Mail Merge: cómo usarlo con Google Sheets

Cómo enviar un Mail Merge con las Campañas de Mailsuite

Las Campañas de Mailsuite te permiten personalizar emails masivos para que cada destinatario sienta que el mensaje se escribió solo para él. Es muy útil para newsletters, campañas de marketing o cualquier situación en la que necesites escribir a mucha gente a la vez sin perder el toque personal. ¿Lo mejor? Puedes gestionar esta personalización directamente desde Google Sheets.

Así se hace:

1) Empieza redactando un mensaje nuevo en Gmail. Cuando se abra la ventana del mensaje, haz clic en la opción Campaña para empezar a configurar tu Mail Merge.

2) Haz clic en Importar destinatarios.

3) Se abrirá una ventana emergente donde tienes que elegir la pestaña "Desde Google Sheets". Aquí puedes seleccionar la hoja de Google que contiene los datos de tus contactos. Si no tienes ninguna lista, Mailsuite te guiará para crear una nueva.

4) En la ventana emergente, selecciona la pestaña Desde Google Sheets. Luego elige la hoja de Google desde la que quieres importar los datos. Si no tienes ninguna hoja de Google para importar, tendrás que crear una con los datos de tus contactos antes de seguir con los siguientes pasos.

Asegúrate de que tu hoja de Google cumple estos requisitos:

• Encabezados de columna: tu hoja de Google debe tener encabezados de columna. Uno de ellos tiene que llamarse "Email".
• Sin celdas en blanco: comprueba que no haya filas ni columnas vacías entre tus datos.
• Direcciones de email completas: todas las celdas de la columna Email deben contener una dirección con el formato correcto (por ejemplo, john@example.com). Mailsuite te avisará si alguna dirección no es válida.
• Añade una columna "Nombre" para identificar a los destinatarios: si no incluyes una columna "Nombre", solo se usará la dirección de email. Ojo: el destinatario también verá el nombre que pongas en la columna "Nombre".
• Todos los datos solo en la primera pestaña: si tu hoja tiene varias pestañas, Mailsuite solo importará los datos de la primera.

Ejemplos buenos y malos de hojas de Google para importar

Aquí tienes un ejemplo de una buena hoja de cálculo de Google y otro de una mala para importar contactos a tu campaña.

<👍Buen ejemplo>

<👎Mal ejemplo>

Captura de pantalla

Si hay algún problema con las direcciones de email, Mailsuite te indicará qué celdas tienes que corregir antes de poder continuar.

5) Cuando tu hoja de Google esté lista, haz clic en Importar datos para añadir los contactos a tu campaña como destinatarios.

Ten en cuenta que:

• No puedes añadir ni eliminar destinatarios manualmente después de importar.
• Las filas extra que añadas a la hoja de Google después de importarla en Gmail no se incluirán en la campaña actual.
• Solo se importarán los datos de las primeras 26 columnas de la hoja.
• Las variables nuevas que no estuvieran en tu hoja de Google cuando la importaste no se incluirán en la campaña actual.
• Los cambios en las direcciones de email de la hoja no se reflejarán a menos que repitas la importación.

En el campo Destinatarios, Mailsuite mostrará un resumen como "X destinatarios (de Hoja de cálculo/Lista)". Puedes hacer clic en este resumen para ver la hoja de cálculo o la lista que se está usando.

6) Haz clic en Añadir campo y selecciona la columna de tu hoja de Google que quieras usar para personalizar el email. Se insertará una etiqueta en el punto donde aparecerá el contenido personalizado. Puedes mover esa etiqueta por tu email, e incluso ponerla en el asunto.

Si en la hoja de Google no hay datos para un campo concreto, Mailsuite dejará un espacio en blanco o insertará un texto alternativo.

También puedes usar enlaces como valores, y así incluir enlaces personalizados con tracking en tus emails.

7) Cuando tu email esté listo, haz clic en Continuar para pasar al siguiente paso. Si faltan datos de algunos contactos, Mailsuite te avisará para que puedas corregirlos. Además, puedes incluir un enlace para darse de baja en tus emails y configurar los ajustes de notificaciones de la campaña. Antes de enviarla, puedes mandarte un email de prueba, programar cuándo quieres que salga la campaña o enviarla ahora mismo.

Notas importantes

• Activar el Mail Merge: si es la primera vez que usas el Mail Merge con Google Sheets, es posible que Mailsuite te pida activar la función y conceder permisos adicionales.
  
• Cambiar los datos de tu hoja de Google: si cambias las direcciones de email u otros datos de la hoja de Google, tendrás que empezar desde el principio y volver a importar la hoja en tu Campaña de Mailsuite en Gmail.
  
• Acceso a las listas: si marcas la opción 'Incluir documentos compartidos' en la pantalla de importación de contactos, podrás acceder a las listas que otras personas hayan compartido contigo en Google Drive.

• También puedes importar contactos desde las listas de contactos de Mailsuite seleccionando 'Desde listas' en la pantalla de importación de contactos.
  

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