Las firmas electrónicas son cada vez más habituales: se consiguen más rápido que las firmas manuscritas, cuestan menos porque requieren menos recursos y tiempo, y pueden tener validez legal, igual que las firmas manuscritas. De hecho, en algunos casos pueden ser más seguras, porque son menos susceptibles de falsificación.
En este artículo te explicamos qué son exactamente las firmas electrónicas, qué requisitos deben cumplir para tener validez legal, cómo funcionan las firmas electrónicas de Mailsuite y qué tipos de documentos se pueden (y cuáles no) firmar electrónicamente.
¿Qué son las firmas electrónicas?
Según la ley estadounidense Electronic Signatures in Global and National Commerce (ESIGN) Act y la Uniform Electronic Transactions Act (UETA), una firma electrónica es “cualquier sonido, símbolo o proceso electrónico adjunto o asociado lógicamente a un registro, y ejecutado o adoptado por una persona con la intención de firmar dicho registro”.
Dicho de otro modo, las firmas electrónicas existen en muchas formas: desde marcar la casilla “Acepto” en una página web o firmar con el dedo en un dispositivo móvil, hasta introducir un PIN o usar una solución de firma electrónica más completa como Mailsuite.
Requisitos para que una firma electrónica tenga validez legal
Los requisitos para que una firma electrónica sea legal varían según la jurisdicción y, a veces, según el sector. En este artículo nos centramos en Estados Unidos, donde una firma electrónica debe cumplir cuatro requisitos principales para ser reconocida como válida:
- Demuestra intención: las firmas electrónicas solo son válidas si cada parte tenía la intención de firmar el documento en cuestión.
- Muestra el consentimiento para hacer negocios de forma electrónica: cada parte debe aceptar firmar electrónicamente. En las relaciones entre empresas hay varias formas de obtener el consentimiento, pero por escrito es siempre la más segura. Para obtener el consentimiento de consumidores particulares los requisitos son más estrictos, así que consulta la normativa local para hacerlo correctamente.
- Asocia la firma con un documento: el software o la herramienta que las partes usan para firmar un documento electrónicamente debe crear un registro que muestre cómo se creó la firma. Puede ser un texto o una imagen que se añade al documento y que demuestra que se firmó electrónicamente.
- Permite conservar el registro: todas las partes deben poder conservar y reproducir con exactitud una copia del registro firmado.
La función de firma electrónica de Mailsuite cumple estos requisitos, como verás en la siguiente sección.
Cómo funcionan las firmas electrónicas de Mailsuite
Con Mailsuite, enviar documentos para firmar y firmarlos es muy sencillo. En pocas palabras: quien envía adjunta a su email un documento para firmar a través de Mailsuite y lo envía como lo haría normalmente. Después, el destinatario da su consentimiento para firmar electrónicamente haciendo clic en un botón del email que recibe y sigue los pasos para firmar el documento.
Cuando el destinatario confirma su firma, se envía por email una copia del documento firmado tanto a quien lo envió como a quien lo firmó, y tienes disponible un registro de auditoría completo. Puedes ver el proceso completo para enviar documentos para firmar en esta guía paso a paso.
Puedes usar los datos del registro de auditoría de firmas de Mailsuite para verificar la firma de tu documento. El registro de auditoría incluye:
- Los nombres y las direcciones de email de quien envía y del destinatario
- Un ID de documento privado y un código de validación seguro
- El estado de la firma (el nombre del documento, quién lo firmó y cuándo)
- El historial de evidencias (direcciones IP, fecha de acceso, dispositivo utilizado y acción realizada)
Con Mailsuite, enviar un documento para firmar y firmarlo es fácil y lleva solo unos segundos. Además, cumple todos los requisitos de la sección anterior.
¿Qué tipos de documentos se pueden firmar electrónicamente?
Las firmas electrónicas se pueden usar legalmente en una gran variedad de documentos empresariales en todo el mundo. Aun así, es importante que compruebes que son legales en tu caso concreto, sobre todo en tu país y en tu sector. Estos son algunos ejemplos de documentos en los que las firmas electrónicas suelen ser aceptables:
- Empleo: cartas de oferta de trabajo, contratos laborales, actualizaciones de las políticas para empleados
- Acuerdos de confidencialidad (NDA)
- B2B: solicitudes de propuestas o presupuestos, contratos de venta, acuerdos marco de servicios (MSA), pedidos de compra y descripciones de trabajo
- Inmuebles y otras propiedades: transmisiones de propiedad, contratos de alquiler y documentos de hipoteca
- Banca y finanzas: documentos de cuentas bancarias, contratos de préstamo, solicitudes de pólizas de seguro y reclamaciones de seguros
¿Qué tipos de documentos NO se pueden firmar electrónicamente?
Aunque muchos documentos empresariales del día a día admiten la firma electrónica, siempre hay excepciones. De nuevo, asegúrate de comprobar qué tipos de documentos se pueden firmar electrónicamente de forma legal en tu caso concreto. Estos son algunos ejemplos de documentos que no se pueden firmar electrónicamente en Estados Unidos:
- Documentos judiciales: normativa de divorcio y documentos de derecho de familia, testamentos y fideicomisos, órdenes judiciales y otros documentos judiciales oficiales
- Avisos de cancelación e impago: cancelación de servicios básicos (luz, agua, gas), avisos de impago, ejecución hipotecaria o desahucio de una vivienda habitual, rescisión de pólizas de seguro médico o de vida
- Salud y seguridad: avisos de retirada de productos, licencias y otros documentos necesarios para transportar materiales peligrosos
Descubre más sobre el tracking y la firma de documentos con Mailsuite:
- Cómo firmar un documento enviado con Mailsuite
- El registro de auditoría de firma electrónica de Mailsuite
- Analíticas de documentos en Mailsuite
- Las funciones de uso compartido seguro de PDF de Mailsuite
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Última actualización: 14 de enero de 2025