Mail Merge: jak korzystać z Google Sheets

Jak wysłać Mail Merge za pomocą kampanii Mailsuite

Kampanie Mailsuite pozwalają personalizować masowe e-maile, dzięki czemu każdy odbiorca ma wrażenie, że wiadomość została napisana specjalnie dla niego. To szczególnie przydatne w newsletterach, kampaniach marketingowych i wszędzie tam, gdzie musisz napisać do wielu osób jednocześnie, ale chcesz zachować osobisty charakter wiadomości. A najlepsze jest to, że tę personalizację możesz zarządzać bezpośrednio z Google Sheets.

Oto jak to zrobić:

1) Zacznij od utworzenia nowej wiadomości w Gmailu. Gdy okno wiadomości się otworzy, kliknij opcję Kampania, aby zacząć konfigurować mail merge.

2) Kliknij Importuj odbiorców.

3) Pojawi się wyskakujące okno z prośbą o wybranie karty „Z Google Sheets”. Tutaj możesz wybrać arkusz Google zawierający dane Twoich kontaktów. Jeśli nie masz jeszcze takiego arkusza, Mailsuite pomoże Ci utworzyć nowy.

4) W wyskakującym oknie wybierz kartę „Z Google Sheets”. Następnie wybierz arkusz Google, z którego chcesz zaimportować dane. Jeśli nie masz żadnego arkusza Google do zaimportowania, musisz najpierw utworzyć taki z danymi kontaktów, zanim przejdziesz do kolejnych kroków.

Sprawdź, czy Twój arkusz Google zawiera:

• Nagłówki kolumn: Sprawdź, czy Twój arkusz Google ma nagłówki kolumn. Jeden z nagłówków musi nazywać się „Email”.
• Brak pustych komórek: Sprawdź, czy między Twoimi danymi nie ma pustych wierszy ani kolumn.
• Kompletne adresy e-mail: Każda komórka w kolumnie Email powinna zawierać prawidłowo sformatowany adres e-mail (np. jan@example.com). Mailsuite ostrzeże Cię, jeśli jakiś adres będzie nieprawidłowy.
• Dodaj kolumnę „Imię”, aby łatwiej identyfikować odbiorców: Jeśli nie dodasz kolumny „Imię”, użyty zostanie tylko adres e-mail. Warto wiedzieć, że odbiorca zobaczy również imię, które podasz w kolumnie „Imię”.
• Dane tylko z pierwszej karty: Jeśli Twój arkusz ma kilka kart, Mailsuite zaimportuje dane tylko z pierwszej z nich.

Dobre i złe przykłady arkuszy Google do importu

Poniżej znajdziesz przykłady dobrego i złego arkusza Google do importowania kontaktów do Twojej kampanii.

<👍Dobry przykład>

<👎Zły przykład>

Zrzut ekranu

Jeśli będą jakieś problemy z adresami e-mail, Mailsuite poinformuje Cię, które komórki musisz poprawić, zanim będzie można kontynuować.

5) Gdy Twój arkusz Google będzie gotowy, kliknij Importuj dane, aby dodać kontakty do kampanii jako odbiorców.

Pamiętaj, że:

• Po zaimportowaniu nie możesz ręcznie dodawać ani usuwać odbiorców.
• Dodatkowe wiersze dodane do arkusza Google po jego zaimportowaniu do Gmaila nie zostaną uwzględnione w bieżącej kampanii.
• Zaimportowane zostaną tylko dane z pierwszych 26 kolumn arkusza.
• Nowe zmienne, których nie było w arkuszu Google w momencie importu, nie zostaną uwzględnione w bieżącej kampanii.
• Zmiany adresów e-mail w arkuszu nie zostaną odzwierciedlone, jeśli nie powtórzysz importu.

W polu Odbiorcy Mailsuite wyświetli podsumowanie w formie „X odbiorców (z arkusza/listy)”. Możesz kliknąć to podsumowanie, aby zobaczyć konkretny arkusz lub listę, która jest używana.

6) Kliknij Dodaj pole i wybierz odpowiednią kolumnę z arkusza Google, aby spersonalizować e-mail. Wstawi to etykietę, w miejscu której pojawi się spersonalizowana treść. Możesz zmienić położenie tej etykiety w wiadomości, również w wierszu tematu.

Jeśli w arkuszu Google nie ma danych dla danego pola, Mailsuite pozostawi puste miejsce lub wstawi tekst zastępczy.

Możesz też używać linków jako wartości, co pozwala na spersonalizowane linki z trackingiem w Twoich e-mailach.

7) Gdy Twój e-mail będzie gotowy, kliknij Dalej, aby przejść do następnego kroku. Jeśli dla niektórych kontaktów brakuje danych, Mailsuite Cię o tym poinformuje, abyś mógł/mogła wprowadzić poprawki. Dodatkowo możesz dodać w e-mailach link do wypisania się oraz skonfigurować ustawienia powiadomień kampanii. Przed wysłaniem kampanii możesz wysłać sobie e-mail testowy, zaplanować wysyłkę kampanii na później albo wysłać ją teraz.

Ważne uwagi

• Włączanie Mail Merge: Jeśli korzystasz z mail merge z Google Sheets po raz pierwszy, Mailsuite może poprosić Cię o włączenie tej funkcji i przyznanie dodatkowych uprawnień.
  
• Zmiana danych w arkuszu Google: Jeśli zmienisz adresy e-mail lub inne dane w arkuszu Google, musisz zacząć od nowa i ponownie zaimportować arkusz Google do swojej kampanii Mailsuite w Gmailu.
  
• Dostęp do list: Po zaznaczeniu opcji „Dołącz udostępnione dokumenty” na ekranie importu kontaktów, zyskujesz dostęp do list udostępnionych Ci przez innych w Google Drive.

• Możesz też zaimportować kontakty z list kontaktów Mailsuite, wybierając opcję „Z list” na ekranie importu kontaktów.
  

Zobacz też: więcej o Mail Merge w Mailsuite

1. [ADVANCED] Mail Merge: jak korzystać z listami Mailtrack
   Dowiedz się, jak korzystać z list Mailtrack do wysyłania spersonalizowanych kampanii e-mailowych.
2. Błędy mail merge i ich rozwiązania
   Dowiedz się, jakie są najczęstsze błędy mail merge i jak je rozwiązywać, aby wysyłka e-maili przebiegała bez problemów.
3. [ADVANCED] Tekst zastępczy w mail merge
   Dowiedz się, jak skonfigurować tekst zastępczy dla mail merge. Ten tekst jest automatycznie dodawany do e-maila, gdy w arkuszu Google brakuje wartości dla odbiorcy.