משתמשי Mailsuite, בתור בעלי השליטה בנתונים, אחראים על עיבוד הנתונים האישיים של נמעני האימיילים הנשלחים דרך השירותים שלנו, בהתאם לתקנות הגנת המידע החלות. זה כולל ניהול הזכויות של הנמענים ביחס לנתונים האישיים שלהם. Mailsuite, בתור מעבד הנתונים, מתחייבת לסייע למשתמשים במילוי חובות אלו.
1. בסיס משפטי לעיבוד נתונים אישיים
כדי לעבד נתונים אישיים של נמענים (למשל, נתוני מעקב אימיילים), נדרש בסיס משפטי. הבסיס המשפטי הנפוץ ביותר לסוג זה של עיבוד הוא הסכמה. בהקשר זה, שימו לב ש-Mailsuite מציעה תכונה המאפשרת למשתמשים לשלוח אימייל של "בקשת הסכמה" לנמענים כדי לבקש את הסכמתם. למידע נוסף על שליחת בקשות הסכמה.
משתמשי Mailsuite, בתור בעלי השליטה בנתונים, הם האחראים לנהל את הבסיס המשפטי הרלוונטי לעיבוד הנתונים של נמעני האימיילים שלהם, בהתאם לנדרש.
שימו לב שהסכמה אינה הבסיס המשפטי היחיד לעיבוד נתונים אישיים, שכן קיימים בסיסים נוספים כמו קיום התחייבות חוזית, מילוי חובה משפטית או אינטרס לגיטימי. כמו כן, ברוב המקרים על המשתמש ליידע את נושא הנתונים אודות העיבוד; אך יש להעריך זאת על ידי משתמש Mailsuite לפי כל מקרה לגופו, בהתחשב במאפיינים הייחודיים של העיבוד וביחסים עם נמען האימייל. Mailsuite אינה בעמדה לספק כל הערכה בעניין זה.
2. הוכחת הסכמה או בסיס משפטי
בתור בעלי שליטה בנתונים לפי ה-GDPR, על המשתמשים לשמור רישומים המוכיחים את הבסיס המשפטי הרלוונטי לעיבוד נתוני הנמענים שלהם דרך השירותים שלנו, כמו ההסכמה. לשם כך, Mailsuite מספקת תכונה המאפשרת למשתמשיה לעקוב אחר ולתעד את הבסיס המשפטי או את מצב ההסכמה של כל אחד מהנמענים שלהם, על מנת להוכיח עמידה בדרישות ה-GDPR
3. הזכות למשוך הסכמה
בהתאם ל-GDPR, אם הבסיס המשפטי לעיבוד הנתונים הוא הסכמה, חובתו של המשתמש כבעל שליטה בנתונים היא לאפשר לנמענים למשוך את הסכמתם בקלות בכל עת. Mailsuite כוללת אוטומטית קישור להסרה בכל האימיילים כדי לסייע למשתמש למלא חובה זו. למידע נוסף על קישורי הסרה.
4. מחיקת נתונים אישיים
בתור בעל שליטה בנתונים לפי ה-GDPR, על המשתמש למלא בקשות למחיקת נתונים ללא עיכוב מיותר. Mailsuite מספקת מספר אפשרויות לסייע למשתמש במחיקת נתוני הנמענים. למידע נוסף על אופן מחיקת נתוני נמענים.