Além de enviares emails com tracking através do Mailsuite, também podes enviar documentos para assinar. Seja um formulário, um contrato ou outro tipo de documento, podes converter facilmente qualquer PDF num documento assinável diretamente na tua caixa de entrada do Gmail. O processo é simples e rápido, tanto para ti como para o destinatário.
Como inserir um PDF com tracking para assinar
Há duas formas de enviar um documento para assinar, e podes fazer ambas na tua caixa de entrada.
Com o botão Escrever
1. Na tua caixa de entrada do Gmail, clica na seta junto ao botão Escrever.
2. Depois, clica em Documento PDF para assinar
3. Na janela que aparece, clica em Carregar PDF para assinar
4. Escolhe o teu documento e clica em Abrir
5. Vai abrir-se uma janela para escreveres um email, com o link de assinatura do documento já inserido. Escreve o teu email como de costume e, quando terminares, clica em Enviar.
Na janela de escrita
1. No Gmail, clica em Escrever para criares um novo email.
2. Clica no ícone das Definições do Mailsuite e depois em Documento para assinar.
3. Clica em Carregar PDF para assinar e procura, na janela que aparece, o PDF que queres que seja assinado. Quando o tiveres selecionado, clica em Abrir.
4. Depois, será adicionado ao rascunho do email um botão que diz Clica aqui para assinar o documento. Com ele, o destinatário pode aceder ao documento e assiná-lo.
Como se pode assinar o PDF?
Quando o destinatário abrir o PDF com tracking, vê na parte inferior do ecrã uma opção para assinar o documento.
Se clicar em Adicionar assinatura, abre-se uma janela onde pode desenhar a assinatura e adicioná-la ao documento.
Depois de o documento PDF estar assinado, o destinatário pode devolvê-lo automaticamente a ti ao clicar em Sim, enviar.
O destinatário também recebe uma cópia do documento PDF assinado.
O que acontece quando o PDF assinável com tracking é devolvido?
Quando alguém te envia um PDF assinado, recebes um alerta por email com um link para o PDF assinado. Podes clicar em Ver PDF assinado para veres o documento assinado ou em Ver o histórico completo de tracking do email para veres os dados de tracking associados a esse email, incluindo quando o PDF foi assinado.
No teu painel de controlo do Mailsuite, a assinatura também fica registada na atividade de tracking do email que foi enviado com o PDF assinável com tracking.
Podes ver o estado de todos os documentos que enviaste para assinar na página Documentos do teu painel de controlo do Mailsuite.
Como escolher entre receber um documento por cada assinante ou um único documento com todas as assinaturas
Ao adicionares um documento para assinar, agora podes escolher como queres receber os documentos assinados: individualmente, à medida que cada assinante conclui a sua parte, ou num único documento quando todos tiverem assinado.
Duas opções de entrega:
1. Um documento com todas as assinaturas (modo de assinatura múltipla - definição predefinida)
-
- Recebes um único documento com as assinaturas de todos os destinatários.
- Este documento só é enviado quando todos tiverem assinado.
2. Um documento por assinante (modo de assinatura individual)
- Recebes um documento separado por cada destinatário, apenas com a assinatura dessa pessoa.
- À medida que cada pessoa assina, recebes de imediato o respetivo documento assinado.
Por predefinição, todos os destinatários têm de assinar para o documento ser considerado totalmente assinado, e quem o pediu recebe uma única versão final com todas as assinaturas.
Se preferires receber os documentos assinados individualmente, à medida que cada pessoa assina, basta marcares a caixa ao carregares o documento para assinar.
Perguntas frequentes
Pode adicionar-se mais do que uma assinatura ao documento PDF?
Sim, podem adicionar-se várias assinaturas ao documento PDF e em vários locais.
Pode mudar-se a assinatura?
Sim, o destinatário pode editar a assinatura e/ou adicionar uma nova assinatura antes de devolver o documento assinado a quem o enviou. Depois de o assinante concluir o processo de assinatura, já não é possível alterar a assinatura.
Pode assinar-se um PDF com tracking num dispositivo móvel?
Sim, os PDF com tracking podem ser assinados num dispositivo móvel. Podes desenhar a assinatura com o dedo.
Como se podem adicionar mais assinaturas ao PDF depois da primeira?
Tens de clicar na assinatura no canto inferior esquerdo do ecrã e arrastá-la até ao sítio onde a queres colocar no documento PDF.
Qual é o tamanho máximo de um PDF que pode ser assinado?
Os PDF podem ter no máximo 10 MB.
Os documentos assinados com o Mailsuite têm validade jurídica e servem para uso profissional ou legal?
Sim, os documentos assinados com o Mailsuite têm validade jurídica e cumprem os principais quadros legais, como a ESIGN Act nos EUA e o Regulamento eIDAS na UE, sendo por isso válidos tanto para uso profissional como legal. O Mailsuite usa um fluxo de assinatura avançado que inclui uma assinatura visual (uma assinatura desenhada à mão no PDF) e uma assinatura digital emitida pelo Mailsuite, que oferece validação e autenticidade adicionais.
A assinatura digital garante a integridade do documento e confirma que não foi alterado depois de assinado. Para veres esta assinatura digital e os respetivos detalhes, podes usar ferramentas como o Adobe Acrobat Reader.
Ao consultares os detalhes da assinatura no Acrobat Reader, o campo "Field" do painel de assinaturas corresponde ao código que aparece no campo "Private Document ID" do registo de auditoria gerado pelo Mailsuite. Este ID ajuda a verificar a autenticidade do documento assinado, ao compará-lo com o identificador único do registo de auditoria.
Para mais informação, consulta o nosso Guia Legal da Assinatura Eletrónica ou contacta a nossa equipa de apoio.