Người dùng Mailsuite, với vai trò là bên kiểm soát dữ liệu, chịu trách nhiệm xử lý dữ liệu cá nhân của những người nhận email được gửi qua dịch vụ của chúng tôi, theo các quy định bảo vệ dữ liệu áp dụng. Điều này bao gồm việc quản lý các quyền liên quan đến dữ liệu của người nhận. Mailsuite, với vai trò là bên xử lý dữ liệu, luôn cam kết hỗ trợ bạn thực hiện những nghĩa vụ này.
1. Cơ sở pháp lý để xử lý dữ liệu cá nhân
Để xử lý dữ liệu cá nhân của người nhận (ví dụ: dữ liệu tracking email), bạn cần có một cơ sở pháp lý. Cơ sở pháp lý phổ biến nhất cho loại xử lý này là sự đồng ý. Về vấn đề này, hãy lưu ý rằng Mailsuite cung cấp một tính năng cho phép bạn gửi email “Yêu cầu đồng ý” đến người nhận để xin sự đồng ý của họ. Tìm hiểu thêm về cách gửi yêu cầu đồng ý.
Người dùng Mailsuite, với vai trò là bên kiểm soát dữ liệu, có trách nhiệm quản lý cơ sở pháp lý liên quan để xử lý dữ liệu của người nhận email khi cần thiết.
Hãy lưu ý rằng sự đồng ý không phải là cơ sở pháp lý duy nhất để xử lý dữ liệu cá nhân, vì còn có những cơ sở khác như việc thực hiện một quan hệ hợp đồng, việc tuân thủ một nghĩa vụ pháp lý hoặc lợi ích hợp pháp. Ngoài ra, trong hầu hết các trường hợp, bạn sẽ phải thông báo cho chủ thể dữ liệu về việc xử lý; nhưng điều này cần được bạn, với vai trò là người dùng Mailsuite, đánh giá theo từng trường hợp cụ thể, dựa trên đặc điểm của việc xử lý và mối quan hệ với người nhận email. Mailsuite không có thẩm quyền đưa ra bất kỳ đánh giá nào về vấn đề này.
2. Bằng chứng về sự đồng ý hoặc cơ sở pháp lý
Với vai trò là bên kiểm soát dữ liệu theo GDPR, bạn nên lưu giữ hồ sơ làm bằng chứng về cơ sở pháp lý liên quan đến việc xử lý dữ liệu của người nhận thông qua dịch vụ của chúng tôi, chẳng hạn như sự đồng ý. Vì mục đích này, Mailsuite cung cấp một tính năng cho phép bạn theo dõi và ghi lại cơ sở pháp lý hoặc trạng thái đồng ý của từng người nhận để chứng minh việc tuân thủ các yêu cầu của GDPR
3. Quyền rút lại sự đồng ý
Theo GDPR, nếu cơ sở pháp lý cho việc xử lý dữ liệu là sự đồng ý, thì với vai trò là bên kiểm soát dữ liệu, bạn có nghĩa vụ cho phép người nhận dễ dàng rút lại sự đồng ý của họ bất cứ lúc nào. Mailsuite tự động thêm một liên kết hủy đăng ký vào tất cả email để giúp bạn thực hiện nghĩa vụ này. Tìm hiểu thêm về liên kết hủy đăng ký.
4. Xóa dữ liệu cá nhân
Với vai trò là bên kiểm soát dữ liệu theo GDPR, bạn phải xử lý các yêu cầu xóa dữ liệu mà không được chậm trễ vô lý. Mailsuite cung cấp nhiều tùy chọn để hỗ trợ bạn xóa dữ liệu của người nhận. Tìm hiểu thêm về cách xóa dữ liệu người nhận.