Mail Merge : comment l'utiliser avec Google Sheets

Comment envoyer un Mail Merge avec les Campagnes de Mailsuite

Les Campagnes de Mailsuite te permettent de personnaliser tes emails en masse pour que chaque destinataire ait l’impression que le message a été écrit rien que pour lui. C’est très pratique pour les newsletters, les campagnes marketing ou toute situation où tu dois écrire à beaucoup de monde à la fois sans perdre la touche personnelle. Et le mieux ? Tu peux gérer cette personnalisation directement depuis Google Sheets.

Voici comment faire :

1) Commence par rédiger un nouveau message dans Gmail. Quand la fenêtre du message s’ouvre, clique sur l’option Campagne pour commencer à configurer ton Mail Merge.

2) Clique sur Importer des destinataires.

3) Une fenêtre pop-up s’ouvre : choisis l’onglet « Depuis Google Sheets ». Tu peux y sélectionner la feuille Google qui contient les données de tes contacts. Si tu n’en as pas encore, Mailsuite te guidera pour en créer une nouvelle.

4) Dans la fenêtre qui s’affiche, sélectionne l’onglet Depuis Google Sheets. Choisis ensuite la feuille Google depuis laquelle tu veux importer les données. Si tu n’as aucune feuille Google à importer, tu dois en créer une avec les données de tes contacts avant de passer aux étapes suivantes.

Vérifie que ta feuille Google respecte ces points :

• En-têtes de colonne : ta feuille Google doit avoir des en-têtes de colonne. L’un d’eux doit s’appeler « Email ».
• Aucune cellule vide : vérifie qu’il n’y a ni ligne ni colonne vide entre tes données.
• Adresses email complètes : chaque cellule de la colonne Email doit contenir une adresse au format correct (par exemple, john@example.com). Mailsuite te préviendra si une adresse n’est pas valide.
• Ajoute une colonne « Nom » pour identifier les destinataires : si tu n’inclus pas de colonne « Nom », seule l’adresse email sera utilisée. Petite précision : le destinataire verra aussi le nom que tu indiques dans la colonne « Nom ».
• Toutes les données dans le premier onglet uniquement : si ta feuille contient plusieurs onglets, Mailsuite n’importera que les données du premier.

Bons et mauvais exemples de feuilles Google à importer

Voici un exemple de bonne feuille de calcul Google et un exemple de mauvaise pour importer des contacts dans ta campagne.

<👍Bon exemple>

<👎Mauvais exemple>

Capture d’écran

S’il y a un problème avec les adresses email, Mailsuite t’indiquera les cellules à corriger avant de pouvoir continuer.

5) Quand ta feuille Google est prête, clique sur Importer les données pour ajouter les contacts à ta campagne comme destinataires.

À savoir :

• Tu ne peux pas ajouter ni supprimer de destinataires manuellement après l’importation.
• Les lignes supplémentaires que tu ajoutes à la feuille Google après l’avoir importée dans Gmail ne seront pas incluses dans la campagne en cours.
• Seules les données des 26 premières colonnes de la feuille seront importées.
• Les nouvelles variables qui n’étaient pas dans ta feuille Google au moment de l’importation ne seront pas incluses dans la campagne en cours.
• Les modifications apportées aux adresses email de la feuille ne seront prises en compte que si tu refais l’importation.

Dans le champ Destinataires, Mailsuite affichera un résumé du type « X destinataires (depuis Feuille de calcul/Liste) ». Tu peux cliquer sur ce résumé pour voir la feuille de calcul ou la liste utilisée.

6) Clique sur Ajouter un champ et sélectionne la colonne de ta feuille Google que tu veux utiliser pour personnaliser ton email. Une balise sera insérée à l’endroit où le contenu personnalisé apparaîtra. Tu peux déplacer cette balise où tu veux dans ton email, et même la mettre dans l’objet.

Si la feuille Google ne contient aucune donnée pour un champ donné, Mailsuite laissera un espace vide ou insérera un texte de remplacement.

Tu peux aussi utiliser des liens comme valeurs, et ainsi inclure dans tes emails des liens personnalisés avec tracking.

7) Quand ton email est prêt, clique sur Continuer pour passer à l’étape suivante. S’il manque des données pour certains contacts, Mailsuite te préviendra pour que tu puisses les corriger. Tu peux aussi inclure un lien de désabonnement dans tes emails et configurer les paramètres de notification de la campagne. Avant l’envoi, tu peux t’envoyer un email de test, programmer la date d’envoi de la campagne ou l’envoyer tout de suite.

Remarques importantes

• Activer le Mail Merge : si c’est la première fois que tu utilises le Mail Merge avec Google Sheets, Mailsuite peut te demander d’activer la fonctionnalité et d’accorder des autorisations supplémentaires.
  
• Modifier les données de ta feuille Google : si tu modifies les adresses email ou d’autres données de la feuille Google, tu dois reprendre depuis le début et réimporter la feuille dans ta Campagne Mailsuite dans Gmail.
  
• Accès aux listes : si tu coches l’option « Inclure les documents partagés » sur l’écran d’importation des contacts, tu peux accéder aux listes que d’autres personnes ont partagées avec toi dans Google Drive.

• Tu peux aussi importer des contacts depuis les listes de contacts de Mailsuite en sélectionnant « Depuis les listes » sur l’écran d’importation des contacts.
  

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