Mailsuite로 추적 이메일을 보내는 것 외에, 서명용 문서도 보낼 수 있어요. 양식이든 계약서든 다른 어떤 문서든, Gmail 받은편지함에서 바로 PDF를 서명 가능한 문서로 바꿀 수 있어요. 과정이 간단하고 빨라서 보내는 사람도, 받는 사람도 편해요.
서명용 추적 PDF 문서를 삽입하는 방법
서명용 문서를 보내는 방법은 두 가지이고, 둘 다 받은편지함 안에서 할 수 있어요.
편지쓰기 버튼 사용하기
1. Gmail 받은편지함에서 편지쓰기 버튼 옆의 화살표를 클릭하세요.
2. 그다음 서명 가능한 PDF 문서
를 클릭하세요.
3. 팝업에서 서명용 PDF 업로드를 클릭하세요.
4. 문서를 선택하고 열기를 클릭하세요.
5. 이메일 작성 창이 열리고 문서 서명 링크가 자동으로 삽입돼요. 평소처럼 이메일을 작성한 다음 보내기를 클릭하세요.
편지쓰기 창에서
1. Gmail에서 편지쓰기를 클릭해 새 이메일을 만드세요.
2. Mailsuite 설정 아이콘을 클릭한 다음 서명용 문서를 클릭하세요.
3. 서명용 PDF 업로드 를 클릭하고, 팝업에서 서명받을 PDF를 찾아보세요. 파일을 선택했다면 열기를 클릭하세요.
4. 그러면 이메일 초안에 여기를 클릭하여 문서에 서명하세요라는 버튼이 추가돼요. 이 버튼으로 수신자가 문서를 열고 서명할 수 있어요.
PDF에는 어떻게 서명하나요?
수신자가 추적 PDF를 열면 화면 아래쪽에 문서에 서명할 수 있는 옵션이 보여요.
수신자가 서명 추가를 클릭하면 창이 열리고, 직접 서명을 그려서 문서에 추가할 수 있어요.
PDF 문서에 서명을 마치면, 수신자가 예, 보내기를 클릭해서 문서를 자동으로 다시 보내 줄 수 있어요.
수신자도 서명된 PDF 문서의 사본을 받게 돼요.
추적 및 서명 가능한 PDF가 다시 돌아오면 어떻게 되나요?
누군가 서명한 PDF를 보내면, 서명된 PDF로 연결되는 링크가 담긴 이메일 알림을 받아요. 서명된 PDF 보기를 클릭하면 서명된 문서를 볼 수 있고, 전체 이메일 추적 기록 보기를 클릭하면 PDF가 서명된 시점을 포함해 해당 이메일의 추적 데이터를 확인할 수 있어요.
Mailsuite 대시보드에서도, 서명 가능한 추적 PDF와 함께 보낸 이메일의 추적 활동에 서명 내역이 기록돼요.
서명을 요청해서 보낸 모든 문서의 상태는 Mailsuite 대시보드의 문서 페이지에서 확인할 수 있어요.
한 명 서명 또는 여러 명 서명 문서 전달 방식 선택하기
서명용 문서를 추가할 때, 서명된 문서를 어떤 방식으로 받을지 고를 수 있어요. 서명자가 각자 서명을 마칠 때마다 개별적으로 받을 수도 있고, 모든 사람이 서명을 마친 뒤 하나의 문서로 받을 수도 있어요.
두 가지 전달 옵션:
1. 모든 서명이 담긴 문서 한 개 (다중 서명 모드 - 기본 설정)
-
- 모든 수신자의 서명이 들어 있는 문서 한 개를 받아요.
- 이 문서는 모든 사람이 서명을 마친 뒤에만 전송돼요.
2. 서명자별 문서 한 개 (개별 서명 모드)
- 수신자마다 해당 수신자의 서명만 담긴 문서를 각각 받아요.
- 각 사람이 서명하는 즉시 서명된 문서를 받아요.
기본적으로는 모든 수신자가 서명해야 문서가 완전히 서명된 것으로 처리되고, 요청자는 모든 서명이 담긴 최종본 한 개를 받아요.
사람마다 서명할 때마다 개별 문서를 받고 싶다면, 서명용 문서를 업로드할 때 체크박스를 선택하기만 하면 돼요.
자주 묻는 질문
PDF 문서에 서명을 두 개 이상 추가할 수 있나요?
네, PDF 문서에 여러 개의 서명을 여러 위치에 추가할 수 있어요.
서명을 변경할 수 있나요?
네, 수신자는 서명한 문서를 발신자에게 돌려보내기 전에 서명을 수정하거나 새 서명을 추가할 수 있어요. 서명자가 서명 절차를 완료한 뒤에는 서명을 변경할 수 없어요.
추적 PDF에 모바일 기기에서도 서명할 수 있나요?
네, 추적 PDF는 모바일 기기에서도 서명할 수 있어요. 손가락으로 서명을 그리면 돼요.
첫 번째 서명 이후에 PDF에 서명을 더 추가하려면 어떻게 하나요?
화면 왼쪽 아래 모서리에 있는 서명을 클릭한 다음, PDF 문서에서 넣고 싶은 위치로 끌어다 놓으면 돼요.
서명할 수 있는 PDF의 최대 크기는 얼마인가요?
PDF는 최대 10MB까지 가능해요.
Mailsuite로 서명한 문서는 법적 효력이 있고 업무용이나 법적 용도로 사용할 수 있나요?
네, Mailsuite로 서명한 문서는 법적 효력이 있으며, 미국의 ESIGN Act와 EU의 eIDAS 규정을 비롯한 주요 법적 기준을 준수해요. 그래서 업무용과 법적 용도 모두에 사용할 수 있어요. Mailsuite는 시각적 서명(PDF에 손으로 그린 서명)과 Mailsuite가 발급하는 디지털 서명을 모두 포함하는 고급 서명 절차를 사용해요. 덕분에 추가적인 검증과 진본성이 보장돼요.
디지털 서명은 문서의 무결성을 보장하고, 서명 후에 문서가 변조되지 않았음을 확인해 줘요. 이 디지털 서명과 세부 정보를 확인하려면 Adobe Acrobat Reader와 같은 도구를 사용하면 돼요.
Acrobat Reader에서 서명 세부 정보를 확인할 때, 서명 패널의 "Field" 항목은 Mailsuite가 생성한 감사 추적 기록의 "Private Document ID" 항목에 표시된 코드와 일치해요. 이 ID를 감사 기록의 고유 식별자와 대조하면 서명된 문서가 진본인지 확인할 수 있어요.
더 자세한 내용은 전자서명 법률 가이드를 확인하거나 고객 지원팀에 문의해 주세요.