Mail Merge: So nutzt du es mit Google Sheets

So versendest du einen Mail Merge mit den Kampagnen von Mailsuite

Mit den Mailsuite-Kampagnen kannst du Massen-E-Mails personalisieren, sodass sich jeder Empfänger fühlt, als wäre die Nachricht extra für ihn geschrieben worden. Das ist super für Newsletter, Marketingkampagnen oder immer dann, wenn du viele Leute auf einmal anschreiben, aber trotzdem persönlich bleiben möchtest. Das Beste daran? Du kannst die Personalisierung direkt über Google Sheets verwalten.

So geht's:

1) Verfasse zuerst eine neue Nachricht in Gmail. Sobald sich das Nachrichtenfenster öffnet, klick auf die Option Kampagne, um deinen Mail Merge einzurichten.

2) Klick auf Empfänger importieren.

3) Es öffnet sich ein Pop-up-Fenster, in dem du den Tab „Aus Google Sheets“ auswählst. Hier kannst du die Google-Tabelle auswählen, die deine Kontaktdaten enthält. Falls du noch keine hast, führt dich Mailsuite durch die Erstellung einer neuen Tabelle.

4) Wähle im Pop-up den Tab „Aus Google Sheets“ aus. Wähle dann die Google-Tabelle aus, aus der du Daten importieren möchtest. Wenn du noch keine Google-Tabelle zum Importieren hast, musst du zuerst eine mit deinen Kontaktdaten erstellen, bevor du mit den nächsten Schritten weitermachst.

Achte darauf, dass deine Google-Tabelle Folgendes erfüllt:

• Spaltenüberschriften: Deine Google-Tabelle braucht Spaltenüberschriften. Eine davon muss „Email“ heißen.
• Keine leeren Zellen: Stell sicher, dass zwischen deinen Daten keine leeren Zeilen oder Spalten liegen.
• Vollständige E-Mail-Adressen: Jede Zelle in der Spalte „Email“ sollte eine korrekt formatierte E-Mail-Adresse enthalten (z. B. john@example.com). Mailsuite warnt dich, falls Adressen ungültig sind.
• Füge eine Spalte „Name“ hinzu, um die Empfänger zu identifizieren: Wenn du keine Spalte „Name“ einfügst, wird nur die E-Mail-Adresse verwendet. Übrigens: Der Empfänger sieht auch den Namen, den du ihm in der Spalte „Name“ gibst.
• Alle Daten nur im ersten Tab: Wenn deine Tabelle mehrere Tabs hat, importiert Mailsuite nur die Daten aus dem ersten Tab.

Gute und schlechte Beispiele für Google-Tabellen zum Importieren

Hier siehst du ein Beispiel für eine gute und eine schlechte Google-Tabelle zum Importieren von Kontakten in deine Kampagne.

<👍Gutes Beispiel>

<👎Schlechtes Beispiel>

Screenshot

Wenn es Probleme mit den E-Mail-Adressen gibt, zeigt dir Mailsuite die genauen Zellen an, die du korrigieren musst, bevor du weitermachen kannst.

5) Sobald deine Google-Tabelle bereit ist, klick auf Daten importieren, um die Kontakte als Empfänger zu deiner Kampagne hinzuzufügen.

Beachte dabei:

• Nach dem Import kannst du Empfänger nicht mehr manuell hinzufügen oder löschen.
• Zusätzliche Zeilen, die du der Google-Tabelle hinzufügst, nachdem du sie in Gmail importiert hast, werden nicht in die aktuelle Kampagne aufgenommen.
• Es werden nur die Daten der ersten 26 Spalten der Tabelle importiert.
• Neue Variablen, die beim Import deiner Google-Tabelle noch nicht vorhanden waren, werden nicht in die aktuelle Kampagne aufgenommen.
• Änderungen an den E-Mail-Adressen in der Tabelle werden nur übernommen, wenn du den Import erneut durchführst.

Im Feld „Empfänger“ zeigt Mailsuite eine Zusammenfassung wie „X Empfänger (aus Tabelle/Liste)“ an. Wenn du auf diese Zusammenfassung klickst, siehst du, welche Tabelle oder Liste verwendet wird.

6) Klick auf Feld hinzufügen und wähle die passende Spalte aus deiner Google-Tabelle aus, um deine E-Mail zu personalisieren. Dadurch wird ein Platzhalter eingefügt, an dessen Stelle später der personalisierte Inhalt erscheint. Du kannst den Platzhalter in deiner E-Mail frei verschieben und ihn sogar in die Betreffzeile einfügen.

Wenn in der Google-Tabelle für ein bestimmtes Feld keine Daten vorhanden sind, lässt Mailsuite entweder eine Lücke oder fügt einen Ersatztext ein.

Du kannst auch Links als Werte verwenden und so personalisierte Links mit Tracking in deine E-Mails einbauen.

7) Wenn deine E-Mail fertig ist, klick auf Weiter, um zum nächsten Schritt zu gelangen. Falls bei manchen Kontakten Daten fehlen, gibt dir Mailsuite Bescheid, damit du sie anpassen kannst. Außerdem kannst du einen Abmelde-Link in deine E-Mails einfügen und die Benachrichtigungseinstellungen der Kampagne konfigurieren. Bevor du die Kampagne versendest, kannst du dir eine Vorschau-E-Mail schicken, festlegen, wann die Kampagne rausgehen soll, oder sie direkt senden.

Wichtige Hinweise

• Mail Merge aktivieren: Wenn du Mail Merge zum ersten Mal mit Google Sheets nutzt, bittet dich Mailsuite möglicherweise, das Feature zu aktivieren und zusätzliche Berechtigungen zu erteilen.
  
• Daten in deiner Google-Tabelle ändern: Wenn du E-Mail-Adressen oder andere Daten der Google-Tabelle änderst, musst du noch einmal von vorn anfangen und die Google-Tabelle erneut in deine Mailsuite-Kampagne in Gmail importieren.
  
• Zugriff auf Listen: Wenn du auf dem Bildschirm zum Importieren von Kontakten die Option „Freigegebene Dokumente einbeziehen“ aktivierst, kannst du auf Listen zugreifen, die andere in deinem Google Drive mit dir geteilt haben.

• Du kannst Kontakte auch aus den Kontaktlisten von Mailsuite importieren, indem du auf dem Bildschirm zum Importieren von Kontakten „Aus Listen“ auswählst.
  

Weiterführende Artikel: Mehr zum Mail Merge von Mailsuite

1. [ADVANCED] Mail Merge: So nutzt du ihn mit Mailtrack-Listen
   Erfahre, wie du Mailtrack-Listen nutzt, um personalisierte E-Mail-Kampagnen zu versenden.
2. Mail-Merge-Fehler und ihre Lösungen
   Lerne die häufigsten Mail-Merge-Fehler kennen und erfahre, wie du sie behebst, damit dein E-Mail-Versand reibungslos läuft.
3. [ADVANCED] Ersatztext für Mail Merge
   Erfahre, wie du den Ersatztext für Mail Merges einrichtest. Dieser Text wird automatisch in deine E-Mail eingefügt, wenn in der Google-Tabelle für einen Empfänger ein Wert fehlt.