Συγχώνευση αλληλογραφίας: Πώς να τη χρησιμοποιήσετε με το Google Sheets

Πλάνο Mailsuite. Η συγχώνευση αλληλογραφίας είναι διαθέσιμη με το πλάνο Mailsuite. Δες τα πλάνα

Πώς να στείλεις συγχώνευση αλληλογραφίας με τις καμπάνιες του Mailsuite

Οι καμπάνιες του Mailsuite σού επιτρέπουν να εξατομικεύεις μαζικά email, ώστε κάθε παραλήπτης να νιώθει ότι το μήνυμα γράφτηκε ειδικά για αυτόν. Είναι ιδιαίτερα χρήσιμο για newsletter, καμπάνιες μάρκετινγκ ή κάθε περίπτωση που θέλεις να απευθυνθείς σε πολλούς ταυτόχρονα, χωρίς να χάσεις την προσωπική πινελιά. Και μπορείς να διαχειριστείς την εξατομίκευση απευθείας από το Google Sheets. Δες πώς:

1. Στο Gmail, κάνε κλικ στη Σύνταξη. Στο παράθυρο του νέου μηνύματος, κάνε κλικ στην επιλογή Καμπάνια, δίπλα στα Κοιν. Κρυφή κοιν.
   
   
2. Κάνε κλικ στην Εισαγωγή παραληπτών.
   
   
3. Στο παράθυρο Εισαγωγή παραληπτών ανοίγει η καρτέλα Από Google Sheets. Αν είναι η πρώτη φορά, κάνε κλικ στην Ενεργοποίηση για να δώσεις στο Mailsuite άδεια πρόσβασης στα υπολογιστικά σου φύλλα.
   
   
4. Επίλεξε το φύλλο Google Sheets με τα στοιχεία των επαφών σου. Επίλεξε Συμπερίληψη κοινόχρηστων εγγράφων για να βλέπεις και τα φύλλα που έχουν μοιραστεί άλλοι μαζί σου στο Google Drive. Αν δεν έχεις ακόμα φύλλο με τις επαφές σου, δημιούργησέ το πριν συνεχίσεις.
   
   

Βεβαιώσου ότι το φύλλο σου στο Google Sheets έχει:

• Επικεφαλίδες στηλών: μία από τις επικεφαλίδες πρέπει να ονομάζεται "Email".
• Κανένα κενό κελί: δεν πρέπει να υπάρχουν κενές γραμμές ή στήλες ανάμεσα στα δεδομένα.
• Πλήρεις διευθύνσεις email: κάθε κελί της στήλης Email πρέπει να περιέχει μια σωστά γραμμένη διεύθυνση email (π.χ. john@example.com).
• Μια στήλη "Name" για την αναγνώριση των παραληπτών: αν δεν υπάρχει στήλη "Name", θα χρησιμοποιηθεί μόνο η διεύθυνση email. Οι παραλήπτες θα δουν και το όνομα που τους δίνεις στη στήλη "Name".
• Όλα τα δεδομένα στην πρώτη καρτέλα: αν το φύλλο έχει πολλές καρτέλες, το Mailsuite εισάγει δεδομένα μόνο από την πρώτη.

Καλά και κακά παραδείγματα φύλλων Google Sheets για εισαγωγή

Ακολουθούν ένα καλό και ένα κακό παράδειγμα φύλλου Google Sheets για εισαγωγή επαφών στην καμπάνια σου.

👍 Καλό παράδειγμα:

👎 Κακό παράδειγμα:

Αν σε κάποιες γραμμές λείπει η διεύθυνση email ή δεν είναι έγκυρη, το Mailsuite θα σε ειδοποιήσει για να τις διορθώσεις στο φύλλο και να δοκιμάσεις ξανά.

5. Επίλεξε το φύλλο σου και κάνε κλικ στην Εισαγωγή δεδομένων.
   
   
6. Στην προεπισκόπηση εισαγωγής, έλεγξε ότι το Mailsuite βρήκε τη στήλη με τις διευθύνσεις email των παραληπτών και ότι τα δεδομένα είναι σωστά. Μετά κάνε ξανά κλικ στην Εισαγωγή δεδομένων για να προσθέσεις τις επαφές στην καμπάνια ως παραλήπτες.
   
