如何在Outlook中使用Mailsuite

Mailsuite可以讓你追蹤電子郵件何時被開啟。雖然Mailsuite主要是為Gmail設計的，但Outlook使用者也可以透過一個快速又簡單的外掛程式，享受其郵件追蹤功能。只需幾個簡單的步驟，就能讓你在Outlook中使用Mailsuite，管理並優化你的電子郵件溝通。

如何安裝Outlook外掛程式

Mailsuite外掛程式的適用範圍

適用於Outlook的Mailsuite相容於：

• Outlook網頁版郵件服務（https://outlook.live.com/）
• Windows與Mac版的Outlook桌面應用程式。

安裝步驟

安裝步驟可能會依你的Outlook版本略有不同，但一般來說，你需要：

1. 開啟Outlook，然後點擊「取得外掛程式」。
2. 搜尋「Mailsuite」，然後點擊「新增」進行安裝。

安裝完成後，你可以透過以下方式啟用Mailsuite：

• 建立新郵件，然後點擊以啟用外掛程式，或
• 開啟已寄出的郵件，然後點擊以啟用外掛程式。

無論是哪種方式，系統都會提示你登入Mailsuite。

使用Mailsuite Outlook外掛程式追蹤郵件

追蹤你的郵件

撰寫新郵件時：

1. 在郵件編輯器中點擊三個橫向小點，然後選擇Mailsuite外掛程式。或者，依你的Outlook版本，點擊「外掛程式」按鈕（如下圖）。
   
   
2. 外掛程式載入後，透過自訂通知偏好設定來啟用「追蹤郵件」選項。
   
   
   
3. 寄出你的郵件。

若要查看追蹤活動，請從「寄件備份」資料夾開啟已寄出的郵件，然後在郵件中開啟外掛程式。

雖然適用於Outlook的Mailsuite提供可靠且準確的郵件追蹤功能，但相較於適用於Gmail的瀏覽器擴充功能，仍有一些限制。舉例來說，它可以追蹤郵件開啟情況，但不提供：

• 桌面通知。
• 提供完整報表的儀表板。
• 寄給多個收件人時的個別追蹤功能。
• 連結與PDF檔案的追蹤及分析功能。

適用於Outlook的Mailsuite運作方式

適用於Outlook的Mailsuite旨在提供無縫的郵件追蹤體驗，並具備強大的安全防護功能。以下詳細列出適用於Outlook的Mailsuite的功能，以及保護你資料安全的相關措施。

主要功能：

• 高精確度追蹤：Mailsuite採用專利技術，提供精確的追蹤數據，不會誇大你的資料。舉例來說，當你寄郵件給自己時，系統會自動停用追蹤功能，確保你的互動數據反映真實的互動情況。
• 無限次郵件追蹤：Mailsuite外掛程式讓你可以在Outlook中無限次追蹤郵件開啟情況。
• 即時郵件開啟資料：透過即時追蹤，隨時掌握你的郵件溝通狀況，讓你能在最合適的時機進行後續跟進，提升你的溝通策略。
• 符合GDPR規範：Mailsuite完全符合GDPR規範，確保你的資料處理方式符合歐盟嚴格的資料保護規定。

安全與隱私功能：

• 經Google審核：Mailsuite每年都會接受Google的安全審核評估，確保符合最高的安全標準。
• 資料隱私：Mailsuite絕不會存取或出售你郵件的內容。你的郵件正文內容不會儲存在我們的伺服器上，因此沒有未經授權存取的風險。
• Google Cloud合作夥伴：作為官方Google Cloud合作夥伴，Mailsuite享有完善的安全協定與基礎架構。
• ISO 27001認證：Mailsuite已取得資訊安全管理認證，展現其對保護使用者資料的承諾。
• 資料儲存：所有正式環境資料皆儲存並處理於位於愛爾蘭、由Amazon Web Services（AWS）主機代管的虛擬私有雲，確保資料管理安全且合規。
• 256位元進階加密：Mailsuite處理的所有資料皆採用AES-256加密，這是目前最強的加密方式之一。

