Avec Fill & Sign de Mailsuite, tu peux envoyer n'importe quel PDF pour signature directement depuis Gmail. Contrats, formulaires, devis : importe le PDF, ajoute les signataires et Mailsuite leur envoie par e-mail un lien pour le consulter et le signer. Une fois que tout le monde a signé, tu reçois le PDF signé dans ta boîte de réception.
Comment envoyer un PDF pour signature
- Dans Gmail, clique sur la flèche à côté du bouton Nouveau message et choisis Fill & Sign Request.
- Choisis qui va signer le PDF et clique sur Next :
- One single person : un seul signataire.
- Multiple people : deux signataires ou plus.
- Only me signing : tu signes toi-même le PDF et tu le télécharges. Rien n'est envoyé à personne.
- Si tu as choisi l'option Multiple people, choisis comment tu veux recevoir le document signé et clique sur Next :
- Single Document with All Signatures : tout le monde signe le même PDF. Tu reçois un seul document une fois que tous les signataires ont signé.
- Separate Copies Individually Signed : chaque signataire reçoit sa propre copie, et tu reçois un document signé séparément par chacun.
- Sous PDF to sign, clique sur Browse et sélectionne ton PDF.
- Dans Add signers (Emails), saisis l'adresse e-mail de chaque signataire. Sépare les adresses par des virgules.
- Si tu veux, ajoute un Custom message. Il apparaîtra dans l'e-mail que reçoivent les signataires.
- Clique sur Send Signature Request.
Mailsuite envoie la demande pour toi, tu n'as donc aucun e-mail à écrire. Tu verras une confirmation avec un lien vers toutes tes demandes de signature.
Astuce : Tu peux aussi lancer une demande depuis la page Fill & sign request de ton tableau de bord Mailsuite en cliquant sur PDF Signature Request. Et si tu reçois un PDF en pièce jointe dans Gmail, clique sur Fill & Sign sous la pièce jointe pour le signer toi-même.
Comment le destinataire signe le PDF
Chaque signataire reçoit un e-mail de Mailsuite avec ton message et un bouton Review and Sign.
Quand il clique dessus, le PDF s'ouvre dans le navigateur. Depuis le panneau de droite, il peut :
- Add signature : dessiner sa signature, la taper ou en importer une image. Une fois placée, la signature peut être déplacée et redimensionnée n'importe où sur le document.
- Add text : par exemple, son nom ou la date.
- Add check : pour cocher des cases dans le document.
Quand il a terminé, il clique sur Finish and Submit, puis sur Yes, Send. Il recevra aussi une copie du document signé par e-mail.
Que se passe-t-il quand le PDF est signé
Une fois que tout le monde a signé, tu reçois un e-mail : Document signed: [nom du fichier]. Clique sur View Signed Document Details pour ouvrir la demande dans ton tableau de bord.
L'e-mail contient deux PDF : le document signé et la piste d'audit de la signature.
Suivre tes demandes de signature
Toutes tes demandes se trouvent sur la page Fill & sign request de ton tableau de bord Mailsuite. La colonne Status indique combien de signataires ont signé (par exemple, 0 of 1 signed) ou Completed.
Clique sur une demande pour voir les détails : quand elle a été envoyée, le statut de chaque destinataire, combien de fois il a consulté le PDF et pendant combien de temps. Une fois la demande terminée, tu peux utiliser Download signed document et Download audit trail.
Questions fréquentes
Peut-on ajouter plusieurs signatures au PDF ?
Oui. Les signataires peuvent ajouter leur signature à autant d'endroits que nécessaire. Il leur suffit de cliquer à nouveau sur Add signature et de la placer où ils veulent.
Peut-on modifier la signature ?
Oui, le signataire peut modifier sa signature ou en ajouter une nouvelle avant de cliquer sur Finish and Submit. Ensuite, la signature ne peut plus être modifiée.
Peut-on signer un PDF sur un appareil mobile ?
Oui. Les signataires peuvent ouvrir le lien sur leur téléphone et dessiner leur signature avec le doigt. Sur un ordinateur, ils peuvent aussi cliquer sur Draw from mobile pour la dessiner plutôt sur leur téléphone.
Quelle est la taille maximale d'un PDF à signer ?
Les PDF peuvent faire jusqu'à 10 Mo.
Les documents signés avec Mailsuite ont-ils une valeur juridique ?
Oui. Les documents signés avec Mailsuite ont une valeur juridique et sont conformes aux principaux cadres juridiques, comme l'ESIGN Act aux États-Unis et le règlement eIDAS dans l'UE. Ils sont donc valables pour un usage professionnel et juridique. Mailsuite utilise un processus de signature avancée qui combine une signature visuelle (celle dessinée sur le PDF) et une signature numérique émise par Mailsuite, qui ajoute validation et authenticité.
La signature numérique garantit l'intégrité du document et montre qu'il n'a pas été modifié après la signature. Tu peux la consulter, ainsi que ses détails, avec des outils comme Adobe Acrobat Reader.
Dans le panneau Signatures d'Acrobat Reader, le champ intitulé Field correspond au Private Document ID de la piste d'audit générée par Mailsuite. Cet identifiant te permet de vérifier que le document signé est authentique en le comparant avec la piste d'audit.
Pour en savoir plus, consulte Les signatures électroniques de Mailsuite ont-elles une valeur juridique ? ou contacte notre équipe d'assistance.