Les signatures électroniques sont de plus en plus courantes car elles sont plus rapides à obtenir que les signatures manuscrites, moins coûteuses car elles nécessitent moins de ressources et de temps, et elles peuvent avoir une valeur juridique, tout comme les signatures manuscrites. En réalité, elles peuvent même être plus sûres dans certains cas, car elles sont moins susceptibles d'être falsifiées.
Dans cet article, tu vas découvrir ce que sont exactement les signatures électroniques, quelles exigences elles doivent respecter pour avoir une valeur juridique, comment fonctionnent les signatures électroniques de Mailsuite, et quels types de documents peuvent ou non utiliser des signatures électroniques.
Que sont les signatures électroniques ?
Selon la loi américaine Electronic Signatures in Global and National Commerce (ESIGN) Act et la Uniform Electronic Transactions Act (UETA), une signature électronique est "tout son, symbole ou processus électronique attaché ou logiquement associé à un enregistrement et exécuté ou adopté par une personne avec l'intention de signer cet enregistrement".
Autrement dit, les signatures électroniques existent sous de nombreuses formes différentes, que ce soit cocher une case "J'accepte" sur un site web, signer avec ton doigt sur un appareil mobile, saisir un code PIN, ou utiliser une solution de signature électronique plus complète comme Mailsuite.
Exigences pour qu'une signature électronique ait une valeur juridique
Les exigences pour qu'une signature électronique soit légale varient selon la juridiction et parfois selon le secteur d'activité. Dans cet article, nous nous concentrons sur les États-Unis, où il existe quatre exigences majeures qu'une signature électronique doit respecter pour être reconnue comme valide :
- Démontre l'intention : Une signature électronique n'est valide que si chaque partie avait l'intention de signer le document concerné.
- Montre le consentement à mener des affaires par voie électronique : Chaque partie doit accepter de signer électroniquement. Pour les échanges entre entreprises, il existe plusieurs façons d'obtenir ce consentement, mais le faire par écrit reste toujours la méthode la plus sûre. Les exigences sont plus strictes pour obtenir le consentement de consommateurs individuels, alors assure-toi de vérifier la réglementation locale pour le faire correctement.
- Associe la signature à un document : Le logiciel ou l'outil utilisé par les parties pour signer un document électroniquement doit créer un enregistrement montrant comment la signature a été créée. Il peut s'agir d'un texte ou d'une image ajoutée au document prouvant qu'il a été signé électroniquement.
- Permet la conservation des enregistrements : Toutes les parties doivent pouvoir conserver et reproduire fidèlement une copie du document signé.
La fonctionnalité de signature électronique de Mailsuite répond à ces exigences, comme tu le verras dans la section suivante.
Comment fonctionnent les signatures électroniques de Mailsuite
Mailsuite simplifie l'envoi de documents pour signature ainsi que la signature elle-même. En résumé, l'expéditeur joint un document à signer à son email via Mailsuite, puis envoie l'email normalement. Le destinataire accepte ensuite de signer électroniquement en cliquant sur un bouton dans l'email qu'il reçoit, puis suit les instructions pour signer le document.
Une fois que le destinataire confirme sa signature, une copie du document signé est envoyée par email à l'expéditeur et au destinataire, et un registre d'audit complet est disponible. Tu peux voir le processus complet d'envoi de documents pour signature dans ce tutoriel.
Tu peux utiliser les données du registre d'audit de signature de Mailsuite pour vérifier la signature sur ton document. Le registre d'audit comprend :
- Les noms et adresses email de l'expéditeur et du destinataire
- Un identifiant de document privé et un code de validation sécurisé
- Le statut de la signature (nom du document, qui l'a signé, et quand)
- L'historique des preuves (adresses IP, date d'accès, appareil utilisé, et action effectuée)
Avec Mailsuite, le processus d'envoi d'un document pour signature et de signature d'un document est simple et ne prend que quelques secondes. Il répond également à toutes les exigences mentionnées dans la section précédente.
Quels types de documents peuvent être signés électroniquement ?
Les signatures électroniques peuvent être utilisées légalement sur une grande variété de documents professionnels dans le monde entier. Cependant, il est toujours important de vérifier que les signatures électroniques sont légales dans ta situation spécifique, notamment dans ton pays d'activité et dans ton secteur. Voici quelques exemples de documents pour lesquels les signatures électroniques sont généralement acceptées :
- Emploi : Lettres d'offre d'emploi, contrats de travail, mises à jour de politiques internes
- Accords de confidentialité (NDA)
- B2B : Demandes de propositions ou de devis, contrats de vente, contrats-cadres de services (MSA), bons de commande et cahiers des charges
- Immobilier et autres biens : Transferts de propriété, baux et documents hypothécaires
- Banque et finance : Documents de compte bancaire, contrats de prêt, demandes de polices d'assurance et déclarations de sinistre
Quels types de documents NE peuvent PAS être signés électroniquement ?
Bien que de nombreux documents professionnels courants soient éligibles à la signature électronique, il existe toujours des exceptions. Encore une fois, assure-toi de vérifier quels types de documents peuvent être signés électroniquement de manière légale dans ta situation spécifique. Voici quelques exemples de documents qui ne peuvent pas être signés électroniquement aux États-Unis :
- Documents judiciaires : Actes de divorce et documents de droit de la famille, testaments et fiducies, ordonnances judiciaires et autres documents officiels des tribunaux
- Avis de résiliation et de défaut : Résiliation de services publics, avis de défaut, saisie immobilière ou expulsion d'une résidence principale, résiliation de polices d'assurance santé ou vie
- Santé et sécurité : Avis de rappel de produits, licences et autres documents requis pour le transport de matières dangereuses
En savoir plus sur le tracking et la signature de documents avec Mailsuite :
- Comment signer un document envoyé avec Mailsuite
- Le registre d'audit de signature électronique de Mailsuite
- Les statistiques de documents dans Mailsuite
- Les fonctionnalités de partage sécurisé de PDF de Mailsuite
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Dernière mise à jour : 14 janvier 2025