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Cómo enviar un mail merge con las campañas de Mailsuite
Las campañas de Mailsuite te permiten personalizar emails masivos para que cada destinatario sienta que el mensaje se ha escrito para él. Es especialmente útil para newsletters, campañas de marketing o cualquier situación en la que necesites llegar a mucha gente a la vez sin perder el toque personal. Y puedes gestionar esta personalización directamente desde Google Sheets. Así se hace:
- En Gmail, haz clic en Redactar. En la ventana del nuevo mensaje, haz clic en Campaña, junto a Cc Cco.
- Haz clic en Importar destinatarios.
- En la ventana Importar destinatarios se abre la pestaña Desde Google Sheets. Si es la primera vez, haz clic en Activar para dar permiso a Mailsuite para acceder a tus hojas de cálculo.
- Selecciona la hoja de Google Sheets con los datos de tus contactos. Marca Incluir documentos compartidos para ver también las hojas que otras personas han compartido contigo en Google Drive. Si todavía no tienes una hoja con tus contactos, créala antes de continuar.
Asegúrate de que tu hoja de Google Sheets tenga:
- Encabezados de columna: uno de los encabezados debe llamarse "Email".
- Ninguna celda en blanco: no debe haber filas ni columnas vacías entre tus datos.
- Direcciones de email completas: cada celda de la columna Email debe tener una dirección de email con el formato correcto (por ejemplo, john@example.com).
- Una columna "Name" para identificar a los destinatarios: si no incluyes una columna "Name", solo se usará la dirección de email. Los destinatarios también verán el nombre que les pongas en la columna "Name".
- Todos los datos en la primera pestaña: si tu hoja tiene varias pestañas, Mailsuite solo importa los datos de la primera.
Ejemplos de hojas de Google Sheets buenas y malas para importar
Estos son ejemplos de una hoja buena y una mala para importar contactos a tu campaña.
👍 Ejemplo bueno:
👎 Ejemplo malo:
Si algunas filas no tienen dirección de email o es incorrecta, Mailsuite te avisará para que las corrijas en tu hoja y vuelvas a intentarlo.
- Selecciona tu hoja y haz clic en Importar datos.
- En la vista previa de la importación, comprueba que Mailsuite ha encontrado la columna con las direcciones de email de tus destinatarios y que los datos son correctos. Después, vuelve a hacer clic en Importar datos para añadir los contactos a tu campaña como destinatarios.
Ten en cuenta que:
- Después de importar no puedes añadir ni quitar destinatarios a mano.
- Las filas que añadas a la hoja después de importarla no se incluirán en la campaña actual.
- Solo se importan los datos de las primeras 26 columnas de la hoja.
- Las columnas nuevas que no estaban cuando importaste la hoja no se incluirán en la campaña actual.
- Los cambios en las direcciones de email de la hoja no se aplicarán a menos que la vuelvas a importar.
En el campo Destinatarios verás un resumen como 4 recipients (from a Google Sheets). Haz clic en el resumen para abrir la hoja que estás usando.
- Haz clic en Añadir campo y selecciona la columna de tu hoja que quieres usar para personalizar el email. Así se inserta una etiqueta como {{name}} donde aparecerá el contenido personalizado. Puedes mover la etiqueta a cualquier parte del email, incluido el asunto.
Si la hoja no tiene datos para un campo, Mailsuite dejará un espacio en blanco o insertará un texto alternativo. También puedes usar enlaces como valores para añadir enlaces con tracking personalizados a tus emails. - Cuando tu email esté listo, haz clic en Continuar. Si faltan datos de algunos contactos, Mailsuite te avisará. En la ventana Campaña de Mailsuite puedes incluir un enlace para darse de baja, elegir las notificaciones de la campaña en Configuración avanzada, enviarte una vista previa, programar la campaña o enviarla ahora.
Notas importantes
- Cambios en los datos de tu hoja: si cambias las direcciones de email u otros datos de tu hoja, empieza de nuevo y vuelve a importar la hoja en tu campaña de Gmail.
- Otras formas de importar destinatarios: en la ventana Importar destinatarios también puedes hacer clic en Importar CSV para subir un archivo CSV, o en Desde Listas para usar tus Listas de Mailsuite.
Lecturas relacionadas: más información sobre el mail merge de Mailsuite
- Mail Merge: cómo usarlo con las Listas de Mailsuite: aprende a usar tus Listas para enviar campañas de email personalizadas.
- Mail merge: errores y soluciones: descubre los errores más habituales del mail merge y cómo solucionarlos.
- Texto alternativo (fallback) para mail merge: configura un texto que se añade a tu email cuando falta un valor para un destinatario.
- MyCRM: gestiona tus contactos, listas y etiquetas en Mailsuite: ten tus contactos, listas y etiquetas en un solo lugar.