Συγχώνευση αλληλογραφίας: Πώς να τη χρησιμοποιήσετε με το Google Sheets

Πώς να στείλετε μια συγχώνευση αλληλογραφίας χρησιμοποιώντας τις Καμπάνιες του Mailsuite

Οι Καμπάνιες του Mailsuite σας επιτρέπουν να εξατομικεύσετε μαζικά email, κάνοντας κάθε παραλήπτη να αισθάνεται ότι το μήνυμα δημιουργήθηκε ειδικά για αυτόν. Αυτό είναι ιδιαίτερα χρήσιμο για newsletters, καμπάνιες μάρκετινγκ ή οποιοδήποτε σενάριο όπου χρειάζεται να επικοινωνήσετε με πολλά άτομα ταυτόχρονα, διατηρώντας παρ' όλα αυτά μια προσωπική πινελιά. Και το καλύτερο; Μπορείτε να διαχειριστείτε αυτή την εξατομίκευση απευθείας μέσω του Google Sheets.

Δείτε πώς:

1) Ξεκινήστε συντάσσοντας ένα νέο μήνυμα στο Gmail. Μόλις ανοίξει το παράθυρο του μηνύματος, κάντε κλικ στην επιλογή Καμπάνια για να ξεκινήσετε τη ρύθμιση της συγχώνευσης αλληλογραφίας σας.

2) Κάντε κλικ στο Εισαγωγή παραληπτών.

3) Θα εμφανιστεί ένα αναδυόμενο παράθυρο που θα σας ζητήσει να επιλέξετε την καρτέλα με την ένδειξη «Από το Google Sheets». Εδώ μπορείτε να επιλέξετε το Google Sheet που περιέχει τα δεδομένα των επαφών σας. Αν δεν έχετε ένα έτοιμο, το Mailsuite θα σας καθοδηγήσει στη δημιουργία ενός νέου φύλλου.

4) Στο αναδυόμενο παράθυρο που εμφανίζεται, επιλέξτε την καρτέλα Από το Google Sheets. Στη συνέχεια, επιλέξτε το Google Sheet από το οποίο θέλετε να εισαγάγετε δεδομένα. Αν δεν έχετε κανένα Google Sheet για εισαγωγή, πρέπει να δημιουργήσετε ένα με τα δεδομένα των επαφών σας πριν προχωρήσετε στα επόμενα βήματα.

Βεβαιωθείτε ότι το Google Sheet σας έχει:

• Κεφαλίδες στηλών: Βεβαιωθείτε ότι το Google Sheet σας έχει κεφαλίδες στηλών. Μία από τις κεφαλίδες πρέπει να ονομάζεται «Email».
• Χωρίς κενά κελιά: Βεβαιωθείτε ότι δεν υπάρχουν κενές γραμμές ή στήλες ανάμεσα στα δεδομένα σας.
• Πλήρεις διευθύνσεις email: Κάθε κελί στη στήλη Email πρέπει να περιέχει μια σωστά μορφοποιημένη διεύθυνση email (π.χ., john@example.com). Το Mailsuite θα σας ειδοποιήσει αν κάποιες διευθύνσεις δεν είναι έγκυρες.
• Προσθέστε μια στήλη «Name» για να αναγνωρίζετε πιο εύκολα τους παραλήπτες: Αν δεν συμπεριλάβετε μια στήλη «Name», θα χρησιμοποιείται μόνο η διεύθυνση email. Για την ιστορία, ο παραλήπτης θα δει επίσης το όνομα που του δίνετε στη στήλη «Name».
• Όλα τα δεδομένα μόνο στην πρώτη καρτέλα: Αν το φύλλο σας έχει πολλές καρτέλες, το Mailsuite θα εισαγάγει δεδομένα μόνο από την πρώτη καρτέλα.

Καλά και κακά παραδείγματα Google Sheets για εισαγωγή

Δείτε παρακάτω παραδείγματα ενός καλού και ενός κακού υπολογιστικού φύλλου Google για την εισαγωγή επαφών στην καμπάνια σας.

<👍Καλό παράδειγμα>

<👎Κακό παράδειγμα>

Στιγμιότυπο οθόνης

Αν υπάρχουν προβλήματα με τις διευθύνσεις email, το Mailsuite θα σας ειδοποιήσει για τα συγκεκριμένα κελιά που χρειάζονται διόρθωση πριν μπορέσετε να συνεχίσετε.

5) Μόλις το Google Sheet σας είναι έτοιμο, κάντε κλικ στο Εισαγωγή δεδομένων για να προσθέσετε τις επαφές στην καμπάνια σας ως παραλήπτες.

