς είναι λιγότερο ευάλωτες σε πλαστογράφηση.
Σε αυτό το άρθρο θα μάθεις τι ακριβώς είναι οι ηλεκτρονικές υπογραφές, ποιες προϋποθέσεις πρέπει να πληρούν για να είναι νομικά δεσμευτικές, πώς λειτουργούν οι ηλεκτρονικές υπογραφές του Mailsuite και σε ποιους τύπους εγγράφων μπορούν —ή δεν μπορούν— να χρησιμοποιηθούν.
Τι είναι οι ηλεκτρονικές υπογραφές;
Σύμφωνα με τον αμερικανικό νόμο Electronic Signatures in Global and National Commerce (ESIGN) Act και τον Uniform Electronic Transactions Act (UETA), οι ηλεκτρονικές υπογραφές ορίζονται ως «κάθε ηλεκτρονικός ήχος, σύμβολο ή διαδικασία που επισυνάπτεται ή συνδέεται λογικά με ένα αρχείο και εκτελείται ή υιοθετείται από ένα άτομο με πρόθεση να υπογράψει το αρχείο».
Με άλλα λόγια, οι ηλεκτρονικές υπογραφές έχουν πολλές διαφορετικές μορφές: από το να επιλέξεις το κουτάκι «Συμφωνώ» σε μια ιστοσελίδα ή να υπογράψεις με το δάχτυλό σου σε μια κινητή συσκευή, μέχρι να πληκτρολογήσεις έναν κωδικό PIN ή να χρησιμοποιήσεις μια πιο ολοκληρωμένη λύση ηλεκτρονικής υπογραφής όπως το Mailsuite.
Προϋποθέσεις για να είναι νομικά δεσμευτικές οι ηλεκτρονικές υπογραφές
Οι προϋποθέσεις για έγκυρες ηλεκτρονικές υπογραφές διαφέρουν ανάλογα με τη δικαιοδοσία και, μερικές φορές, τον κλάδο. Σε αυτό το άρθρο θα εστιάσουμε στις Ηνωμένες Πολιτείες, όπου υπάρχουν τέσσερις βασικές προϋποθέσεις που πρέπει να πληρούν οι ηλεκτρονικές υπογραφές για να αναγνωρίζονται ως έγκυρες:
- Αποδεικνύει την πρόθεση: Οι ηλεκτρονικές υπογραφές είναι έγκυρες μόνο αν κάθε πλευρά είχε πρόθεση να υπογράψει το σχετικό έγγραφο.
- Δείχνει συναίνεση για ηλεκτρονική διεξαγωγή συναλλαγών: Κάθε πλευρά πρέπει να συμφωνήσει να υπογράψει ηλεκτρονικά. Στις συναλλαγές μεταξύ επιχειρήσεων υπάρχουν πολλοί τρόποι για να λάβεις τη συναίνεση, αλλά η γραπτή μορφή είναι πάντα η πιο ασφαλής. Για τη λήψη συναίνεσης από μεμονωμένους καταναλωτές υπάρχουν αυστηρότερες προϋποθέσεις, οπότε φρόντισε να ελέγξεις την τοπική νομοθεσία για να το κάνεις σωστά.
- Συνδέει την υπογραφή με ένα έγγραφο: Το λογισμικό ή το εργαλείο που χρησιμοποιούν οι πλευρές για να υπογράψουν ηλεκτρονικά ένα έγγραφο πρέπει να δημιουργεί ένα αρχείο που δείχνει πώς δημιουργήθηκε η υπογραφή. Αυτό μπορεί να είναι ένα κείμενο ή μια εικόνα που προστίθεται στο έγγραφο και αποδεικνύει ότι υπογράφηκε ηλεκτρονικά.
- Επιτρέπει τη διατήρηση αρχείου: Όλες οι πλευρές πρέπει να μπορούν να διατηρήσουν και να αναπαράγουν με ακρίβεια ένα αντίγραφο του υπογεγραμμένου εγγράφου.
Η λειτουργία ηλεκτρονικής υπογραφής του Mailsuite πληροί όλες αυτές τις προϋποθέσεις, όπως θα δεις στην επόμενη ενότητα.
Πώς λειτουργούν οι ηλεκτρονικές υπογραφές του Mailsuite
Το Mailsuite κάνει την αποστολή εγγράφων για υπογραφή και την ίδια τη διαδικασία υπογραφής πολύ απλή. Με λίγα λόγια, ο αποστολέας επισυνάπτει ένα έγγραφο για υπογραφή στο email του μέσω του Mailsuite και στέλνει το email κανονικά. Ο παραλήπτης δίνει τη συναίνεσή του να υπογράψει ηλεκτρονικά κάνοντας κλικ σε ένα κουμπί μέσα στο email που λαμβάνει και ακολουθεί τα βήματα για να υπογράψει το έγγραφο.
Μόλις ο παραλήπτης επιβεβαιώσει την υπογραφή του, ένα αντίγραφο του υπογεγραμμένου εγγράφου αποστέλλεται μέσω email τόσο στον αποστολέα όσο και στον παραλήπτη, και είναι διαθέσιμο ένα πλήρες ιστορικό ελέγχου. Μπορείς να δεις όλη τη διαδικασία αποστολής εγγράφων για υπογραφή σε αυτόν τον οδηγό.
