Oltre a inviare email con tracking con Mailsuite, puoi anche inviare documenti da firmare. Che si tratti di un modulo, di un contratto o di un altro tipo di documento, puoi trasformare facilmente qualsiasi PDF in un documento firmabile direttamente nella tua casella di posta Gmail. Il procedimento è semplice e veloce, sia per te che per il destinatario.
Come inserire un PDF con tracking da firmare
Ci sono due modi per inviare un documento da firmare e puoi usarli entrambi direttamente dalla tua casella di posta.
Con il pulsante Scrivi
1. Nella tua casella di posta Gmail, clicca sulla freccia accanto al pulsante Scrivi.
2. Poi clicca su Documento PDF da firmare
3. Nella finestra che si apre, clicca su Carica PDF da firmare
4. Scegli il tuo documento e clicca su Apri
5. Si aprirà una finestra per scrivere un'email con già inserito il link per firmare il documento. Scrivi la tua email come al solito e, quando hai finito, clicca su Invia.
Nella finestra di composizione
1. In Gmail, clicca su Scrivi per creare una nuova email.
2. Clicca sull'icona Impostazioni di Mailsuite e poi su Documento da firmare.
3. Clicca su Carica PDF da firmare e cerca nella finestra il PDF che vuoi far firmare. Quando l'hai selezionato, clicca su Apri.
4. A questo punto, nella bozza dell'email verrà aggiunto un pulsante con la scritta Clicca qui per firmare il documento. Con questo pulsante il destinatario potrà accedere al documento e firmarlo.
Come si firma il PDF?
Quando il destinatario apre il PDF con tracking, vedrà in basso nella schermata un'opzione per firmare il documento.
Se clicca su Aggiungi firma, si aprirà una finestra in cui potrà disegnare la sua firma e aggiungerla al documento.
Dopo aver firmato il documento PDF, il destinatario può rimandartelo automaticamente cliccando su Sì, invia.
Il destinatario riceverà anche una copia del documento PDF firmato.
Cosa succede quando il PDF firmabile con tracking viene rimandato indietro?
Quando qualcuno ti invia un PDF firmato, riceverai un avviso via email con un link al PDF firmato. Puoi cliccare su Visualizza PDF firmato per vedere il documento firmato oppure su Vedi la cronologia completa del tracking dell'email per consultare i dati di tracking di quell'email, compreso il momento in cui il PDF è stato firmato.
Nella dashboard di Mailsuite, la firma verrà registrata anche nell'attività di tracking dell'email inviata con il PDF firmabile con tracking.
Puoi vedere lo stato di tutti i documenti che hai inviato da firmare nella pagina Documenti della tua dashboard di Mailsuite.
Scegliere tra la consegna con un solo firmatario o con più firmatari
Quando aggiungi un documento da firmare, ora puoi scegliere come ricevere i documenti firmati: singolarmente, man mano che ogni firmatario completa la sua parte, oppure come un unico documento quando tutti hanno firmato.
Due opzioni di consegna:
1. Un documento con tutte le firme (modalità firma multipla - impostazione predefinita)
-
- Riceverai un unico documento che include le firme di tutti i destinatari.
- Questo documento viene inviato solo quando tutti hanno firmato.
2. Un documento per firmatario (modalità firma singola)
- Riceverai un documento separato per ogni destinatario, con solo la sua firma.
- Appena ogni persona firma, riceverai subito il suo documento firmato.
Per impostazione predefinita, tutti i destinatari devono firmare prima che il documento sia considerato completamente firmato, e chi ha richiesto la firma riceverà un'unica versione finale con tutte le firme.
Se preferisci ricevere i documenti firmati singolarmente man mano che ogni persona firma, ti basta selezionare la casella quando carichi il documento da firmare.
Domande frequenti
Si può aggiungere più di una firma al documento PDF?
Sì, si possono aggiungere più firme al documento PDF e in più punti.
Si può cambiare la firma?
Sì, il destinatario può modificare la firma e/o aggiungerne una nuova prima di rimandare il documento firmato al mittente. La firma non si può più cambiare dopo che il firmatario ha completato il processo di firma.
Si può firmare un PDF con tracking da un dispositivo mobile?
Sì, i PDF con tracking si possono firmare da un dispositivo mobile. Puoi disegnare la firma con il dito.
Come si aggiungono altre firme al PDF dopo la prima?
Devi cliccare sulla firma nell'angolo in basso a sinistra della schermata e trascinarla nel punto del documento PDF in cui vuoi inserirla.
Qual è la dimensione massima di un PDF che si può firmare?
I PDF possono pesare al massimo 10 MB.
I documenti firmati con Mailsuite hanno valore legale e sono validi per uso professionale o legale?
Sì, i documenti firmati con Mailsuite hanno valore legale e rispettano i principali quadri normativi, come l'ESIGN Act negli Stati Uniti e il Regolamento eIDAS nell'UE, quindi sono validi sia per uso professionale che legale. Mailsuite usa un flusso di firma avanzato che include sia una firma visiva (una firma disegnata a mano sul PDF) sia una firma digitale emessa da Mailsuite, che offre una convalida e un'autenticità aggiuntive.
La firma digitale garantisce l'integrità del documento e verifica che non sia stato manomesso dopo la firma. Per vedere la firma digitale e i suoi dettagli, puoi usare strumenti come Adobe Acrobat Reader.
Quando controlli i dettagli della firma in Acrobat Reader, il campo "Field" nel pannello Firma corrisponde al codice mostrato nel campo "Private Document ID" dell'audit trail generato da Mailsuite. Questo ID ti aiuta a verificare l'autenticità del documento firmato, confrontandolo con l'identificativo univoco presente nel registro di audit.
Per maggiori informazioni, consulta la nostra Guida legale alla firma elettronica o contatta il nostro team di assistenza.