Να θυμάστε ότι:

• Δεν μπορείτε να προσθέσετε ή να διαγράψετε παραλήπτες χειροκίνητα μετά την εισαγωγή.
• Οποιεσδήποτε επιπλέον γραμμές προσθέσετε στο Google Sheet μετά την εισαγωγή του στο Gmail δεν θα συμπεριληφθούν στην τρέχουσα καμπάνια.
• Θα εισαχθούν μόνο τα δεδομένα των πρώτων 26 στηλών του φύλλου.
• Οποιεσδήποτε νέες μεταβλητές που δεν υπήρχαν όταν εισαγάγατε το Google Sheet σας δεν θα συμπεριληφθούν στην τρέχουσα καμπάνια.
• Οποιεσδήποτε αλλαγές στις διευθύνσεις email στο φύλλο δεν θα αντικατοπτριστούν, εκτός αν επαναλάβετε την εισαγωγή.

Στο πεδίο Παραλήπτες, το Mailsuite θα εμφανίσει μια σύνοψη όπως «X παραλήπτες (από Υπολογιστικό φύλλο/Λίστα)». Μπορείτε να κάνετε κλικ σε αυτή τη σύνοψη για να δείτε το συγκεκριμένο υπολογιστικό φύλλο ή τη λίστα που χρησιμοποιείται.

6) Κάντε κλικ στο Προσθήκη πεδίου και επιλέξτε την κατάλληλη στήλη από το Google Sheet σας για να εξατομικεύσετε το email σας. Αυτό θα εισαγάγει μια ετικέτα στο σημείο όπου θα εμφανίζεται το εξατομικευμένο περιεχόμενο. Μπορείτε να προσαρμόσετε τη θέση αυτής της ετικέτας μέσα στο email σας, ακόμη και να την προσθέσετε στη γραμμή θέματος.

Αν δεν υπάρχουν δεδομένα στο Google Sheet για ένα συγκεκριμένο πεδίο, το Mailsuite είτε θα αφήσει ένα κενό διάστημα είτε θα εισαγάγει εναλλακτικό κείμενο.

Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε συνδέσμους ως τιμές, επιτρέποντας εξατομικευμένους συνδέσμους παρακολούθησης μέσα στα email σας.

7) Μόλις ετοιμάσετε το email σας, κάντε κλικ στο Συνέχεια για να προχωρήσετε στο επόμενο βήμα. Αν λείπουν δεδομένα για ορισμένες επαφές, το Mailsuite θα σας ειδοποιήσει ώστε να κάνετε τις απαραίτητες προσαρμογές. Επιπλέον, έχετε την επιλογή να συμπεριλάβετε έναν σύνδεσμο κατάργησης εγγραφής στα email σας και να ρυθμίσετε τις ρυθμίσεις ειδοποιήσεων της καμπάνιας. Πριν στείλετε την καμπάνια, μπορείτε να στείλετε ένα email προεπισκόπησης στον εαυτό σας, να προγραμματίσετε πότε θέλετε να σταλεί η καμπάνια ή να τη στείλετε τώρα.

Σημαντικές σημειώσεις

• Ενεργοποίηση συγχώνευσης αλληλογραφίας: Αν είναι η πρώτη φορά που χρησιμοποιείτε τη συγχώνευση αλληλογραφίας με το Google Sheets, το Mailsuite μπορεί να σας ζητήσει να ενεργοποιήσετε τη λειτουργία και να ζητήσει πρόσθετα δικαιώματα.
  
• Αλλαγή δεδομένων στο Google Sheet σας: Οποιαδήποτε αλλαγή στις διευθύνσεις email ή σε άλλα δεδομένα του Google Sheet απαιτεί να ξεκινήσετε από την αρχή και να εισαγάγετε εκ νέου το Google Sheet στην Καμπάνια Mailsuite στο Gmail.
  
• Πρόσβαση σε λίστες: Όταν επιλέγετε το πλαίσιο «Include shared documents» στην οθόνη εισαγωγής επαφών, μπορείτε να έχετε πρόσβαση σε λίστες που έχουν κοινοποιηθεί από άλλους χρήστες στο Google Drive σας.

• Έχετε επίσης την επιλογή να εισαγάγετε επαφές από τις λίστες επαφών του Mailsuite επιλέγοντας «Από λίστες» στην οθόνη εισαγωγής επαφών.
  

Σχετικά άρθρα: Μάθετε περισσότερα για τη συγχώνευση αλληλογραφίας του Mailsuite

1. [ADVANCED] Συγχώνευση αλληλογραφίας: Πώς να τη χρησιμοποιήσετε με τις Λίστες Mailtrack
   Μάθετε πώς να χρησιμοποιείτε τις Λίστες Mailtrack για να στείλετε εξατομικευμένες καμπάνιες email.
2. Σφάλματα συγχώνευσης αλληλογραφίας και λύσεις
   Μάθετε για τα συνηθισμένα σφάλματα συγχώνευσης αλληλογραφίας και πώς να τα αντιμετωπίσετε για μια ομαλή εμπειρία αποστολής email.
3. [ADVANCED] Εναλλακτικό κείμενο συγχώνευσης αλληλογραφίας
   Μάθετε πώς να ρυθμίσετε το εναλλακτικό κείμενο για τις συγχωνεύσεις αλληλογραφίας. Αυτό το κείμενο προστίθεται αυτόματα στο email σας όταν λείπει μια τιμή για έναν παραλήπτη στο Google Sheet.