Μπορείς να χρησιμοποιήσεις τα δεδομένα του ιστορικού ελέγχου υπογραφών του Mailsuite για να επιβεβαιώσεις την υπογραφή στο έγγραφό σου. Το ιστορικό ελέγχου περιλαμβάνει:
- Τα ονόματα και τις διευθύνσεις email του αποστολέα και του παραλήπτη
- Ένα ιδιωτικό ID εγγράφου και έναν ασφαλή κωδικό επικύρωσης
- Την κατάσταση της υπογραφής (το όνομα του εγγράφου, ποιος το υπέγραψε και πότε)
- Ιστορικό αποδεικτικών στοιχείων (διευθύνσεις IP, ημερομηνία πρόσβασης, συσκευή που χρησιμοποιήθηκε και ενέργεια που έγινε)
Με το Mailsuite, η διαδικασία αποστολής ενός εγγράφου για υπογραφή και η υπογραφή του είναι απλή και διαρκεί μόνο λίγα δευτερόλεπτα. Επιπλέον, πληροί όλες τις προϋποθέσεις που αναφέρθηκαν στην προηγούμενη ενότητα.
Ποιοι τύποι εγγράφων μπορούν να υπογραφούν ηλεκτρονικά;
Οι ηλεκτρονικές υπογραφές μπορούν να χρησιμοποιηθούν νόμιμα σε πολλά επιχειρηματικά έγγραφα σε όλο τον κόσμο. Ωστόσο, είναι πάντα σημαντικό να βεβαιωθείς ότι οι ηλεκτρονικές υπογραφές είναι νόμιμες στη δική σου περίπτωση, ειδικά στη χώρα όπου δραστηριοποιείται η επιχείρησή σου και στον κλάδο σου. Δες μερικά παραδείγματα εγγράφων όπου οι ηλεκτρονικές υπογραφές είναι γενικά αποδεκτές:
- Εργασιακά θέματα: Επιστολές προσφοράς εργασίας, συμβάσεις εργασίας, ενημερώσεις πολιτικών προσωπικού
- Συμφωνίες εμπιστευτικότητας (NDA)
- B2B: Αιτήματα προσφορών ή προσφορών τιμών, συμβάσεις πωλήσεων, συμφωνίες πλαίσιο παροχής υπηρεσιών (MSA), δελτία παραγγελίας και περιγραφές έργου
- Ακίνητα και άλλη περιουσία: Μεταβιβάσεις ιδιοκτησίας ακινήτων, συμβάσεις μίσθωσης και έγγραφα στεγαστικών δανείων
- Τράπεζες και χρηματοοικονομικά: Έγγραφα τραπεζικών λογαριασμών, δανειακές συμβάσεις, αιτήσεις ασφαλιστηρίων συμβολαίων και ασφαλιστικές αποζημιώσεις
Ποιοι τύποι εγγράφων ΔΕΝ μπορούν να υπογραφούν ηλεκτρονικά;
Πολλά καθημερινά επιχειρηματικά έγγραφα μπορούν να χρησιμοποιήσουν ηλεκτρονική υπογραφή, αλλά πάντα υπάρχουν εξαιρέσεις. Και σε αυτή την περίπτωση, βεβαιώσου ποιοι τύποι εγγράφων μπορούν να υπογραφούν νόμιμα ηλεκτρονικά στη δική σου περίπτωση. Δες μερικά παραδείγματα εγγράφων που δεν μπορούν να υπογραφούν ηλεκτρονικά στις Ηνωμένες Πολιτείες:
- Δικαστικά έγγραφα: Νόμοι διαζυγίου και έγγραφα οικογενειακού δικαίου, διαθήκες και καταπιστεύματα, δικαστικές διατάξεις και άλλα επίσημα δικαστικά έγγραφα
- Ειδοποιήσεις ακύρωσης και αθέτησης: Ακύρωση παροχών κοινής ωφέλειας, ειδοποιήσεις αθέτησης, κατάσχεσης ή έξωσης από την κύρια κατοικία, λήξη ασφαλιστηρίων συμβολαίων υγείας ή ζωής
- Υγεία και ασφάλεια: Ειδοποιήσεις ανάκλησης προϊόντων, άδειες και άλλα έγγραφα που απαιτούνται για τη μεταφορά επικίνδυνων υλικών
Μάθε περισσότερα για το tracking και την υπογραφή εγγράφων με το Mailsuite:
- Πώς να υπογράψεις ένα έγγραφο που στάλθηκε με το Mailsuite
- Το ιστορικό ελέγχου ηλεκτρονικής υπογραφής του Mailsuite
- Στατιστικά εγγράφων στο Mailsuite
- Οι λειτουργίες ασφαλούς κοινοποίησης PDF του Mailsuite
ΑΠΟΠΟΙΗΣΗ ΕΥΘΥΝΗΣ: Το περιεχόμενο αυτής της σελίδας παρέχεται μόνο για γενική ενημέρωση. Δεν αποτελεί νομική συμβουλή και δεν πρέπει να θεωρείται ως τέτοια. Οι νόμοι που σχετίζονται με τα θέματα που συζητούνται μπορεί να αλλάζουν συχνά και το Mailsuite δεν μπορεί να εγγυηθεί ότι οι πληροφορίες που παρουσιάζονται είναι ακριβείς ή επικαιροποιημένες. Αν έχεις συγκεκριμένες νομικές ερωτήσεις σχετικά με οποιαδήποτε από τις πληροφορίες που βρίσκονται εδώ, συνιστάται να ζητήσεις τη συμβουλή δικηγόρου με άδεια άσκησης επαγγέλματος στη δικαιοδοσία σου.
Τελευταία ενημέρωση: 14 Ιανουαρίου 2025