Le firme elettroniche di Mailsuite hanno valore legale? – Supporto e centro assistenza Mailsuite

Le firme elettroniche stanno diventando sempre più comuni perché sono più veloci da ottenere rispetto alle firme autografe, più economiche perché richiedono meno risorse e tempo, e possono avere valore legale, proprio come le firme autografe. Anzi, in alcuni casi possono essere più sicure perché meno soggette a falsificazione.

In questo articolo scoprirai cosa sono esattamente le firme elettroniche, quali requisiti devono soddisfare per avere valore legale, come funzionano le firme elettroniche di Mailsuite e quali tipi di documenti possono e non possono usare le firme elettroniche.

Cosa sono le firme elettroniche?

Secondo l'Electronic Signatures in Global and National Commerce (ESIGN) Act e l'Uniform Electronic Transactions Act (UETA) degli Stati Uniti, le firme elettroniche sono "qualsiasi suono, simbolo o processo elettronico allegato o logicamente associato a un documento ed eseguito o adottato da una persona con l'intento di firmare il documento".

In altre parole, le firme elettroniche esistono in molte forme diverse: dal selezionare una casella "Accetto" su un sito web al firmare con il dito su un dispositivo mobile, fino a digitare un codice PIN o usare una soluzione di firma elettronica più completa come Mailsuite.

Requisiti perché le firme elettroniche abbiano valore legale

I requisiti per le firme elettroniche legali variano in base alla giurisdizione e talvolta al settore. In questo articolo ci concentreremo sugli Stati Uniti, dove le firme elettroniche devono soddisfare quattro requisiti principali per essere riconosciute come valide:

Dimostra l'intento: le firme elettroniche sono valide solo se ciascuna parte intendeva firmare il documento in questione.
Mostra il consenso a condurre affari elettronicamente: ciascuna parte deve accettare di firmare elettronicamente. Per le interazioni business to business, esistono vari modi per ottenere il consenso, ma per iscritto è sempre il metodo più sicuro. Ci sono requisiti più rigidi per ottenere il consenso dai singoli consumatori, quindi assicurati di verificare le normative locali per farlo correttamente.
Associa la firma a un documento: il software o lo strumento utilizzato dalle parti per firmare elettronicamente un documento deve creare un registro che mostri come è stata creata la firma. Può trattarsi di un testo o un'immagine aggiunti al documento che dimostrano che è stato firmato elettronicamente.
Consente la conservazione dei documenti: tutte le parti devono poter conservare e riprodurre accuratamente una copia del documento firmato.

La funzione di firma elettronica di Mailsuite soddisfa questi requisiti, come vedrai nella prossima sezione.

Come funzionano le firme elettroniche di Mailsuite

Mailsuite semplifica l'invio di documenti per la firma e la firma dei documenti stessi. In breve, il mittente allega un documento da firmare alla propria email tramite Mailsuite, poi invia l'email normalmente. Il destinatario acconsente a firmare elettronicamente cliccando su un pulsante nell'email ricevuta e seguendo le istruzioni per firmare il documento.

Una volta che il destinatario conferma la firma, una copia del documento firmato viene inviata via email sia al mittente che al destinatario, ed è disponibile un registro di controllo completo. Puoi vedere l'intero processo di invio di documenti per la firma in questa guida passo passo.

Puoi usare i dati del registro di controllo della firma di Mailsuite per verificare la firma sul tuo documento. Il registro di controllo include:

I nomi e gli indirizzi email del mittente e del destinatario
Un ID documento privato e un codice di convalida sicuro
Lo stato della firma (nome del documento, chi l'ha firmato e quando)
Cronologia delle prove (indirizzi IP, data di accesso, dispositivo utilizzato e azione intrapresa)

Con Mailsuite, il processo di invio di un documento per la firma e di firma di un documento è semplice e richiede pochi secondi. Soddisfa inoltre tutti i requisiti elencati nella sezione precedente.

Quali tipi di documenti possono essere firmati elettronicamente?

Le firme elettroniche possono essere utilizzate legalmente su un'ampia varietà di documenti aziendali in tutto il mondo. Tuttavia, è sempre importante assicurarsi che le firme elettroniche siano legali nel proprio caso specifico, soprattutto nel paese in cui si opera e nel proprio settore. Ecco alcuni esempi di documenti per i quali le firme elettroniche sono generalmente accettabili:

Lavoro: lettere di offerta di lavoro, contratti di lavoro, aggiornamenti delle policy aziendali
Accordi di non divulgazione (NDA)
B2B: richieste di proposta o preventivo, contratti di vendita, accordi quadro di servizio (MSA), ordini di acquisto e capitolati d'opera
Immobili e altre proprietà: trasferimenti di proprietà immobiliari, contratti di locazione e documenti ipotecari
Banche e finanza: documenti relativi a conti bancari, contratti di prestito, richieste di polizze assicurative e denunce di sinistro

Quali tipi di documenti NON possono essere firmati elettronicamente?

Sebbene molti documenti aziendali quotidiani siano idonei alla firma elettronica, esistono sempre delle eccezioni. Anche in questo caso, assicurati di verificare quali tipi di documenti possono essere firmati legalmente in via elettronica nel tuo caso specifico. Ecco alcuni esempi di documenti che non possono essere firmati elettronicamente negli Stati Uniti:

Documenti giudiziari: leggi sul divorzio e documenti di diritto di famiglia, testamenti e trust, ordinanze del tribunale e altri documenti giudiziari ufficiali
Avvisi di cancellazione e di inadempienza: cancellazione di servizi pubblici, avvisi di inadempienza, pignoramento o sfratto dall'abitazione principale, cessazione di polizze assicurative sanitarie o vita
Salute e sicurezza: avvisi di richiamo di prodotti, licenze e altri documenti necessari per il trasporto di materiali pericolosi

Scopri di più sul tracking e la firma dei documenti con Mailsuite:

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Ultimo aggiornamento: 14 gennaio 2025