電子簽名越來越普遍，因為取得電子簽名比手寫簽名更快、需要的資源和時間更少、成本也更低，而且電子簽名可以像手寫簽名一樣具有法律約束力。事實上，在某些情況下，電子簽名甚至更安全，因為它們較不容易被偽造。
在本文中，你將了解電子簽名到底是什麼、電子簽名需要符合哪些條件才具有法律約束力、Mailsuite的電子簽名如何運作，以及哪些類型的檔案可以（或不可以）使用電子簽名。
什麼是電子簽名？
根據美國《全球及全國商務電子簽名法》（ESIGN Act）以及《統一電子交易法》（UETA），電子簽名的定義為「附加於記錄或在邏輯上與記錄相關聯，並由某人執行或採用，意圖簽署該記錄的任何電子聲音、符號或程序」。
換句話說，電子簽名有許多不同的形式，從在網站上勾選「我同意」的方框，到在行動裝置上用手指簽名，或是輸入PIN碼，甚至使用像Mailsuite這樣更完善的電子簽名解決方案，都屬於電子簽名。
電子簽名具有法律約束力所需符合的條件
合法電子簽名的要求會因司法管轄區而異，有時也會因產業而有所不同。在本文中，我們將以美國為例，說明電子簽名必須符合的四項主要條件，才能被視為有效：
- 展現簽署意圖：只有當各方都有意簽署相關檔案時，電子簽名才有效。
- 展現以電子方式進行交易的同意：各方都必須同意以電子方式簽署。在企業對企業的往來中，取得同意的方式有很多種，但以書面形式取得同意始終是最安全的做法。若要取得個人消費者的同意，則有更嚴格的規定，因此請務必查閱當地法規，以確保正確取得同意。
- 將簽名與檔案建立關聯：各方用於電子簽署檔案的軟體或工具，必須建立一份記錄，顯示簽名是如何產生的。這可以是加入檔案中的文字或圖像，用以證明該檔案是以電子方式簽署的。
- 允許保存記錄：各方都必須能夠保留並準確地重現已簽署記錄的副本。
Mailsuite的電子簽名功能符合這些條件，你將在下一節中看到詳細說明。
Mailsuite的電子簽名如何運作
Mailsuite讓寄送待簽署檔案以及簽署檔案都變得非常簡單。簡單來說，寄件人透過Mailsuite在電子郵件中附上待簽署的檔案，然後照常寄送郵件即可。收件人只要在收到的郵件中點擊按鈕，即表示同意以電子方式簽署，接著依照提示完成檔案的簽署。
一旦收件人確認簽名，已簽署檔案的副本就會以電子郵件寄送給寄件人和收件人雙方，並提供完整的稽核記錄。你可以在這篇教學中看到寄送待簽署檔案的完整流程。
你可以使用Mailsuite的簽名稽核記錄資料來驗證檔案上的簽名。稽核記錄包含：
- 寄件人與收件人的姓名及電子郵件地址
- 私人檔案ID與安全驗證碼
- 簽署狀態（檔案名稱、簽署人以及簽署時間）
- 證據記錄（IP位址、存取日期、使用裝置以及採取的動作）
使用Mailsuite，寄送待簽署檔案以及簽署檔案的流程都十分簡單，只需幾秒鐘即可完成，而且完全符合前一節列出的所有條件。
哪些類型的檔案可以電子簽署？
在世界各地，電子簽名都可以合法用於各種商業檔案。不過，務必確認電子簽名在你的特定情況下是否合法，尤其是在你所在的營業國家和產業中。以下是一些通常可以接受電子簽名的檔案範例：
- 人力資源：工作邀約信、工作合約、員工政策更新
- 保密協議（NDA）
- 企業對企業（B2B）：提案或報價請求、銷售合約、主服務協議（MSA）、採購訂單以及工作說明書
- 不動產及其他財產：財產所有權轉移、租約以及房貸檔案
- 銀行與金融：銀行帳戶檔案、貸款協議、保險投保申請以及保險理賠
哪些類型的檔案不可以電子簽署？
雖然許多日常商業檔案都可以使用電子簽名，但總有例外。再次提醒，請務必確認在你的特定情況下，哪些類型的檔案可以合法以電子方式簽署。以下是在美國不可以電子簽署的檔案範例：
- 法院檔案：離婚相關法規及家庭法檔案、遺囑及信託、法院命令以及其他正式法院檔案
- 取消及違約通知：公用事業服務的取消通知、違約通知、主要住所的抵押品贖回權喪失或驅逐通知、健康或人壽保險的終止通知
- 健康與安全：產品召回通知、運輸危險物品所需的許可證及其他檔案
深入了解如何使用Mailsuite追蹤及簽署檔案：
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最後更新日期：2025年1月14日