לפי התקנה הכללית להגנת מידע (GDPר GDPR), האחראי לעיבוד נתונים מוגדר כגורם שקובע את מטרות עיבוד הנתונים האישיים ואת האמצעים לביצועו. מבחינה זו, המשתמש ב-Mailsuite הוא האחראי לעיבוד הנתונים האישיים הקשורים לתקשורת עם נמענים שנשלחת באמצעות השירותים. הסיבה לכך היא שהמשתמש הוא מי שמחליט על האלמנטים המרכזיים של העיבוד, כגון סוג הנתונים שנאספים, הבסיס החוקי לעיבודם או משך הזמן שבו הנתונים יישמרו.
תפקיד זה מטיל על המשתמש כמה חובות בנוגע לעיבוד הנתונים האישיים הללו, כדי להבטיח עמידה בדרישות ה-GDPR, כגון:
- המשתמש חייב להבטיח שהנתונים האישיים מעובדים באופן חוקי, הוגן ושקוף. משמעות הדבר היא ליידע את הנמענים על עיבוד הנתונים שלהם באמצעות השירות (למשל, נתוני מעקב אימיילים), וכן לזהות ולתעד את הבסיס החוקי המתאים לעיבוד, כגון הסכמה, הכרח חוזי או אינטרס לגיטימי.
- המשתמש, בתור האחראי לעיבוד, חייב להשיב לפניות מנמענים שמממשים את זכויותיהם בנוגע לנתונים האישיים שלהם המעובדים באמצעות השירותים. זה כולל את הזכות לגשת לנתונים שלהם, לתקן חוסר דיוק, למחוק נתונים (הזכות להישכח), להגביל את העיבוד, ואת הזכות לניידות נתונים. על המשתמש להחזיק בתהליכים מסודרים לטיפול בפניות אלו בזמן סביר.
Mailsuite, בתור מעבד נתונים לפי ה-GDPR, מחויבת לעזור למשתמשיה לעמוד בחובותיהם כאחראים לעיבוד. לכן, במקרה של קבלת פנייה מנמען, Mailsuite תעביר אותה באופן מיידי למשתמש המתאים. מידע נוסף על ניהול זכויות הנמענים עם Mailsuite.