すべてのプランで利用可能：FreeとMailtrack：最大5件のPDFをトラッキング。Mailsuite：無制限。PDFトラッキングの仕組み。プランを見る
PDFの添付ファイルを送る場面はたくさんあります。見込み客への提案書、既存のお客様への請求書、メーリングリスト宛てのニュースレターやお得な情報などです。どの場合も、相手がPDFをどう見ているかを正確に把握することが大切です。そこで役立つのが、MailsuiteのPDF添付ファイルトラッキングです。
Mailsuiteなら、送ったメールの添付ファイルが開封されたときに通知が届きます。それだけではありません。PDFが何回開封されたか、ダウンロードされたかどうか、各ページをどれくらいの時間見ていたかも確認できます。
Mailsuiteでトラッキング付きのPDF添付ファイルを送る手順は次のとおりです。
ステップ1: Gmailの新規メッセージにPDFを添付する
1. パソコンで、Mailsuiteをインストールしたブラウザから Gmail を開きます。
2. 左上の作成をクリックします。
3. 新規メールでMailsuiteの設定をクリックし、ドキュメントをクリックします。
または、ファイルを添付アイコンをクリックし、ドキュメントを追加をクリックしても大丈夫です。
4. 表示されたポップアップで参照をクリックし、添付するファイルを選びます。
ドキュメントの設定も変更できます。たとえば、次のような設定があります。
- 受信者がドキュメントを見られる有効期限を設定する
- ダウンロードボタンを表示する
- 「社外秘」の透かしを追加する
- ページごとの分析を有効にする
- 受信者がPDFドキュメントに署名できるようにする
5. 設定を済ませて添付するドキュメントを選んだら、必要に応じてリンクのスタイルを編集できます。メールに表示されるリンクのテキストを変更したり、リンクの見た目(テキストリンク、アイコン付きリンク、ボタン)を選んだりできます。
6. 続いてドキュメントへのリンクを挿入をクリックします。メール本文にドキュメントのリンクが挿入されます。ここで大事なのは、ファイルをリンクとして送る必要があるという点です。上の手順を踏まずにファイルをそのまま添付すると、Mailsuiteは開封されたかどうかを把握できません。
7. メールを書き終えたら、いつもどおり送信をクリックします。
PDF添付ファイルが開封されたかどうかを確認する方法
メールを送信すると、メール自体とPDFドキュメントの両方のトラッキングデータが Mailsuiteダッシュボードで確認できます。メールやドキュメントが開封されたときにメールで通知を受け取ることもできます。
Mailsuiteダッシュボードでメールトラッキングタブを開き、アクティビティ列を見ると、状況をひと目で確認できます。
メールをクリックすると、さらに詳しいトラッキングデータを見られます。メールの開封日時、ドキュメントの閲覧日時、ダウンロードの有無、受信者がドキュメントを読んだ時間、ページごとの分析などです。
Mailsuiteを使えば、PDF添付ファイルのトラッキングが簡単で効率的になり、仕事にも役立ちます。このデータで、受信者にドキュメントが届いて開封されているかを確かめられ、相手とのやり取りもより的確になります。
たとえば、メールは受信されているのに数日たっても添付ファイルが開封されていなければ、フォローアップメールを送って、ファイルを送ったことをお知らせできます。逆に、ドキュメントはすぐに開封されたのにメールへの返信がない場合は、PDFの内容について質問がないか連絡してみるのもいいですね。
ドキュメントのトラッキングは、Mailsuiteの強力な機能のひとつです。ビジネスを改善するための大切なトラッキングデータが手に入ります。