   

Έχε υπόψη ότι:

• Μετά την εισαγωγή δεν μπορείς να προσθέσεις ή να αφαιρέσεις παραλήπτες χειροκίνητα.
• Οι γραμμές που προσθέτεις στο φύλλο μετά την εισαγωγή δεν θα συμπεριληφθούν στην τρέχουσα καμπάνια.
• Εισάγονται μόνο τα δεδομένα από τις πρώτες 26 στήλες του φύλλου.
• Οι νέες στήλες που δεν υπήρχαν κατά την εισαγωγή δεν θα συμπεριληφθούν στην τρέχουσα καμπάνια.
• Οι αλλαγές στις διευθύνσεις email του φύλλου εφαρμόζονται μόνο αν το εισαγάγεις ξανά.

Στο πεδίο Παραλήπτες θα δεις μια σύνοψη όπως 4 recipients (from a Google Sheets). Κάνε κλικ στη σύνοψη για να ανοίξεις το φύλλο που χρησιμοποιείς.

7. Κάνε κλικ στην Προσθήκη πεδίου και επίλεξε τη στήλη του φύλλου που θέλεις να χρησιμοποιήσεις για να εξατομικεύσεις το email σου. Έτσι εισάγεται μια ετικέτα, όπως {{name}}, εκεί όπου θα εμφανιστεί το εξατομικευμένο περιεχόμενο. Μπορείς να μετακινήσεις την ετικέτα οπουδήποτε στο email, ακόμα και στο θέμα.
   
   Αν το φύλλο δεν έχει δεδομένα για ένα πεδίο, το Mailsuite θα αφήσει κενό ή θα προσθέσει εναλλακτικό κείμενο. Μπορείς επίσης να χρησιμοποιήσεις συνδέσμους ως τιμές για να προσθέσεις εξατομικευμένους συνδέσμους με tracking στα email σου.
8. Όταν το email σου είναι έτοιμο, κάνε κλικ στη Συνέχεια. Αν λείπουν δεδομένα για κάποιες επαφές, το Mailsuite θα σε ειδοποιήσει. Στο παράθυρο Καμπάνια Mailsuite μπορείς να προσθέσεις σύνδεσμο απεγγραφής, να επιλέξεις τις ειδοποιήσεις της καμπάνιας στις Ρυθμίσεις για προχωρημένους, να στείλεις στον εαυτό σου μια προεπισκόπηση, να προγραμματίσεις την καμπάνια ή να τη στείλεις τώρα.
   
   

Σημαντικές σημειώσεις

• Αλλαγή δεδομένων στο φύλλο σου: αν αλλάξεις διευθύνσεις email ή άλλα δεδομένα στο φύλλο, ξεκίνα από την αρχή και κάνε ξανά εισαγωγή του φύλλου στην καμπάνια σου στο Gmail.
• Άλλοι τρόποι εισαγωγής παραληπτών: στο παράθυρο Εισαγωγή παραληπτών μπορείς επίσης να κάνεις κλικ στην Εισαγωγή CSV για να ανεβάσεις αρχείο CSV ή στο Από λίστες για να χρησιμοποιήσεις τις Λίστες του Mailsuite.

Σχετικά άρθρα για τη συγχώνευση αλληλογραφίας στο Mailsuite

1. Συγχώνευση αλληλογραφίας: Πώς να τη χρησιμοποιήσεις με τις Λίστες του Mailsuite: μάθε πώς να χρησιμοποιείς τις Λίστες σου για εξατομικευμένες καμπάνιες email.
2. Mail merge: συνηθισμένα σφάλματα και λύσεις: τα πιο συνηθισμένα σφάλματα στη συγχώνευση αλληλογραφίας και πώς να τα λύσεις.
3. Εναλλακτικό κείμενο (fallback) για το Mail Merge: όρισε ένα κείμενο που προστίθεται στο email όταν λείπει μια τιμή για κάποιον παραλήπτη.
4. MyCRM: διαχειριστείτε τις επαφές, τις λίστες και τις ετικέτες σας στο Mailsuite: κράτα τις επαφές, τις λίστες και τις ετικέτες σου σε ένα μέρος.