Mailsuite cho phép bạn tracking thời điểm email của mình được mở. Mailsuite được thiết kế chủ yếu cho Gmail, nhưng người dùng Outlook cũng có thể tận dụng các tính năng tracking của nó thông qua một add-in nhanh gọn và đơn giản. Chỉ với vài bước đơn giản, bạn có thể sử dụng Mailsuite với Outlook để quản lý và tối ưu hóa việc giao tiếp qua email.
Cách cài đặt add-in Outlook
Nơi bạn có thể sử dụng add-in Mailsuite
Mailsuite cho Outlook tương thích với:
- Dịch vụ email trên web của Outlook (https://outlook.live.com/)
- Ứng dụng Outlook trên máy tính, cho cả Windows và Mac.
Hướng dẫn cài đặt từng bước
Cách nhanh nhất là cài đặt trực tiếp từ Microsoft Marketplace: Mailsuite for Outlook. Bạn cũng có thể cài đặt ngay trong Outlook.
Các bước cài đặt có thể khác nhau đôi chút tùy theo phiên bản Outlook bạn dùng, nhưng nói chung bạn sẽ cần:
- Mở Outlook và nhấp vào “Nhận add-in”.
- Tìm “Mailsuite” và nhấp “Thêm” để cài đặt.
Sau khi cài đặt, bạn có thể kích hoạt Mailsuite bằng cách:
- Tạo một email mới và nhấp để kích hoạt add-in, hoặc
- Mở một email đã gửi và nhấp để kích hoạt add-in.
Trong cả hai trường hợp, bạn sẽ được yêu cầu đăng nhập vào Mailsuite.
Tracking email với add-in Mailsuite cho Outlook
Tracking email của bạn
Khi soạn một email mới:
- Nhấp vào ba dấu chấm ngang trong trình soạn email và chọn add-in Mailsuite. Hoặc, tùy phiên bản Outlook, nhấp vào nút Add-in (như hình dưới đây).
- Kích hoạt tùy chọn “Track Email” khi add-in tải lên, bằng cách tùy chỉnh tùy chọn thông báo.
- Gửi email của bạn.
Để xem hoạt động tracking, mở email đã gửi từ thư mục “Sent emails” và truy cập add-in ngay trong email đó.
Mailsuite cho Outlook mang lại khả năng tracking email đáng tin cậy và chính xác, nhưng vẫn có một số hạn chế so với tiện ích trên trình duyệt cho Gmail. Ví dụ, nó có thể tracking lượt mở email nhưng không cung cấp:
- Thông báo trên máy tính.
- Bảng điều khiển với báo cáo chi tiết.
- Tracking riêng cho từng người nhận khi email được gửi đến nhiều người nhận.
- Tracking và phân tích liên kết, tài liệu PDF.
Mailsuite cho Outlook hoạt động như thế nào
Mailsuite cho Outlook được thiết kế để mang lại khả năng tracking email liền mạch cùng các tính năng bảo mật mạnh mẽ. Dưới đây là danh sách chi tiết những gì Mailsuite cho Outlook có thể làm, cùng các biện pháp bảo mật được áp dụng để bảo vệ dữ liệu của bạn.
Các tính năng chính:
- Tracking chính xác cao: Mailsuite sử dụng công nghệ được cấp bằng sáng chế để cung cấp các số liệu tracking chính xác mà không làm phóng đại dữ liệu của bạn. Ví dụ, nó tự động tắt tracking khi bạn gửi email cho chính mình, đảm bảo các số liệu tương tác phản ánh đúng những tương tác thực sự.
- Tracking email không giới hạn: Add-in Mailsuite cho phép bạn tracking số lượt mở email không giới hạn trong Outlook.
- Dữ liệu mở email theo thời gian thực: Luôn cập nhật thông tin về việc giao tiếp qua email của bạn nhờ tracking theo thời gian thực. Điều này giúp bạn theo dõi vào đúng thời điểm thích hợp nhất, cải thiện chiến lược giao tiếp của bạn.
- Tuân thủ GDPR: Mailsuite tuân thủ đầy đủ GDPR, đảm bảo dữ liệu của bạn được xử lý theo các quy định bảo vệ dữ liệu nghiêm ngặt của Liên minh Châu Âu.
Các tính năng bảo mật và quyền riêng tư:
- Được Google kiểm tra: Mailsuite trải qua đánh giá kiểm tra bảo mật hàng năm do Google thực hiện, đảm bảo tuân thủ các tiêu chuẩn bảo mật cao nhất.
- Quyền riêng tư dữ liệu: Mailsuite không bao giờ truy cập hay bán nội dung email của bạn. Nội dung email của bạn không được lưu trữ trên máy chủ của chúng tôi, vì vậy không có rủi ro bị truy cập trái phép.
- Đối tác Google Cloud: Là đối tác chính thức của Google Cloud, Mailsuite được hưởng lợi từ các giao thức bảo mật và hạ tầng vững chắc.
- Chứng nhận ISO 27001: Mailsuite được chứng nhận về Quản lý An toàn Thông tin, thể hiện cam kết bảo vệ dữ liệu người dùng.
- Lưu trữ dữ liệu: Toàn bộ dữ liệu vận hành được lưu trữ và xử lý trong một cloud riêng ảo do Amazon Web Services (AWS) lưu trữ tại Ireland, đảm bảo việc quản lý dữ liệu an toàn và tuân thủ quy định.
