Con Fill & Sign de Mailsuite puedes enviar cualquier PDF para que lo firmen directamente desde Gmail. Contratos, formularios, presupuestos: sube el PDF, añade a los firmantes y Mailsuite les envía por email un enlace para revisarlo y firmarlo. Cuando todos hayan firmado, recibirás el PDF firmado en tu bandeja de entrada.
Cómo enviar un PDF para que lo firmen
- En Gmail, haz clic en la flecha junto al botón Redactar y elige Fill & Sign Request.
- Elige quién firmará el PDF y haz clic en Next:
- One single person: un solo firmante.
- Multiple people: dos o más firmantes.
- Only me signing: firmas tú mismo el PDF y lo descargas. No se envía nada a nadie.
- Si elegiste la opción Multiple people, elige cómo quieres recibir el documento firmado y haz clic en Next:
- Single Document with All Signatures: todos firman el mismo PDF. Recibes un único documento cuando todos los firmantes hayan firmado.
- Separate Copies Individually Signed: cada firmante recibe su propia copia, y tú recibes un documento firmado por separado de cada uno.
- En PDF to sign, haz clic en Browse y selecciona tu PDF.
- En Add signers (Emails), escribe la dirección de email de cada firmante. Separa las direcciones con comas.
- Si quieres, añade un Custom message. Aparecerá en el email que reciben los firmantes.
- Haz clic en Send Signature Request.
Mailsuite envía la solicitud por ti, así que no tienes que escribir ningún email. Verás una confirmación con un enlace a todas tus solicitudes de firma.
Consejo: También puedes iniciar una solicitud desde la página Fill & sign request de tu panel de Mailsuite haciendo clic en PDF Signature Request. Y si recibes un PDF adjunto en Gmail, haz clic en Fill & Sign debajo de él para firmarlo tú mismo.
Cómo firma el PDF el destinatario
Cada firmante recibe un email de Mailsuite con tu mensaje y un botón Review and Sign.
Al hacer clic, el PDF se abre en el navegador. Desde el panel de la derecha pueden:
- Add signature: dibujar la firma, escribirla o subir una imagen de ella. Una vez colocada, la firma se puede mover y cambiar de tamaño en cualquier parte del documento.
- Add text: por ejemplo, su nombre o la fecha.
- Add check: para marcar casillas del documento.
Cuando terminan, hacen clic en Finish and Submit y luego en Yes, Send. También recibirán una copia del documento firmado por email.
Qué pasa cuando el PDF está firmado
Cuando todos hayan firmado, recibirás un email: Document signed: [nombre del archivo]. Haz clic en View Signed Document Details para abrir la solicitud en tu panel.
El email incluye dos PDF: el documento firmado y el registro de auditoría de la firma.
Haz seguimiento de tus solicitudes de firma
Todas tus solicitudes están en la página Fill & sign request de tu panel de Mailsuite. La columna Status muestra cuántos firmantes han firmado (por ejemplo, 0 of 1 signed) o Completed.
Haz clic en una solicitud para ver los detalles: cuándo se envió, el estado de cada destinatario, cuántas veces vio el PDF y durante cuánto tiempo. Cuando esté completada, podrás usar Download signed document y Download audit trail.
Preguntas frecuentes
¿Se puede añadir más de una firma al PDF?
Sí. Los firmantes pueden añadir su firma en tantos lugares como necesiten. Solo tienen que hacer clic de nuevo en Add signature y colocarla donde quieran.
¿Se puede cambiar la firma?
Sí, el firmante puede editar su firma o añadir una nueva antes de hacer clic en Finish and Submit. Después, la firma ya no se puede cambiar.
¿Se puede firmar un PDF desde un dispositivo móvil?
Sí. Los firmantes pueden abrir el enlace en su móvil y dibujar la firma con el dedo. En un ordenador, también pueden hacer clic en Draw from mobile para dibujarla en el móvil.
¿Cuál es el tamaño máximo de un PDF que se puede firmar?
Los PDF pueden ocupar hasta 10 MB.
¿Los documentos firmados con Mailsuite son legalmente vinculantes?
Sí. Los documentos firmados con Mailsuite son legalmente vinculantes y cumplen con los principales marcos legales, como la ESIGN Act en EE. UU. y el Reglamento eIDAS en la UE, por lo que son válidos para uso profesional y legal. Mailsuite usa un flujo de firma avanzada que combina una firma visual (la que se dibuja en el PDF) con una firma digital emitida por Mailsuite, que añade validación y autenticidad.
La firma digital garantiza la integridad del documento y demuestra que no se ha modificado después de firmarlo. Puedes ver la firma y sus detalles con herramientas como Adobe Acrobat Reader.
En el panel de firmas de Acrobat Reader, el campo llamado Field coincide con el Private Document ID del registro de auditoría generado por Mailsuite. Este ID te permite comprobar que el documento firmado es auténtico comparándolo con el registro de auditoría.
Para más información, consulta ¿Son legalmente vinculantes las firmas electrónicas de Mailsuite? o contacta con nuestro equipo de soporte.