Mailsuite의 Fill & Sign을 사용하면 Gmail에서 바로 어떤 PDF든 서명을 요청할 수 있어요. 계약서, 양식, 견적서 등 PDF를 업로드하고 서명자를 추가하면 Mailsuite가 서명자에게 PDF를 검토하고 서명할 수 있는 링크를 이메일로 보내요. 모두 서명하면 서명된 PDF가 받은편지함으로 돌아와요.
PDF 서명 요청 보내는 방법
- Gmail에서 편지쓰기 버튼 옆의 화살표를 클릭하고 Fill & Sign Request를 선택하세요.
- PDF에 서명할 사람을 선택하고 Next를 클릭하세요.
- One single person: 서명자가 한 명이에요.
- Multiple people: 서명자가 두 명 이상이에요.
- Only me signing: 직접 PDF에 서명하고 다운로드해요. 아무에게도 전송되지 않아요.
-
Multiple people을 선택했다면 서명된 문서를 받을 방식을 선택하고 Next를 클릭하세요.
- Single Document with All Signatures: 모두가 같은 PDF에 서명해요. 모든 서명자가 서명하면 문서 하나를 받아요.
- Separate Copies Individually Signed: 서명자마다 각자 사본을 받고, 서명자별로 따로 서명된 문서를 받아요.
- PDF to sign에서 Browse를 클릭하고 PDF를 선택하세요.
- Add signers (Emails)에 서명자의 이메일 주소를 입력하세요. 주소가 여러 개면 쉼표로 구분하세요.
- 원하면 Custom message를 추가하세요. 이 메시지는 서명자가 받는 이메일에 표시돼요.
-
Send Signature Request를 클릭하세요.
요청은 Mailsuite가 대신 보내므로 이메일을 따로 쓸 필요가 없어요. 모든 서명 요청으로 가는 링크가 포함된 확인 메시지가 표시돼요.
팁: Fill & sign request 페이지(Mailsuite 대시보드)에서 PDF Signature Request를 클릭해 요청을 시작할 수도 있어요. 또한 Gmail에서 PDF 첨부파일을 받으면 그 아래의 Fill & Sign을 클릭해 직접 서명할 수 있어요.
수신자가 PDF에 서명하는 방법
각 서명자는 내 메시지와 Review and Sign 버튼이 담긴 이메일을 Mailsuite로부터 받아요.
버튼을 클릭하면 브라우저에서 PDF가 열려요. 오른쪽 패널에서 다음 작업을 할 수 있어요.
- Add signature: 서명을 직접 그리거나, 입력하거나, 이미지로 업로드해요. 배치한 서명은 문서 어디로든 옮기고 크기를 조절할 수 있어요.
- Add text: 이름이나 날짜 등을 입력해요.
- Add check: 문서의 체크박스에 표시해요.
다 마치면 Finish and Submit을 클릭한 다음 Yes, Send를 클릭해요. 서명자도 서명된 문서의 사본을 이메일로 받아요.
PDF 서명이 완료되면
모두 서명하면 Document signed: [파일 이름] 이메일을 받아요. View Signed Document Details를 클릭하면 대시보드에서 요청을 열 수 있어요.
이메일에는 서명된 문서와 서명 감사 추적, 두 개의 PDF가 첨부돼요.
서명 요청 추적하기
모든 요청은 Fill & sign request 페이지(Mailsuite 대시보드)에 있어요. Status 열에는 서명한 사람 수(예: 0 of 1 signed) 또는 Completed가 표시돼요.
요청을 클릭하면 보낸 시간, 수신자별 상태, PDF를 몇 번, 얼마나 오래 봤는지 등 세부 정보를 볼 수 있어요. 완료된 요청에서는 Download signed document와 Download audit trail을 할 수 있어요.
자주 묻는 질문
PDF에 서명을 여러 개 추가할 수 있나요?
네. 서명자는 필요한 만큼 여러 곳에 서명을 추가할 수 있어요. Add signature를 다시 클릭하고 원하는 곳에 배치하면 돼요.
서명을 변경할 수 있나요?
네, Finish and Submit을 클릭하기 전이라면 서명자는 서명을 수정하거나 새 서명을 추가할 수 있어요. 그 이후에는 서명을 변경할 수 없어요.
모바일 기기에서 PDF에 서명할 수 있나요?
네. 서명자는 휴대폰에서 링크를 열고 손가락으로 서명을 그릴 수 있어요. 컴퓨터에서는 Draw from mobile을 클릭해 휴대폰으로 서명을 그릴 수도 있어요.
서명할 수 있는 PDF의 최대 크기는 얼마인가요?
PDF는 최대 10MB까지 가능해요.
Mailsuite로 서명한 문서는 법적 효력이 있나요?
네. Mailsuite로 서명한 문서는 법적 효력이 있으며, 미국의 ESIGN Act와 EU의 eIDAS 규정 같은 주요 법적 체계를 준수해요. 그래서 업무용이나 법적 용도로 유효해요. Mailsuite는 시각적 서명(PDF에 그린 서명)과 Mailsuite가 발급하는 디지털 서명을 결합한 고급 서명 방식을 사용해 검증과 진본성을 더해요.
디지털 서명은 문서의 무결성을 보장하고 서명 후 문서가 변경되지 않았음을 보여줘요. Adobe Acrobat Reader 같은 도구로 디지털 서명과 세부 정보를 확인할 수 있어요.
Acrobat Reader의 서명 패널에서 Field 항목은 Mailsuite가 생성한 감사 추적의 Private Document ID와 일치해요. 이 ID를 감사 추적과 대조하면 서명된 문서가 진본인지 확인할 수 있어요.
자세한 내용은 Mailsuite의 전자서명은 법적 효력이 있나요?를 참고하거나 지원팀에 문의하세요.