As assinaturas eletrônicas estão se tornando cada vez mais comuns porque são mais rápidas de obter do que as assinaturas manuscritas, mais baratas porque exigem menos recursos e tempo, e podem ter validade legal, assim como as assinaturas manuscritas. Na verdade, em alguns casos podem ser até mais seguras, pois estão menos sujeitas a falsificação.
Neste artigo, você vai aprender o que são exatamente as assinaturas eletrônicas, quais requisitos elas precisam cumprir para ter validade legal, como funcionam as assinaturas eletrônicas do Mailsuite e que tipos de documentos podem e não podem usar assinaturas eletrônicas.
O que são assinaturas eletrônicas?
De acordo com a lei norte-americana Electronic Signatures in Global and National Commerce (ESIGN) Act e a Uniform Electronic Transactions Act (UETA), as assinaturas eletrônicas são "qualquer som, símbolo ou processo eletrônico anexado a um registro ou logicamente associado a ele, e executado ou adotado por uma pessoa com a intenção de assinar o registro".
Em outras palavras, as assinaturas eletrônicas existem em muitas formas diferentes, desde marcar uma caixa de "Concordo" em um site ou assinar com o dedo em um dispositivo móvel, até digitar um PIN ou usar uma solução de assinatura eletrônica mais robusta, como o Mailsuite.
Requisitos para que as assinaturas eletrônicas tenham validade legal
Os requisitos para assinaturas eletrônicas legais variam conforme a jurisdição e, às vezes, o setor. Neste artigo, vamos focar nos Estados Unidos, onde há quatro requisitos principais que as assinaturas eletrônicas precisam cumprir para serem reconhecidas como válidas:
- Demonstra intenção: as assinaturas eletrônicas só são válidas se cada parte tinha a intenção de assinar o documento em questão.
- Mostra consentimento para fazer negócios eletronicamente: cada parte precisa concordar em assinar eletronicamente. Em interações entre empresas, existem várias formas de obter esse consentimento, mas por escrito é sempre o método mais seguro. Há requisitos mais rígidos para obter consentimento de consumidores individuais, então verifique as regulamentações locais para fazer isso corretamente.
- Associa a assinatura a um documento: o software ou ferramenta que as partes usam para assinar um documento eletronicamente precisa criar um registro que mostre como a assinatura foi feita. Pode ser um texto ou imagem adicionado ao documento que comprove que ele foi assinado eletronicamente.
- Permite a retenção do registro: todas as partes devem poder guardar e reproduzir com precisão uma cópia do registro assinado.
A funcionalidade de assinatura eletrônica do Mailsuite cumpre esses requisitos, como você verá na próxima seção.
Como funcionam as assinaturas eletrônicas do Mailsuite
O Mailsuite simplifica o processo de enviar documentos para assinatura e de assinar documentos. Resumindo, o remetente anexa um documento para assinatura ao email usando o Mailsuite e depois envia o email normalmente. O destinatário, então, consente em assinar eletronicamente clicando em um botão no email recebido e segue as instruções para assinar o documento.
Depois que o destinatário confirma a assinatura, uma cópia do documento assinado é enviada por email tanto para o remetente quanto para o destinatário, e um registro de auditoria completo fica disponível. Você pode ver o processo completo de envio de documentos para assinatura neste tutorial.
Você pode usar os dados do registro de auditoria de assinatura do Mailsuite para verificar a assinatura do seu documento. O registro de auditoria inclui:
- Nome e endereço de email do remetente e do destinatário
- Um ID de documento privado e um código de validação seguro
- Status da assinatura (nome do documento, quem assinou e quando)
- Histórico de evidências (endereços IP, data de acesso, dispositivo usado e ação realizada)
Com o Mailsuite, o processo de enviar um documento para assinatura e de assiná-lo é simples e leva apenas segundos. Ele também cumpre todos os requisitos listados na seção anterior.
Que tipos de documentos podem ser assinados eletronicamente?
As assinaturas eletrônicas podem ser usadas legalmente em uma ampla variedade de documentos empresariais em todo o mundo. No entanto, é sempre importante verificar se as assinaturas eletrônicas são legais na sua situação específica, principalmente no seu país e no seu setor. Veja alguns exemplos de documentos em que as assinaturas eletrônicas geralmente são aceitas:
- Emprego: cartas de oferta de emprego, contratos de trabalho, atualizações de políticas de funcionários
- Acordos de confidencialidade (NDAs)
- B2B: solicitações de propostas ou orçamentos, contratos de venda, contratos-quadro de serviços (MSAs), pedidos de compra e escopos de trabalho
- Imóveis e outras propriedades: transferências de propriedade, contratos de locação e documentos de financiamento imobiliário
- Bancos e finanças: documentos de conta bancária, contratos de empréstimo, solicitações de apólice de seguro e sinistros de seguro
Que tipos de documentos NÃO podem ser assinados eletronicamente?
Embora muitos documentos empresariais do dia a dia sejam elegíveis para assinatura eletrônica, sempre há exceções. Novamente, verifique quais tipos de documentos podem ser assinados eletronicamente com validade legal na sua situação específica. Veja alguns exemplos de documentos que não podem ser assinados eletronicamente nos Estados Unidos:
- Documentos judiciais: estatutos de divórcio e documentos de direito de família, testamentos e fideicomissos, ordens judiciais e outros documentos oficiais de tribunais
- Avisos de cancelamento e inadimplência: cancelamento de serviços públicos, avisos de inadimplência, execução hipotecária ou despejo de residência principal, encerramento de apólices de seguro de saúde ou de vida
- Saúde e segurança: avisos de recall de produtos, licenças e outros documentos necessários para o transporte de materiais perigosos
Saiba mais sobre rastreamento e assinatura de documentos com o Mailsuite:
- Como assinar um documento enviado com o Mailsuite
- Registro de auditoria de assinatura eletrônica do Mailsuite
- Análise de documentos no Mailsuite
- Recursos de compartilhamento seguro de PDF do Mailsuite
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Última atualização: 14 de janeiro de 2025