Fallback-Text für Mail Merge

Mit Mailsuite kannst du ganz einfach personalisierte E-Mails an eine Gruppe von Personen senden – mit Mail Merge. Um deine Nachricht zu personalisieren, fügst du Platzhalter (auch Merge-Tags genannt) dort ein, wo die persönlichen Daten deiner Empfänger importiert werden sollen. Die häufigsten Merge-Tags sind Vorname, Nachname, Standort, Jobtitel und mehr.

Um Empfängerdaten in dein Mail Merge mit Mailsuite zu importieren, kannst du Google Sheets verwenden oder Mailsuite-Listen. Es kann aber vorkommen, dass dir nicht alle relevanten Informationen zu einem Empfänger vorliegen oder dass beim Importieren deiner Mail-Merge-Daten ein Fehler auftritt.

In diesem Fall fügt Mailsuite für die betroffenen Empfänger automatisch einen Fallback-Text ein. Ein Fallback-Text ist ein Text, den Mail Merge in deine E-Mail einfügt, wenn es für einen bestimmten Empfänger keinen Wert findet.

So funktioniert der Fallback-Text für Mail Merge

Sobald du eine Mailsuite-Kampagne erstellt hast, schreibe deine E-Mail und füge den Merge-Tag ein, den du verwenden möchtest. Für jeden Merge-Tag kannst du einen Fallback-Text festlegen, indem du ihn manuell hinter dem Merge-Tag einträgst.

Nehmen wir zum Beispiel die Variable {{name}}:

Füge einen senkrechten Strich („|“) ein und schreibe danach den gewünschten Fallback-Text:

Wenn du die Kampagne versendest, erhalten Empfänger ohne {{name}} eine E-Mail mit dem Fallback-Text statt einer Leerstelle.

Ein Empfänger mit dem {{name}}-Wert Charles erhält zum Beispiel eine E-Mail mit dieser Begrüßung:

Ein Empfänger ohne {{name}}-Wert wird dagegen so begrüßt:

Wenn in der Tabelle für einen Empfänger kein Wert steht und du keinen Fallback-Text festlegst, wird stattdessen eine Leerstelle in die E-Mail eingefügt. Das solltest du vermeiden, denn eine Leerstelle kann deine E-Mail unprofessionell oder sogar wie Spam wirken lassen. Im Mailsuite-Blog erfährst du mehr über Best Practices für die E-Mail-Zustellbarkeit.