- Mã hóa nâng cao 256-bit: Toàn bộ dữ liệu được Mailsuite xử lý đều được mã hóa bằng AES-256, một trong những phương pháp mã hóa mạnh nhất hiện có.
Bằng cách kết hợp các tính năng tracking tiên tiến với các biện pháp bảo mật hàng đầu, Mailsuite cho Outlook mang đến một giải pháp đáng tin cậy và an toàn để quản lý việc giao tiếp qua email của bạn.
Khi nào nên dùng Mailsuite trong Outlook
Có nhiều tình huống mà Mailsuite trở nên vô cùng hữu ích.
- Tiếp cận khách hàng bán hàng: Tập trung xây dựng quan hệ và đưa ra quyết định tốt nhất để theo dõi khách hàng.
- Cập nhật dự án: Đảm bảo các thành viên trong nhóm và khách hàng đã đọc những cập nhật quan trọng – không bao giờ lỡ hạn nữa.
- Lời mời sự kiện: Xem ai đã xem lời mời của bạn và theo dõi những người chưa phản hồi.
- Hỗ trợ khách hàng: Xác nhận email hỗ trợ đã được đọc để đảm bảo dịch vụ kịp thời và hiệu quả.
- Giao tiếp nội bộ: Tracking các email quan trọng để đảm bảo các thành viên trong nhóm luôn được cập nhật thông tin.
- Giao tiếp với đối tác và các bên liên quan: Quản lý quan hệ bằng cách biết khi nào email của bạn được đọc.
Câu hỏi thường gặp về Mailsuite cho Outlook
1. Sự khác biệt giữa Add-in, Extension và Add-on của Mailsuite là gì?
Mailsuite cung cấp các công cụ khác nhau tùy theo nhu cầu của bạn:
- Tiện ích (Extension) trên trình duyệt của Mailsuite: Phiên bản này được cài đặt trên trình duyệt Chrome và dùng để tracking các email gửi từ máy tính của bạn qua Gmail. Nó bao gồm đầy đủ các tính năng có trong gói Mailsuite của bạn và hoạt động liền mạch trong giao diện web của Gmail. Tracking được kích hoạt theo mặc định.
- Tiện ích bổ sung (Add-on) trên di động của Mailsuite: Được thiết kế cho ứng dụng Gmail trên điện thoại, tiện ích bổ sung trên di động cho phép bạn tracking lượt mở email và xem lịch sử tracking. Tuy nhiên, nó có ít tính năng hơn so với tiện ích trên trình duyệt và yêu cầu bạn phải cài tiện ích đó trên máy tính.
- Add-in Outlook của Mailsuite: Add-in này được thiết kế riêng cho người dùng Outlook, giúp tracking email ngay trong ứng dụng Outlook.
2. Tracking email của Mailsuite chính xác và đáng tin cậy đến mức nào?
Tracking email của Mailsuite được thiết kế để có độ chính xác và độ tin cậy cao, cung cấp thông báo theo thời gian thực khi email của bạn được mở. Tuy nhiên, có hai yếu tố chính có thể ảnh hưởng đến độ chính xác và độ tin cậy của tracking:
-
Email gửi cho chính mình hoặc được mở trên cùng một máy tính:
Nếu bạn gửi email cho chính mình hoặc mở email đó trên cùng một máy tính, tracking có thể không hoạt động chính xác. Mailsuite không được thiết kế để tracking email trong những trường hợp này, vì vậy bạn nên tránh kiểm tra dịch vụ theo cách này để đảm bảo kết quả chính xác nhất.
-
Hình ảnh bị chặn trong ứng dụng email:
Trong một số trường hợp, email hoặc tài liệu được tracking có thể đã được mở, nhưng tracking không ghi nhận hành động này. Điều này có thể xảy ra khi một số ứng dụng email chặn hình ảnh theo mặc định, do Mailsuite sử dụng một pixel tracking nhỏ được nhúng trong email hoặc tài liệu. Đây là hạn chế chung của mọi công cụ email marketing, vì tracking phụ thuộc vào việc pixel đó được tải lên.
3. Vì sao Mailsuite tốt hơn các công cụ tracking email khác cho Outlook?
Mailsuite tích hợp liền mạch với Outlook thông qua add-in của mình, cho phép người dùng gửi email được tracking trực tiếp và truy cập dữ liệu tracking ngay trong Outlook.
4. Mailsuite cho Outlook có yêu cầu thiết lập đặc biệt hoặc công cụ bổ sung nào không?
Không cần thiết lập đặc biệt nào ngoài việc cài đặt Add-in Outlook của Mailsuite. Sau khi cài đặt và kết nối với tài khoản Outlook của bạn, nó sẽ hoạt động trực tiếp với Outlook, cho phép bạn tracking email trong Outlook mà không cần thêm công cụ hay phần mềm nào khác.
Quyền riêng tư, an toàn và kiểm tra bảo mật
Mailsuite coi trọng quyền riêng tư của bạn. Mailsuite xử lý dữ liệu cá nhân tuân thủ GDPR, luật bảo mật và quyền riêng tư nghiêm ngặt nhất trên thế giới. Ngoài ra, Mailsuite còn trải qua kiểm tra bảo mật hàng năm do Google thực hiện để đảm bảo mức độ an toàn tối ưu.
Bằng cách tích hợp Mailsuite vào Outlook, bạn sẽ có được những thông tin giá trị về việc giao tiếp qua email của mình. Cài đặt Mailsuite cho Outlook ngay hôm nay để nâng hiệu quả email của bạn lên một tầm cao mới.