En plus d'envoyer des emails avec tracking grâce à Mailsuite, tu peux aussi envoyer des documents à signer. Formulaire, contrat ou autre type de document : tu peux convertir n'importe quel PDF en document signable directement depuis ta boîte de réception Gmail. C'est simple et rapide, pour toi comme pour le destinataire.
Comment insérer un PDF avec tracking à faire signer
Il y a deux façons d'envoyer un document à signer, et tu peux les utiliser toutes les deux depuis ta boîte de réception.
Avec le bouton Écrire
1. Dans ta boîte de réception Gmail, clique sur la flèche à côté du bouton Écrire.
2. Clique ensuite sur Document PDF à signer
3. Dans la fenêtre qui s'affiche, clique sur Importer un PDF à signer
4. Choisis ton document et clique sur Ouvrir
5. Une fenêtre de rédaction d'email s'ouvre, avec le lien de signature du document déjà inséré. Écris ton email comme d'habitude et, quand tu as terminé, clique sur Envoyer.
Dans la fenêtre de rédaction
1. Dans Gmail, clique sur Écrire pour créer un nouvel email.
2. Clique sur l'icône Paramètres de Mailsuite puis sur Document à signer.
3. Clique sur Importer un PDF à signer et cherche le PDF que tu veux faire signer dans la fenêtre qui s'affiche. Une fois que tu l'as sélectionné, clique sur Ouvrir.
4. Un bouton Cliquer ici pour signer le document est alors ajouté au brouillon de ton email. Il permet au destinataire d'accéder au document et de le signer.
Comment signer le PDF ?
Quand le destinataire ouvre le PDF avec tracking, il voit en bas de l'écran une option pour signer le document.
S'il clique sur Ajouter une signature, une fenêtre s'ouvre et il peut dessiner sa signature, puis l'ajouter au document.
Une fois le document PDF signé, le destinataire peut te le renvoyer automatiquement en cliquant sur Oui, envoyer.
Le destinataire reçoit aussi une copie du document PDF signé.
Que se passe-t-il quand le PDF signable avec tracking est renvoyé ?
Quand quelqu'un te renvoie un PDF signé, tu reçois une alerte par email avec un lien vers le PDF signé. Tu peux cliquer sur Voir le PDF signé pour consulter le document signé, ou sur Voir l'historique de tracking complet de l'email pour voir les données de tracking associées à cet email, y compris le moment où le PDF a été signé.
Dans ton tableau de bord Mailsuite, la signature est aussi enregistrée dans l'activité de tracking de l'email envoyé avec le PDF signable avec tracking.
Tu peux consulter le statut de tous les documents que tu as envoyés à signer sur la page Documents de ton tableau de bord Mailsuite.
Choisir entre la réception d'un document par signataire ou d'un document unique pour plusieurs signataires
Quand tu ajoutes un document à signer, tu peux désormais choisir comment recevoir les documents signés : soit individuellement, à mesure que chaque signataire termine sa partie, soit sous la forme d'un seul document une fois que tout le monde a signé.
Deux options de réception :
1. Un seul document avec toutes les signatures (mode signatures multiples – réglage par défaut)
-
- Tu reçois un seul document qui regroupe les signatures de tous les destinataires.
- Ce document n'est envoyé qu'une fois que tout le monde a signé.
2. Un document par signataire (mode signature individuelle)
- Tu reçois un document distinct pour chaque destinataire, avec uniquement sa propre signature.
- Dès que quelqu'un signe, tu reçois immédiatement son document signé.
Par défaut, tous les destinataires doivent signer pour que le document soit considéré comme entièrement signé, et la personne qui a fait la demande reçoit une version finale unique avec toutes les signatures.
Si tu préfères recevoir les documents signés individuellement à mesure que chaque personne signe, il te suffit de cocher la case au moment d'importer le document à signer.
Questions fréquentes
Peut-on ajouter plusieurs signatures au document PDF ?
Oui, tu peux ajouter plusieurs signatures au document PDF, à plusieurs endroits.
Peut-on modifier la signature ?
Oui, le destinataire peut modifier la signature et/ou en ajouter une nouvelle avant de renvoyer le document signé à l'expéditeur. En revanche, la signature ne peut plus être modifiée une fois que le signataire a terminé le processus de signature.
Peut-on signer un PDF avec tracking sur un appareil mobile ?
Oui, tu peux signer les PDF avec tracking sur un appareil mobile. Il suffit de dessiner la signature avec ton doigt.
Comment ajouter d'autres signatures au PDF après la première ?
Clique sur la signature dans le coin inférieur gauche de l'écran et fais-la glisser jusqu'à l'endroit où tu veux la placer dans le document PDF.
Quelle est la taille maximale d'un PDF à signer ?
Les PDF peuvent peser 10 Mo au maximum.
Les documents signés avec Mailsuite ont-ils une valeur juridique et sont-ils valables pour un usage professionnel ou légal ?
Oui, les documents signés avec Mailsuite ont une valeur juridique et respectent les principaux cadres légaux, comme l'ESIGN Act aux États-Unis et le règlement eIDAS dans l'UE. Ils sont donc valables pour un usage professionnel comme légal. Mailsuite utilise un processus de signature avancé qui combine une signature visuelle (une signature dessinée à la main sur le PDF) et une signature numérique émise par Mailsuite, qui apporte une validation et une authenticité supplémentaires.
La signature numérique garantit l'intégrité du document et permet de vérifier qu'il n'a pas été modifié après la signature. Pour consulter cette signature numérique et ses détails, tu peux utiliser des outils comme Adobe Acrobat Reader.
Quand tu consultes les détails de la signature dans Acrobat Reader, le champ « Field » du panneau Signature correspond au code affiché dans le champ « Private Document ID » de la piste d'audit générée par Mailsuite. Cet ID permet de vérifier l'authenticité du document signé en le comparant à l'identifiant unique du journal d'audit.
Pour en savoir plus, consulte notre guide juridique de la signature électronique ou contacte notre équipe de support.