Το Mailsuite σου διευκολύνει να στέλνεις προσωποποιημένα email σε μια ομάδα ανθρώπων χρησιμοποιώντας μια διαδικασία που ονομάζεται συγχώνευση αλληλογραφίας (mail merge). Για να προσωποποιήσεις το μήνυμά σου, προσθέτεις δεσμευτικά σύμβολα (γνωστά και ως ετικέτες συγχώνευσης) στα σημεία όπου θέλεις να εισαγάγεις τα προσωπικά στοιχεία των παραληπτών σου. Οι πιο συνηθισμένες ετικέτες συγχώνευσης περιλαμβάνουν το όνομα, το επώνυμο, την τοποθεσία, τον τίτλο εργασίας και άλλα.
Για να εισαγάγεις δεδομένα παραληπτών στη συγχώνευση αλληλογραφίας σου με το Mailsuite, μπορείς να χρησιμοποιήσεις το Google Sheets ή τα Mailsuite Lists. Ωστόσο, ίσως υπάρχουν περιπτώσεις όπου δεν έχεις όλες τις σχετικές πληροφορίες για έναν παραλήπτη ή προκύπτει σφάλμα κατά την εισαγωγή των δεδομένων συγχώνευσης αλληλογραφίας.
Όταν συμβαίνει αυτό, το Mailsuite προσθέτει αυτόματα ένα εναλλακτικό κείμενο για τους παραλήπτες που επηρεάζονται. Το εναλλακτικό κείμενο είναι ένα κείμενο που η συγχώνευση αλληλογραφίας προσθέτει στο email σου όταν δεν μπορεί να βρει μια τιμή για έναν συγκεκριμένο παραλήπτη.
Πώς λειτουργεί το εναλλακτικό κείμενο για τη συγχώνευση αλληλογραφίας
Μόλις δημιουργήσεις μια καμπάνια Mailsuite, γράψε το μήνυμα email σου και εισάγαγε την ετικέτα συγχώνευσης που θέλεις να χρησιμοποιήσεις. Μπορείς να ορίσεις ένα εναλλακτικό κείμενο για κάθε ετικέτα συγχώνευσης προσθέτοντάς το χειροκίνητα μετά την ετικέτα.
Για παράδειγμα, αν χρησιμοποιείς τη μεταβλητή {{name}}:
Μπορείς να προσθέσεις τον χαρακτήρα κάθετης γραμμής («|») και μετά να προσθέσεις το εναλλακτικό κείμενο που θέλεις μετά από αυτόν:
Όταν στείλεις την καμπάνια, οι παραλήπτες χωρίς τιμή {{name}} θα λάβουν ένα email με το εναλλακτικό κείμενο αντί για ένα κενό διάστημα.
Ένας παραλήπτης με την τιμή Charles στη μεταβλητή {{name}}, για παράδειγμα, θα λάβει ένα email με τον παρακάτω χαιρετισμό:
Ενώ ένας παραλήπτης που δεν έχει τιμή {{name}} θα χαιρετηθεί έτσι:
Αν δεν υπάρχει τιμή για έναν παραλήπτη στο υπολογιστικό φύλλο και δεν ορίσεις ένα εναλλακτικό κείμενο, θα προστεθεί στο email ένα κενό διάστημα. Είναι σημαντικό να το αποφύγεις αυτό, καθώς ένα κενό διάστημα μπορεί να κάνει το email σου να φαίνεται μη επαγγελματικό ή ακόμα και σαν spam. Δες το blog του Mailsuite για να μάθεις περισσότερα για τις καλές πρακτικές παραδοσιμότητας email.