Gói Mailsuite. Mail Merge có sẵn trong gói Mailsuite. Xem các gói
Cách gửi trộn thư bằng Chiến dịch Mailsuite
Chiến dịch Mailsuite cho phép bạn cá nhân hóa email hàng loạt, để mỗi người nhận cảm thấy thư được viết riêng cho họ. Tính năng này đặc biệt hữu ích cho bản tin, chiến dịch marketing hoặc bất kỳ trường hợp nào bạn cần liên hệ nhiều người cùng lúc mà vẫn giữ được nét cá nhân. Và bạn có thể quản lý việc cá nhân hóa ngay từ Google Sheets. Cách làm:
- Trong Gmail, nhấp vào Soạn thư. Trong cửa sổ thư mới, nhấp vào Chiến dịch, bên cạnh Cc Bcc.
- Nhấp vào Nhập người nhận.
- Trong cửa sổ Nhập người nhận, tab Từ Google Sheets sẽ mở ra. Nếu đây là lần đầu, nhấp vào Bật để cấp quyền cho Mailsuite truy cập bảng tính của bạn.
- Chọn trang Google Sheets chứa dữ liệu liên hệ. Chọn Bao gồm tài liệu được chia sẻ để xem cả các trang tính người khác đã chia sẻ với bạn trên Google Drive. Nếu chưa có trang tính chứa liên hệ, hãy tạo trước khi tiếp tục.
Đảm bảo trang Google Sheets của bạn có:
- Tiêu đề cột: một trong các tiêu đề phải là "Email".
- Không có ô trống: không được có hàng hoặc cột trống giữa dữ liệu.
- Địa chỉ email đầy đủ: mỗi ô trong cột Email phải chứa một địa chỉ email đúng định dạng (ví dụ: john@example.com).
- Cột "Name" để nhận diện người nhận: nếu không có cột "Name", chỉ địa chỉ email được dùng. Người nhận cũng sẽ thấy tên bạn đặt cho họ trong cột "Name".
- Tất cả dữ liệu ở tab đầu tiên: nếu trang tính có nhiều tab, Mailsuite chỉ nhập dữ liệu từ tab đầu tiên.
Ví dụ tốt và chưa tốt về trang Google Sheets để nhập
Dưới đây là ví dụ về một trang Google Sheets tốt và một trang chưa tốt để nhập liên hệ vào chiến dịch.
👍 Ví dụ tốt:
👎 Ví dụ chưa tốt:
Nếu một số hàng thiếu địa chỉ email hoặc địa chỉ không hợp lệ, Mailsuite sẽ báo để bạn sửa trong trang tính và thử lại.
- Chọn trang tính và nhấp vào Nhập dữ liệu.
- Trong bản xem trước khi nhập, kiểm tra xem Mailsuite đã tìm thấy cột chứa địa chỉ email người nhận và dữ liệu có đúng không. Sau đó nhấp lại vào Nhập dữ liệu để thêm liên hệ vào chiến dịch làm người nhận.
Lưu ý:
- Sau khi nhập, bạn không thể thêm hoặc xóa người nhận theo cách thủ công.
- Các hàng bạn thêm vào trang tính sau khi nhập sẽ không có trong chiến dịch hiện tại.
- Chỉ dữ liệu trong 26 cột đầu tiên của trang tính được nhập.
- Các cột mới chưa có khi bạn nhập sẽ không có trong chiến dịch hiện tại.
- Thay đổi địa chỉ email trong trang tính chỉ được áp dụng nếu bạn nhập lại.
Trong trường Người nhận, bạn sẽ thấy bản tóm tắt như 4 recipients (from a Google Sheets). Nhấp vào bản tóm tắt để mở trang tính đang dùng.
- Nhấp vào Thêm trường và chọn cột trong trang tính mà bạn muốn dùng để cá nhân hóa email. Một thẻ như {{name}} sẽ được chèn vào vị trí nội dung cá nhân hóa xuất hiện. Bạn có thể di chuyển thẻ đến bất kỳ đâu trong email, kể cả dòng tiêu đề.
Nếu trang tính không có dữ liệu cho một trường, Mailsuite sẽ để trống hoặc chèn văn bản thay thế. Bạn cũng có thể dùng liên kết làm giá trị để thêm liên kết có tracking được cá nhân hóa vào email. - Khi email đã sẵn sàng, nhấp vào Tiếp tục. Nếu thiếu dữ liệu của một số liên hệ, Mailsuite sẽ báo cho bạn. Trong cửa sổ Chiến dịch Mailsuite, bạn có thể thêm liên kết hủy đăng ký, chọn thông báo của chiến dịch trong Cài đặt nâng cao, gửi bản xem trước cho chính mình, lên lịch chiến dịch hoặc gửi ngay.
Lưu ý quan trọng
- Thay đổi dữ liệu trong trang tính: nếu bạn thay đổi địa chỉ email hoặc dữ liệu khác trong trang tính, hãy bắt đầu lại và nhập lại trang tính vào chiến dịch trong Gmail.
- Các cách khác để nhập người nhận: trong cửa sổ Nhập người nhận, bạn cũng có thể nhấp vào Nhập CSV để tải lên tệp CSV, hoặc Từ Danh sách để dùng Danh sách của Mailsuite.
Bài viết liên quan: tìm hiểu thêm về trộn thư của Mailsuite
- Mail Merge: Cách sử dụng với Danh sách của Mailsuite: tìm hiểu cách dùng Danh sách để gửi chiến dịch email cá nhân hóa.
- Mail merge: các lỗi thường gặp và cách khắc phục: tìm hiểu các lỗi trộn thư thường gặp và cách khắc phục.
- Văn bản thay thế (fallback) cho tính năng trộn thư: đặt văn bản được thêm vào email khi người nhận thiếu giá trị.
- MyCRM: quản lý danh bạ, danh sách và thẻ trong Mailsuite: quản lý liên hệ, danh sách và thẻ ở một nơi.