Com o Fill & Sign do Mailsuite, podes enviar qualquer PDF para assinatura diretamente a partir do Gmail. Contratos, formulários, orçamentos: carrega o PDF, adiciona os signatários e o Mailsuite envia-lhes por email um link para o reverem e assinarem. Quando todos tiverem assinado, recebes o PDF assinado na tua caixa de entrada.
Como enviar um PDF para assinatura
- No Gmail, clica na seta ao lado do botão Escrever e escolhe Fill & Sign Request.
- Escolhe quem vai assinar o PDF e clica em Next:
- One single person: um signatário.
- Multiple people: dois ou mais signatários.
- Only me signing: assinas tu o PDF e descarregas o documento. Nada é enviado a ninguém.
- Se escolheste Multiple people, escolhe como queres receber o documento assinado e clica em Next:
- Single Document with All Signatures: todos assinam o mesmo PDF. Recebes um único documento quando todos os signatários tiverem assinado.
- Separate Copies Individually Signed: cada signatário recebe a sua própria cópia, e tu recebes um documento assinado separadamente por cada um.
- Em PDF to sign, clica em Browse e seleciona o teu PDF.
- Em Add signers (Emails), escreve o endereço de email de cada signatário. Separa vários endereços com vírgulas.
- Se quiseres, adiciona uma Custom message. Vai aparecer no email que os signatários recebem.
- Clica em Send Signature Request.
O Mailsuite envia o pedido por ti, por isso não tens de escrever nenhum email. Vais ver uma confirmação com um link para todos os teus pedidos de assinatura.
Dica: Também podes iniciar um pedido a partir da página Fill & sign request no teu painel do Mailsuite, clicando em PDF Signature Request. E se receberes um PDF em anexo no Gmail, clica em Fill & Sign por baixo dele para o assinares tu.
Como o destinatário assina o PDF
Cada signatário recebe um email do Mailsuite com a tua mensagem e um botão Review and Sign.
Quando clica nele, o PDF abre no navegador. No painel à direita, pode:
- Add signature: desenhar a assinatura, escrevê-la ou carregar uma imagem dela. Depois de colocada, a assinatura pode ser movida e redimensionada em qualquer parte do documento.
- Add text: por exemplo, o nome ou a data.
- Add check: para assinalar caixas no documento.
Quando terminar, clica em Finish and Submit e depois em Yes, Send. Também recebe uma cópia do documento assinado por email.
O que acontece quando o PDF é assinado
Quando todos tiverem assinado, recebes um email: Document signed: [nome do ficheiro]. Clica em View Signed Document Details para abrir o pedido no teu painel.
O email inclui dois PDFs: o documento assinado e o registo de auditoria da assinatura.
Acompanha os teus pedidos de assinatura
Todos os teus pedidos estão na página Fill & sign request do teu painel do Mailsuite. A coluna Status mostra quantos signatários já assinaram (por exemplo, 0 of 1 signed) ou Completed.
Clica num pedido para ver os detalhes: quando foi enviado, o estado de cada destinatário, quantas vezes viu o PDF e durante quanto tempo. Quando estiver concluído, podes usar Download signed document e Download audit trail.
Perguntas frequentes
É possível adicionar mais do que uma assinatura ao PDF?
Sim. Os signatários podem adicionar a assinatura em quantos sítios for preciso. Basta clicarem de novo em Add signature e colocarem-na onde quiserem.
É possível alterar a assinatura?
Sim, o signatário pode editar a assinatura ou adicionar uma nova antes de clicar em Finish and Submit. Depois disso, a assinatura já não pode ser alterada.
É possível assinar um PDF num dispositivo móvel?
Sim. Os signatários podem abrir o link no telemóvel e desenhar a assinatura com o dedo. No computador, também podem clicar em Draw from mobile para a desenharem no telemóvel.
Qual é o tamanho máximo de um PDF que pode ser assinado?
Os PDFs podem ter até 10 MB.
Os documentos assinados com o Mailsuite são juridicamente vinculativos?
Sim. Os documentos assinados com o Mailsuite são juridicamente vinculativos e cumprem os principais quadros legais, como o ESIGN Act nos EUA e o Regulamento eIDAS na UE, por isso são válidos para uso profissional e legal. O Mailsuite usa um processo de assinatura avançada que combina uma assinatura visual (a que é desenhada no PDF) com uma assinatura digital emitida pelo Mailsuite, que acrescenta validação e autenticidade.
A assinatura digital garante a integridade do documento e mostra que não foi alterado depois de assinado. Podes vê-la, bem como os seus detalhes, com ferramentas como o Adobe Acrobat Reader.
No Painel de assinaturas do Acrobat Reader, o campo com o nome Field corresponde ao Private Document ID no registo de auditoria gerado pelo Mailsuite. Este ID permite-te confirmar que o documento assinado é autêntico, comparando-o com o registo de auditoria.
Para mais informações, consulta As assinaturas eletrônicas do Mailsuite têm validade legal? ou contacta a nossa equipa de suporte.