Trộn thư: Cách sử dụng với Google Sheets – Trung tâm hỗ trợ và trợ giúp Mailsuite

Chỉ có sẵn trong gói Mailsuite. Nâng cấp tại đây để mở khóa tính năng này.

Cách gửi trộn thư bằng Chiến dịch của Mailsuite

Chiến dịch của Mailsuite cho phép bạn cá nhân hóa email hàng loạt, giúp mỗi người nhận cảm thấy như email được viết riêng cho họ. Điều này đặc biệt hữu ích cho các bản tin, chiến dịch marketing, hoặc bất kỳ trường hợp nào bạn cần liên hệ với nhiều người cùng lúc nhưng vẫn muốn giữ sự cá nhân hóa. Và điều tuyệt nhất là gì? Bạn có thể quản lý việc cá nhân hóa này trực tiếp qua Google Sheets.

Cách thực hiện như sau:

1) Bắt đầu bằng cách soạn một email mới trong Gmail. Sau khi cửa sổ soạn email mở ra, nhấp vào tùy chọn Chiến dịch để bắt đầu thiết lập trộn thư.

2) Nhấp vào Nhập người nhận.

import recipients.png

3) Một cửa sổ bật lên sẽ xuất hiện, yêu cầu bạn chọn tab có tên "Từ Google Sheets." Tại đây, bạn có thể chọn Google Sheet chứa dữ liệu liên hệ của mình. Nếu bạn chưa có sẵn, Mailsuite sẽ hướng dẫn bạn tạo một trang tính mới.

4) Trong cửa sổ bật lên xuất hiện, chọn tab Từ Google Sheets. Sau đó chọn Google Sheet mà bạn muốn nhập dữ liệu từ đó. Nếu bạn chưa có Google Sheet nào để nhập, bạn cần tạo một trang tính có dữ liệu liên hệ trước khi tiếp tục các bước sau.

Hãy đảm bảo Google Sheet của bạn có:

Tiêu đề cột: Đảm bảo Google Sheet của bạn có tiêu đề cột. Một trong các tiêu đề phải được đặt tên là "Email."
Không có ô trống: Đảm bảo không có hàng hoặc cột trống nào giữa dữ liệu của bạn.
Địa chỉ email đầy đủ: Mỗi ô trong cột Email phải chứa một địa chỉ email đúng định dạng (ví dụ: john@example.com). Mailsuite sẽ cảnh báo bạn nếu có địa chỉ nào không hợp lệ.
Thêm cột "Name" để giúp nhận diện người nhận: Nếu bạn không thêm cột "Name," chỉ địa chỉ email sẽ được sử dụng. Lưu ý, người nhận cũng sẽ thấy tên bạn đặt cho họ trong cột "Name."
Chỉ dữ liệu ở tab đầu tiên: Nếu trang tính của bạn có nhiều tab, Mailsuite sẽ chỉ nhập dữ liệu từ tab đầu tiên.

Ví dụ tốt và không tốt về Google Sheets để nhập dữ liệu

Dưới đây là các ví dụ về trang tính Google tốt và không tốt để nhập liên hệ vào chiến dịch của bạn.

<👍Ví dụ tốt>

<👎Ví dụ không tốt>

Ảnh chụp màn hình

Nếu có bất kỳ vấn đề gì với địa chỉ email, Mailsuite sẽ thông báo cho bạn về các ô cụ thể cần sửa trước khi bạn có thể tiếp tục.

5) Khi Google Sheet của bạn đã sẵn sàng, nhấp vào Nhập dữ liệu để thêm các liên hệ vào chiến dịch của bạn dưới dạng người nhận.

Hãy lưu ý rằng:

Bạn không thể thêm hoặc xóa người nhận theo cách thủ công sau khi nhập.
Bất kỳ hàng bổ sung nào bạn thêm vào Google Sheet sau khi nhập vào Gmail sẽ không được đưa vào chiến dịch hiện tại.
Chỉ dữ liệu trong 26 cột đầu tiên của trang tính sẽ được nhập.
Bất kỳ biến mới nào không có khi bạn nhập Google Sheet sẽ không được đưa vào chiến dịch hiện tại.
Bất kỳ thay đổi nào đối với địa chỉ email trong trang tính sẽ không được áp dụng trừ khi bạn nhập lại.

Trong trường Người nhận, Mailsuite sẽ hiển thị một bản tóm tắt như "X người nhận (từ Trang tính/Danh sách)." Bạn có thể nhấp vào bản tóm tắt này để xem trang tính hoặc danh sách cụ thể đang được sử dụng.

6) Nhấp vào Thêm trường và chọn cột phù hợp từ Google Sheet của bạn để cá nhân hóa email. Việc này sẽ chèn một thẻ tại vị trí nội dung cá nhân hóa sẽ xuất hiện. Bạn có thể điều chỉnh vị trí của thẻ này trong email, bao gồm cả việc thêm vào dòng chủ đề.

Nếu không có dữ liệu trong Google Sheet cho một trường cụ thể, Mailsuite sẽ để một khoảng trống hoặc chèn văn bản dự phòng.

Bạn cũng có thể sử dụng liên kết làm giá trị, cho phép tạo các liên kết tracking được cá nhân hóa trong email của bạn.

7) Khi email của bạn đã chuẩn bị xong, nhấp vào Tiếp tục để chuyển sang bước kế tiếp. Nếu thiếu dữ liệu cho một số liên hệ nào đó, Mailsuite sẽ thông báo cho bạn để bạn có thể điều chỉnh. Ngoài ra, bạn có thể thêm liên kết hủy đăng ký vào email của mình và cấu hình cài đặt thông báo của chiến dịch. Trước khi gửi chiến dịch, bạn có thể gửi một email xem trước cho chính mình, lên lịch thời gian gửi chiến dịch, hoặc gửi ngay.

Lưu ý quan trọng

Bật Trộn thư: Nếu đây là lần đầu bạn sử dụng trộn thư với Google Sheets, Mailsuite có thể yêu cầu bạn bật tính năng này và cấp thêm quyền.
Thay đổi dữ liệu trên Google Sheet: Bất kỳ thay đổi nào đối với địa chỉ email hoặc dữ liệu khác trong Google Sheet đều yêu cầu bạn phải bắt đầu lại từ đầu và nhập lại Google Sheet vào Chiến dịch Mailsuite trong Gmail.
Quyền truy cập danh sách: Khi bạn chọn tùy chọn "Bao gồm tài liệu được chia sẻ" trên màn hình nhập liên hệ, bạn có thể truy cập các danh sách được người khác chia sẻ trong Google Drive của bạn.

Bạn cũng có thể nhập liên hệ từ danh sách liên hệ của Mailsuite bằng cách chọn "Từ danh sách" trên màn hình nhập liên hệ.

Cách gửi trộn thư bằng Chiến dịch của Mailsuite

Ví dụ tốt và không tốt về Google Sheets để nhập dữ liệu

Lưu ý quan trọng

Bài viết liên quan: Tìm hiểu thêm về Trộn thư của Mailsuite