結合進階追蹤功能與頂級安全措施，適用於Outlook的Mailsuite為你的郵件溝通管理提供可靠又安全的解決方案。

何時該在Outlook中使用Mailsuite

在許多情況下，Mailsuite都能發揮無可取代的價值。

• 銷售拓展：專注於建立關係，並為後續跟進做出最佳決策。
• 專案更新：確保團隊成員與客戶都已閱讀重要更新，不再錯過任何期限。
• 活動邀請：查看誰已檢視你的邀請，並向未回應者進行跟進。
• 客戶支援：確認支援郵件已被閱讀，以提供及時且有效的服務。
• 內部溝通：追蹤重要郵件，確保團隊成員都能掌握最新資訊。
• 夥伴與利害關係人溝通：透過掌握郵件何時被閱讀，來管理彼此的關係。

適用於Outlook的Mailsuite常見問題

1. Mailsuite外掛程式（Add-in）、擴充功能（Extension）與附加元件（Add-on）有什麼差異？

Mailsuite依據你的需求提供不同的工具：

• Mailsuite瀏覽器擴充功能：這個版本安裝在Chrome瀏覽器上，用於追蹤你透過電腦使用Gmail寄出的郵件。它包含你Mailsuite方案中所有可用的功能，並能在Gmail網頁介面中無縫運作。追蹤功能預設為開啟。
• Mailsuite行動版附加元件：專為手機上的Gmail應用程式設計，這個行動版附加元件讓你能追蹤郵件開啟情況，並查看追蹤紀錄。不過，相較於瀏覽器擴充功能，它的功能較為有限，且需要你先在電腦上安裝該擴充功能才能使用。
• Mailsuite Outlook外掛程式：這個外掛程式專為Outlook使用者設計，讓你能在Outlook應用程式中追蹤郵件。

2. Mailsuite的郵件追蹤功能有多準確、多可靠？

Mailsuite的郵件追蹤功能設計得相當精確可靠，能在你的郵件被開啟時提供即時通知。不過，有兩個主要因素可能會影響追蹤的準確度與可靠性：

• 寄給自己或在同一台電腦上開啟的郵件：
  如果你把郵件寄給自己，或在同一台電腦上開啟郵件，追蹤功能可能無法正常運作。Mailsuite並非設計用於在這些情況下進行追蹤，因此建議避免以這種方式測試服務，以確保取得最準確的結果。

• 郵件客戶端封鎖圖片：
  在某些情況下，郵件或受追蹤的檔案可能已被開啟，但追蹤系統卻未記錄此動作。這種情況可能發生在某些郵件客戶端預設封鎖圖片時，因為Mailsuite是透過嵌入在郵件或檔案中的小型追蹤像素來運作的。這項限制在所有郵件行銷工具中都很常見，因為追蹤功能依賴於該像素能否被成功載入。

3. 為什麼Mailsuite比其他適用於Outlook的郵件追蹤工具更好？

Mailsuite透過其外掛程式與Outlook無縫整合，讓使用者能直接在Outlook中寄出受追蹤的郵件，並在Outlook內查看追蹤資料。

4. 適用於Outlook的Mailsuite需要特別的設定或額外的工具嗎？

除了安裝Mailsuite Outlook外掛程式之外，不需要任何特別的設定。安裝完成並連結你的Outlook帳戶後，它就能直接與Outlook搭配使用，讓你能在Outlook中追蹤郵件，無需額外的工具或軟體。

隱私、安全與審核

Mailsuite高度重視你的隱私。它處理個人資料的方式完全符合GDPR規範——這是全球最嚴格的隱私與安全法規。此外，Mailsuite每年都會通過Google的審核，以確保最佳的安全性。

將Mailsuite整合到你的Outlook中，你就能獲得有關郵件溝通的寶貴洞察。立即安裝適用於Outlook的Mailsuite，將你的郵件效率提升到全新境界。