Mailsuite giúp bạn dễ dàng gửi email được cá nhân hóa đến một nhóm người bằng một quy trình gọi là mail merge. Để cá nhân hóa nội dung email, bạn thêm các phần giữ chỗ (còn gọi là merge tag) vào những vị trí mà bạn muốn chèn thông tin cá nhân của người nhận. Các merge tag phổ biến nhất bao gồm tên, họ, địa điểm, chức danh công việc và nhiều thông tin khác.
Để nhập dữ liệu người nhận vào mail merge với Mailsuite, bạn có thể dùng Google Sheets hoặc Mailsuite Lists. Tuy nhiên, có thể xảy ra trường hợp bạn không có đầy đủ thông tin liên quan cho một người nhận, hoặc gặp lỗi khi nhập dữ liệu mail merge.
Khi điều này xảy ra, Mailsuite sẽ tự động thêm văn bản dự phòng cho những người nhận bị ảnh hưởng. Văn bản dự phòng là văn bản mà mail merge thêm vào email của bạn khi không tìm được giá trị cho một người nhận cụ thể.
Cách hoạt động của văn bản dự phòng trong mail merge
Sau khi bạn tạo một Mailsuite Campaign, hãy viết nội dung email và chèn merge tag mà bạn muốn sử dụng. Bạn có thể xác định văn bản dự phòng cho từng merge tag bằng cách thêm nó thủ công ngay sau merge tag đó.
Ví dụ, nếu bạn sử dụng biến {{name}}:
Bạn có thể thêm ký tự pipe (“|”) rồi thêm văn bản dự phòng mong muốn ngay sau đó:
Khi bạn gửi chiến dịch, những người nhận không có {{name}} sẽ nhận được email với văn bản dự phòng thay vì một khoảng trống.
Chẳng hạn, một người nhận có giá trị {{name}} là Charles sẽ nhận được email với lời chào sau:
Trong khi đó, một người nhận không có giá trị {{name}} sẽ được chào như sau:
Nếu không có giá trị nào cho một người nhận trong bảng tính và bạn không xác định văn bản dự phòng, một khoảng trống sẽ được thêm vào email thay vào đó. Điều quan trọng là bạn nên tránh điều này, vì một khoảng trống có thể khiến email của bạn trông thiếu chuyên nghiệp hoặc thậm chí giống spam. Hãy xem blog của Mailsuite để tìm hiểu thêm về các phương pháp hay nhất giúp cải thiện khả năng gửi email.