Mailsuiteでトラッキング付きメールを送るだけでなく、署名用のドキュメントも送れます。フォームでも契約書でも、どんなPDFでもGmailの受信トレイからそのまま署名可能なドキュメントに変換できます。あなたも受信者も、手順はかんたんで、すぐ終わります。
署名用のトラッキング付きPDFドキュメントを挿入する方法
署名用ドキュメントの送り方は2通りあります。どちらも受信トレイの中で操作できます。
作成ボタンから送る
1. Gmailの受信トレイで、作成ボタンの横にある矢印をクリックします。
2. 次に署名可能なPDFドキュメント
をクリックします。
3. ポップアップで署名用PDFをアップロードをクリックします。
4. ドキュメントを選んで開くをクリックします。
5. メール作成ウィンドウが開き、ドキュメントの署名リンクが挿入されます。いつも通りメールを書いて、書き終わったら送信をクリックしてください。
作成ウィンドウから送る
1. Gmailで作成をクリックして、新しいメールを作ります。
2. Mailsuiteの設定アイコンをクリックして、署名用ドキュメントをクリックします。
3. 署名用PDFをアップロードをクリックして、ポップアップで署名してほしいPDFを探します。選んだら開くをクリックしてください。
4. メールの下書きに、ここをクリックしてドキュメントに署名というボタンが追加されます。受信者はこのボタンからドキュメントを開いて署名できます。
PDFにはどうやって署名するの？
受信者がトラッキング付きPDFを開くと、画面の下にドキュメントに署名するためのオプションが表示されます。
受信者が署名を追加をクリックするとウィンドウが開き、署名を手書きしてドキュメントに追加できます。
PDFドキュメントに署名したら、受信者ははい、送信しますをクリックするだけで、自動的にあなたへ送り返せます。
受信者には、署名済みPDFドキュメントのコピーも届きます。
署名済みのトラッキング付きPDFが返送されるとどうなる？
誰かが署名済みPDFを送り返すと、署名済みPDFへのリンクが入った通知メールが届きます。署名済みPDFを表示をクリックすると署名済みドキュメントを確認できます。メールのトラッキング履歴をすべて表示をクリックすると、PDFが署名された日時など、そのメールのトラッキングデータを確認できます。
Mailsuiteのダッシュボードでも、署名用のトラッキング付きPDFを添えて送ったメールのトラッキング履歴に、署名の記録が残ります。
署名用に送ったすべてのドキュメントの状況は、Mailsuiteダッシュボードのドキュメントページで確認できます。
署名者が1人の場合と複数の場合の受け取り方を選ぶ
署名用ドキュメントを追加するときに、署名済みドキュメントの受け取り方を選べるようになりました。署名者が署名を終えるたびに個別に受け取ることも、全員の署名がそろってから1つのドキュメントとして受け取ることもできます。
2つの受け取り方：
1. 全員の署名が入った1つのドキュメント（複数署名モード・デフォルト設定）
-
- すべての受信者の署名が入った1つのドキュメントを受け取ります。
- このドキュメントは、全員が署名を終えてから1回だけ送られます。
2. 署名者ごとに1つのドキュメント（単独署名モード）
- 受信者ごとに別々のドキュメントを受け取ります。それぞれに入っているのは、その人の署名だけです。
- 誰かが署名するたびに、その人の署名済みドキュメントがすぐに届きます。
デフォルトでは、全員が署名するまでドキュメントは完全に署名済みとは見なされず、依頼した人には全員の署名が入った最終版が1つだけ届きます。
誰かが署名するたびに個別の署名済みドキュメントを受け取りたいときは、署名用ドキュメントをアップロードするときにチェックボックスをオンにするだけです。
よくある質問
PDFドキュメントに複数の署名を追加できますか？
はい、PDFドキュメントには複数の署名を、複数の場所に追加できます。
署名は変更できますか？
はい、受信者は署名済みドキュメントを送り返す前なら、署名を編集したり、新しい署名を追加したりできます。署名者が署名の手続きを完了したあとは、署名を変更できません。
トラッキング付きPDFにスマートフォンで署名できますか？
はい、トラッキング付きPDFはスマートフォンでも署名できます。指で署名を手書きできます。
最初の署名のあとに、さらに署名を追加するには？
画面の左下にある署名をクリックして、PDFドキュメントの置きたい場所までドラッグしてください。
署名できるPDFの最大サイズは？
PDFは最大10MBまでです。
Mailsuiteで署名したドキュメントは、法的拘束力があり、業務や法的な場面でも有効ですか？
はい、Mailsuiteで署名したドキュメントには法的拘束力があり、米国のESIGN ActやEUのeIDAS規則といった主要な法的枠組みに準拠しています。そのため、業務でも法的な場面でも有効です。Mailsuiteでは、視覚的な署名（PDFに手書きした署名）と、Mailsuiteが発行するデジタル署名の両方を使う高度な署名フローを採用していて、さらに確かな検証と真正性を確保しています。
デジタル署名は、ドキュメントの完全性を保証し、署名後に改ざんされていないことを証明します。このデジタル署名と詳細を確認するには、Adobe Acrobat Readerなどのツールを使ってください。
Acrobat Readerで署名の詳細を確認すると、署名パネルの「Field」欄に表示されるコードが、Mailsuiteが生成する監査証跡の「Private Document ID」欄に表示されるコードと対応しています。このIDを監査ログの一意の識別子と照合すれば、署名済みドキュメントが本物であることを確認できます。
詳しくは、電子署名の法的ガイドをご覧いただくか、サポートチームまでお問い合わせください。