電子署名は、手書きの署名より短時間で取得でき、必要なリソースや時間が少ない分コストも抑えられることから、ますます一般的になっています。また、手書きの署名と同じように法的効力を持たせることも可能です。実際、偽造されにくいという点で、場合によっては手書きの署名より安全性が高いこともあります。
この記事では、電子署名とは何か、法的効力を持たせるために満たすべき要件、Mailsuiteの電子署名の仕組み、そして電子署名が使える書類と使えない書類について解説します。
電子署名とは？
米国電子署名法（ESIGN法）および統一電子取引法（UETA）によると、電子署名とは「記録に添付された、または論理的に関連付けられた電子的な音・記号・処理であって、記録に署名する意図を持つ人物によって実行または採用されたもの」を指します。
つまり、電子署名にはさまざまな形式があります。ウェブサイト上の「同意する」というチェックボックスにチェックを入れることから、モバイル端末に指で署名すること、PIN番号を入力すること、そしてMailsuiteのようなより本格的な電子署名サービスを利用することまで、幅広い方法が含まれます。
電子署名が法的効力を持つための要件
電子署名が法的に有効となるための要件は、管轄地域や業界によって異なります。この記事では米国を例に説明します。米国では、電子署名が有効と認められるために満たすべき主な要件が4つあります。
- 意思を示していること：電子署名は、各当事者が対象の書類に署名する意図を持っていた場合にのみ有効です。
- 電子的に取引を行うことへの同意を示していること：各当事者は電子的に署名することに同意する必要があります。企業間の取引では同意を得る方法はいくつかありますが、書面で残す方法が最も安全です。個人の消費者から同意を得る場合はより厳しい要件があるため、正しく対応できるよう現地の規制を確認してください。
- 署名を書類に関連付けていること：書類に電子的に署名するために使用するソフトウェアやツールは、その署名がどのように作成されたかを示す記録を作成する必要があります。これは、書類に追加されるテキストや画像で、電子的に署名されたことを証明するものです。
- 記録を保存できること：すべての当事者が、署名済みの記録のコピーを保存し、正確に再現できる必要があります。
Mailsuiteの電子署名機能はこれらの要件を満たしています。詳しくは次のセクションで説明します。
Mailsuiteの電子署名の仕組み
Mailsuiteを使えば、署名用の書類の送付や書類への署名がとても簡単にできます。簡単に言うと、送信者はMailsuiteを使って署名用の書類をメールに添付し、いつも通りにメールを送信します。受信者はメール内のボタンをクリックして電子署名に同意し、指示に従って書類に署名します。
受信者が署名を確定すると、署名済みの書類のコピーが送信者と受信者の両方にメールで送られ、完全な証跡が確認できるようになります。署名用の書類を送付する流れの詳細はこちらの解説記事でご覧いただけます。
Mailsuiteの電子署名の証跡データを使って、書類の署名を確認することができます。証跡には以下が含まれます。
- 送信者と受信者の名前とメールアドレス
- 非公開の書類IDとセキュアな検証コード
- 署名ステータス（書類名、署名した人、署名日時）
- 証跡履歴（IPアドレス、アクセス日時、使用デバイス、実行された操作）
Mailsuiteなら、署名用の書類を送付するのも、書類に署名するのも簡単で、数秒で完了します。しかも、前のセクションで挙げたすべての要件を満たしています。
電子署名ができる書類の種類
電子署名は、世界中のさまざまなビジネス書類において合法的に利用できます。ただし、電子署名がご自身の状況、特に事業を行う国や業界において合法かどうかは、必ず確認するようにしてください。以下は、一般的に電子署名が認められている書類の例です。
- 雇用関連：内定通知書、雇用契約書、従業員向けポリシーの更新
- 秘密保持契約（NDA）
- 企業間取引（B2B）：提案依頼書や見積依頼書、販売契約書、基本合意書（MSA）、発注書、作業範囲記述書
- 不動産・その他資産：不動産の所有権移転、賃貸契約、住宅ローン関連書類
- 銀行・金融：銀行口座関連書類、融資契約書、保険申込書、保険金請求書類
電子署名ができない書類の種類
日常的なビジネス書類の多くは電子署名の対象となりますが、常に例外はあります。繰り返しになりますが、ご自身の状況において、どの種類の書類が合法的に電子署名できるかを必ず確認してください。以下は、米国において電子署名ができない書類の例です。
- 裁判関連書類：離婚に関する法令や家族法関連の書類、遺言書や信託関連書類、裁判所命令やその他の公式な裁判所書類
- 解約・不履行通知：公共サービスの解約、不履行通知、主たる住居の差し押さえや立ち退き通知、生命保険や医療保険の解約通知
- 健康・安全関連：製品回収通知、危険物の輸送に必要な許可証やその他の書類
Mailsuiteを使った書類の追跡と署名について詳しくはこちら：
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最終更新日：2025年1月14日