Con Fill & Sign di Mailsuite puoi inviare qualsiasi PDF da firmare direttamente da Gmail. Contratti, moduli, preventivi: carica il PDF, aggiungi i firmatari e Mailsuite invia loro via email un link per esaminarlo e firmarlo. Quando tutti hanno firmato, ricevi il PDF firmato nella tua casella di posta.
Come inviare un PDF da firmare
- In Gmail, fai clic sulla freccia accanto al pulsante Scrivi e scegli Fill & Sign Request.
- Scegli chi firmerà il PDF e fai clic su Next:
- One single person: un solo firmatario.
- Multiple people: due o più firmatari.
- Only me signing: firmi tu stesso il PDF e lo scarichi. Non viene inviato niente a nessuno.
- Se hai scelto l'opzione Multiple people, scegli come vuoi ricevere il documento firmato e fai clic su Next:
- Single Document with All Signatures: tutti firmano lo stesso PDF. Ricevi un unico documento quando tutti i firmatari hanno firmato.
- Separate Copies Individually Signed: ogni firmatario riceve la propria copia e tu ricevi un documento firmato separatamente da ciascuno.
- In PDF to sign, fai clic su Browse e seleziona il tuo PDF.
- In Add signers (Emails), scrivi l'indirizzo email di ogni firmatario. Separa più indirizzi con delle virgole.
- Se vuoi, aggiungi un Custom message. Comparirà nell'email che ricevono i firmatari.
- Fai clic su Send Signature Request.
Mailsuite invia la richiesta per te, quindi non devi scrivere nessuna email. Vedrai una conferma con un link a tutte le tue richieste di firma.
Suggerimento: Puoi anche avviare una richiesta dalla pagina Fill & sign request della tua dashboard di Mailsuite facendo clic su PDF Signature Request. E se ricevi un PDF in allegato in Gmail, fai clic su Fill & Sign sotto l'allegato per firmarlo tu stesso.
Come il destinatario firma il PDF
Ogni firmatario riceve un'email da Mailsuite con il tuo messaggio e un pulsante Review and Sign.
Quando ci fa clic, il PDF si apre nel browser. Dal pannello a destra può:
- Add signature: disegnare la firma, digitarla o caricarne un'immagine. Una volta inserita, la firma può essere spostata e ridimensionata in qualsiasi punto del documento.
- Add text: per esempio, il proprio nome o la data.
- Add check: per spuntare le caselle del documento.
Quando ha finito, fa clic su Finish and Submit e poi su Yes, Send. Riceverà anche una copia del documento firmato via email.
Cosa succede quando il PDF è firmato
Quando tutti hanno firmato, ricevi un'email: Document signed: [nome del file]. Fai clic su View Signed Document Details per aprire la richiesta nella tua dashboard.
L'email include due PDF: il documento firmato e l'audit trail della firma.
Monitora le tue richieste di firma
Tutte le tue richieste si trovano nella pagina Fill & sign request della tua dashboard di Mailsuite. La colonna Status mostra quanti firmatari hanno firmato (per esempio, 0 of 1 signed) oppure Completed.
Fai clic su una richiesta per vedere i dettagli: quando è stata inviata, lo stato di ogni destinatario, quante volte ha visualizzato il PDF e per quanto tempo. Una volta completata, puoi usare Download signed document e Download audit trail.
Domande frequenti
Si può aggiungere più di una firma al PDF?
Sì. I firmatari possono aggiungere la propria firma in tutti i punti necessari. Basta fare di nuovo clic su Add signature e posizionarla dove vogliono.
Si può modificare la firma?
Sì, il firmatario può modificare la propria firma o aggiungerne una nuova prima di fare clic su Finish and Submit. Dopo, la firma non può più essere modificata.
Si può firmare un PDF da un dispositivo mobile?
Sì. I firmatari possono aprire il link sul telefono e disegnare la firma con il dito. Da computer, possono anche fare clic su Draw from mobile per disegnarla invece sul telefono.
Qual è la dimensione massima di un PDF da firmare?
I PDF possono pesare fino a 10 MB.
I documenti firmati con Mailsuite hanno valore legale?
Sì. I documenti firmati con Mailsuite hanno valore legale e rispettano i principali quadri normativi, come l'ESIGN Act negli Stati Uniti e il Regolamento eIDAS nell'UE, quindi sono validi per uso professionale e legale. Mailsuite usa un processo di firma avanzata che combina una firma visiva (quella disegnata sul PDF) con una firma digitale emessa da Mailsuite, che aggiunge convalida e autenticità.
La firma digitale garantisce l'integrità del documento e dimostra che non è stato modificato dopo la firma. Puoi visualizzarla con i suoi dettagli usando strumenti come Adobe Acrobat Reader.
Nel pannello Firme di Acrobat Reader, il campo chiamato Field corrisponde al Private Document ID nell'audit trail generato da Mailsuite. Questo ID ti permette di verificare che il documento firmato sia autentico confrontandolo con l'audit trail.
Per maggiori informazioni, consulta Le firme elettroniche di Mailsuite hanno valore legale? oppure contatta il nostro team di assistenza.