זמין בכל התוכניות: אפשר לעקוב אחרי עד 5 מסמכי PDF בתוכניות Free ו-Mailtrack, ומספר בלתי מוגבל של מסמכי PDF בתוכנית Mailsuite. הצגת התוכניות.- איך לעקוב אחרי מסמכי PDF
- אפשרויות שיתוף מאובטח
- יצירת מסמכי PDF לחתימה
- איך להפעיל/לכבות התראות PDF
- אנליטיקת PDF
- שאלות נפוצות על מסמכי PDF
איך לעקוב אחרי מסמכי PDF
1) ב-Gmail, לחצו על Compose כדי לפתוח אימייל חדש.
2) לחצו על כפתור Mailtrack Settings (לצד כפתור השליחה), ואז בחרו Document.
לחלופין, לחצו על כפתור Attach files (סמל אטב הנייר) ובחרו Add Document.
3) יופיע חלון קופץ עם אפשרויות להגדרת המסמך. תוכלו:
- להעלות את מסמך ה-PDF שברצונכם לעקוב אחריו
- לשנות את שם קישור הקובץ המצורף ולבחור את סוג הקישור (קישור, קישור עם סמל, כפתור)
- להמיר את ה-PDF למסמך שניתן לחתום עליו על ידי הנמען (שאלה נפוצה זו מסבירה איך)
- להחליט אם הנמען יכול להוריד את ה-PDF
- להחליט אם המסמך יכלול חותמת מים של 'סודי'
- להוסיף תאריך ושעת תפוגה כדי לבטל אוטומטית את גישת הנמען ל-PDF בזמן מסוים (לתשומת ליבכם: תאריך ושעת התפוגה מבוססים על אזור הזמן שהוגדר בחשבון Mailsuite שלכם)
4) המסמך יתווסף כקישור בגוף האימייל.
5) שלחו את האימייל.
תקבלו התראות שולחן עבודה והתראות באימייל שיודיעו לכם מתי הנמען פותח ו/או מוריד את ה-PDF ששלחתם (בתנאי שהתראות אלה מופעלות בהגדרות Mailsuite שלכם).
תוכלו לצפות במידע המעקב הזה על המסמך גם בתיקיית 'נשלח' שלכם, כאשר תעברו עם העכבר מעל סימני הווי הירוקים. המידע הזה זמין גם בלוח הבקרה של Mailtrack.
אם תרצו לדעת עוד על סוג המידע שמתקבל מהמעקב, בקרו בשאלה נפוצה זו.
אפשרויות שיתוף מאובטח
Mailsuite מציעה כמה דרכים לשלוח מסמכי PDF באופן מאובטח, כמו הפעלה/כיבוי של גישה להורדה, קביעת תאריכי תפוגה לגישה, והוספת חותמות מים.
לפרטים נוספים, קראו את המאמר הזה על שיתוף מאובטח של PDF.
יצירת מסמכי PDF לחתימה
באמצעות Mailsuite תוכלו להמיר בקלות מסמך PDF רגיל למסמך PDF לחתימה. כך הנמען יכול לחתום על המסמך במהירות ולהחזיר אותו אליכם.
לפרטים נוספים, קראו את המאמר הזה על יצירת מסמכים לחתימה.
איך להפעיל/לכבות התראות PDF
תוכלו לבחור לקבל התראות שולחן עבודה והתראות באימייל כאשר קובצי PDF נצפים או מורדים.
אפשר להפעיל או לכבות התראות אלה בהגדרות Mailtrack שלכם.
אנליטיקת PDF
אנליטיקת PDF מעניקה לכם תובנות על האופן שבו אנשים מתקשרים עם מסמכי ה-PDF שלכם.
תוכלו גם לקבל נתונים אנליטיים לפי עמוד, לכל אדם שאליו שלחתם מסמכים. באמצעות המידע הזה תוכלו ללמוד עוד על מעורבות הקהל שלכם עם קובצי ה-PDF, ולזהות איזה תוכן PDF שומר על תשומת הלב שלהם ואיזה לא.
תוכלו לצפות באנליטיקת PDF בלוח הבקרה של Mailtrack, כאשר תלחצו על הרשומה של אימייל מסוים.
עם אנליטיקת PDF תוכלו לראות:
- מתי מישהו צופה בקובץ PDF
- כמה זמן הם צפו בקובץ ה-PDF
- כמה עמודים הם צפו בהם
- מספרי העמודים המדויקים שבהם הם צפו
- אחוז המסמך שנצפה בסך הכול
- אם קובץ ה-PDF הורד
שאלות נפוצות על מסמכי PDF
האם אפשר לעקוב אחרי הורדות של כמה מסמכים באותו אימייל?
כן, אפשר לעקוב אחרי הורדות של יותר ממסמך אחד באימייל. עם זאת, יש להוסיף את המסמכים לאימייל אחד בכל פעם.
אילו סוגי קבצים אפשר לעקוב אחריהם?
כרגע רק קבצי PDF נתמכים.
האם Mailtrack יכולה לדעת אם קובץ PDF הועבר לאדם אחר?
Mailtrack לא יכולה לדעת אם קובץ PDF הועבר, או אם מישהו מלבד הנמען שלכם ניגש אליו. כל צפייה בקובץ PDF שנוצרה מאימייל שהועבר תיוחס לנמען המקורי של האימייל.
מה קורה אם אני עובר/ת מתוכנית Mailsuite לתוכנית נמוכה יותר?
אם תעברו מתוכנית Mailsuite, תחזרו למגבלה של 5 מסמכים ותאבדו את הגישה לנתוני המעקב של המסמכים שלכם.
המסמכים שעקבתם אחריהם יימחקו באופן מיידי כאשר תעברו לתוכנית נמוכה יותר.