Onder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) wordt een verwerkingsverantwoordelijke gedefinieerd als de entiteit die het doel en de middelen van de verwerking van persoonsgegevens vaststelt. In dit verband is de gebruiker van Mailsuite de verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens met betrekking tot communicatie naar ontvangers die via de diensten wordt verzonden. Dit komt omdat het de gebruiker is die beslist over belangrijke elementen van de verwerking, zoals het type gegevens dat wordt verzameld, de rechtsgrond voor de verwerking, of de duur waarvoor de gegevens worden opgeslagen.

Deze rol brengt verschillende verplichtingen met zich mee met betrekking tot de verwerking van dergelijke persoonsgegevens, om naleving van de AVG-normen te waarborgen, zoals de volgende:

1. De gebruiker moet ervoor zorgen dat persoonsgegevens rechtmatig, eerlijk en transparant worden verwerkt. Dit houdt in dat de ontvangers worden geïnformeerd over de verwerking van hun gegevens via de dienst (bijvoorbeeld trackinggegevens van e-mails) of het identificeren en documenteren van de relevante rechtsgrond voor de verwerking, zoals toestemming, contractuele noodzaak of gerechtvaardigd belang.
2. De gebruiker moet, als verwerkingsverantwoordelijke, reageren op verzoeken van ontvangers die hun rechten uitoefenen met betrekking tot hun persoonsgegevens die via de diensten worden verwerkt. Dit omvat het recht op inzage van hun gegevens, het rectificeren van onjuistheden, het wissen van gegevens (het recht om vergeten te worden), het beperken van de verwerking en gegevensoverdraagbaarheid. De gebruiker moet procedures hebben om deze verzoeken tijdig te behandelen.

Mailsuite, als verwerker in de zin van de AVG, zet zich in om zijn gebruikers te helpen bij het vervullen van hun verplichtingen als verwerkingsverantwoordelijke. Daarom zal Mailsuite, wanneer er een verzoek van een ontvanger binnenkomt, dit verzoek onmiddellijk doorsturen naar de betreffende gebruiker. Meer informatie over het beheren van de rechten van ontvangers met Mailsuite.