Mail Merge: come usarlo con Google Sheets

Come inviare un Mail Merge con le Campagne di Mailsuite

Le Campagne di Mailsuite ti permettono di personalizzare le email di massa, così ogni destinatario ha la sensazione che il messaggio sia stato scritto proprio per lui. Sono utilissime per newsletter, campagne di marketing o qualsiasi situazione in cui devi scrivere a tante persone insieme, ma senza perdere il tocco personale. E la parte migliore? Puoi gestire questa personalizzazione direttamente da Google Sheets.

Ecco come fare:

1) Inizia scrivendo un nuovo messaggio in Gmail. Quando si apre la finestra del messaggio, clicca sull'opzione Campagna per iniziare a configurare il tuo Mail Merge.

2) Clicca su Importa destinatari.

3) Si aprirà una finestra popup in cui devi scegliere la scheda "Da Google Sheets". Qui puoi selezionare il foglio Google che contiene i dati dei tuoi contatti. Se non ne hai uno pronto, Mailsuite ti guiderà nella creazione di un nuovo foglio.

4) Nel popup che appare, seleziona la scheda Da Google Sheets. Poi scegli il foglio Google da cui vuoi importare i dati. Se non hai nessun foglio Google da importare, devi crearne uno con i dati dei tuoi contatti prima di passare ai passaggi successivi.

Assicurati che il tuo foglio Google rispetti questi requisiti:

• Intestazioni di colonna: il tuo foglio Google deve avere le intestazioni di colonna. Una di queste deve chiamarsi "Email".
• Nessuna cella vuota: controlla che non ci siano righe o colonne vuote tra i tuoi dati.
• Indirizzi email completi: ogni cella della colonna Email deve contenere un indirizzo con il formato corretto (ad esempio, john@example.com). Mailsuite ti avviserà se qualche indirizzo non è valido.
• Aggiungi una colonna "Nome" per identificare i destinatari: se non includi una colonna "Nome", verrà usato solo l'indirizzo email. Occhio: il destinatario vedrà anche il nome che inserisci nella colonna "Nome".
• Tutti i dati solo nella prima scheda: se il tuo foglio ha più schede, Mailsuite importerà solo i dati della prima.

Esempi buoni e cattivi di fogli Google da importare

Ecco un esempio di foglio di calcolo Google fatto bene e uno fatto male per importare i contatti nella tua campagna.

<👍Esempio buono>

<👎Esempio sbagliato>

Schermata

Se ci sono problemi con gli indirizzi email, Mailsuite ti indicherà quali celle devi correggere prima di poter continuare.

5) Quando il tuo foglio Google è pronto, clicca su Importa dati per aggiungere i contatti alla tua campagna come destinatari.

Tieni presente che:

• Dopo l'importazione non puoi aggiungere o eliminare destinatari manualmente.
• Le righe extra che aggiungi al foglio Google dopo averlo importato in Gmail non saranno incluse nella campagna attuale.
• Verranno importati solo i dati delle prime 26 colonne del foglio.
• Le nuove variabili che non erano presenti nel foglio Google quando l'hai importato non saranno incluse nella campagna attuale.
• Le modifiche agli indirizzi email nel foglio non verranno applicate, a meno che tu non ripeta l'importazione.

Nel campo Destinatari, Mailsuite mostrerà un riepilogo come "X destinatari (da Foglio di calcolo/Lista)". Puoi cliccare su questo riepilogo per vedere il foglio di calcolo o la lista in uso.

6) Clicca su Aggiungi campo e seleziona la colonna del tuo foglio Google che vuoi usare per personalizzare l'email. Verrà inserito un tag nel punto in cui apparirà il contenuto personalizzato. Puoi spostare il tag dove preferisci nella tua email, anche nell'oggetto.

Se nel foglio Google non ci sono dati per un determinato campo, Mailsuite lascerà uno spazio vuoto oppure inserirà un testo alternativo.

Puoi anche usare i link come valori, così puoi includere nelle tue email link personalizzati con tracking.

7) Quando la tua email è pronta, clicca su Continua per passare al passaggio successivo. Se mancano dei dati per alcuni contatti, Mailsuite ti avviserà così potrai correggerli. Inoltre, puoi includere nelle tue email un link per annullare l'iscrizione e configurare le impostazioni delle notifiche della campagna. Prima di inviarla, puoi mandarti un'email di anteprima, programmare quando vuoi che parta la campagna oppure inviarla subito.

Note importanti

• Attivare il Mail Merge: se è la prima volta che usi il Mail Merge con Google Sheets, Mailsuite potrebbe chiederti di attivare la funzione e di concedere permessi aggiuntivi.
  
• Modificare i dati del tuo foglio Google: se modifichi gli indirizzi email o altri dati del foglio Google, devi ripartire dall'inizio e reimportare il foglio nella tua Campagna di Mailsuite in Gmail.
  
• Accesso alle liste: se selezioni l'opzione 'Includi documenti condivisi' nella schermata di importazione dei contatti, potrai accedere alle liste che altre persone hanno condiviso con te in Google Drive.

• Puoi anche importare i contatti dalle liste di contatti di Mailsuite selezionando 'Da liste' nella schermata di importazione dei contatti.
  

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