Mail Merge: hoe te gebruiken met Google Sheets

Hoe verstuur je een Mail Merge met Mailsuite Campaigns

Mailsuite Campaigns laat je bulkmails personaliseren, zodat elke ontvanger het gevoel krijgt dat het bericht speciaal voor hem of haar is geschreven. Dit is vooral handig voor nieuwsbrieven, marketingcampagnes, of elke situatie waarin je met meerdere mensen tegelijk wilt communiceren maar toch een persoonlijke touch wilt behouden. En het mooiste? Je kunt deze personalisatie rechtstreeks via Google Sheets beheren.

Zo doe je dat:

1) Begin met het opstellen van een nieuw bericht in Gmail. Zodra het berichtvenster open is, klik je op de optie Campagne om je mail merge in te stellen.

2) Klik op Ontvangers importeren.

3) Er verschijnt een pop-upvenster waarin je wordt gevraagd het tabblad "Vanuit Google Sheets" te selecteren. Hier kun je de Google Sheet kiezen die je contactgegevens bevat. Als je er nog geen hebt, helpt Mailsuite je bij het maken van een nieuwe sheet.

4) Selecteer in het pop-upvenster dat verschijnt het tabblad Vanuit Google Sheets. Kies vervolgens de Google Sheet waaruit je gegevens wilt importeren. Als je geen Google Sheets hebt om te importeren, moet je er eerst een maken met je contactgegevens voordat je verdergaat met de volgende stappen.

Zorg ervoor dat je Google Sheet het volgende bevat:

• Kolomkoppen: Zorg ervoor dat je Google Sheet kolomkoppen heeft. Een van de koppen moet "Email" heten.
• Geen lege cellen: Zorg ervoor dat er geen lege rijen of kolommen tussen je gegevens staan.
• Volledige e-mailadressen: Elke cel in de kolom Email moet een correct opgemaakt e-mailadres bevatten (bijv. john@example.com). Mailsuite waarschuwt je als een adres ongeldig is.
• Voeg een kolom "Naam" toe om ontvangers te herkennen: Als je geen kolom "Naam" toevoegt, wordt alleen het e-mailadres gebruikt. Let op: de ontvanger ziet ook de naam die je hem of haar geeft in de kolom "Naam".
• Alleen gegevens van het eerste tabblad: Als je sheet meerdere tabbladen heeft, importeert Mailsuite alleen de gegevens van het eerste tabblad.

Goede en slechte voorbeelden van Google Sheets om te importeren

Hier zijn voorbeelden van een goede en een slechte Google spreadsheet om contacten in je campagne te importeren.

<👍Goed voorbeeld>

<👎Slecht voorbeeld>

Screenshot

Als er problemen zijn met de e-mailadressen, laat Mailsuite je weten welke cellen gecorrigeerd moeten worden voordat je verder kunt gaan.

5) Zodra je Google Sheet klaar is, klik je op Gegevens importeren om de contacten als ontvangers aan je campagne toe te voegen.

Houd er rekening mee dat:

• Je kunt na het importeren geen ontvangers handmatig toevoegen of verwijderen.
• Extra rijen die je na het importeren aan de Google Sheet toevoegt, worden niet opgenomen in de huidige campagne.
• Alleen de gegevens in de eerste 26 kolommen van de sheet worden geïmporteerd.
• Nieuwe variabelen die er nog niet waren toen je je Google Sheet importeerde, worden niet opgenomen in de huidige campagne.
• Wijzigingen in de e-mailadressen in de sheet worden niet doorgevoerd, tenzij je de import opnieuw uitvoert.

In het veld Ontvangers toont Mailsuite een overzicht zoals "X ontvangers (uit spreadsheet/lijst)." Je kunt op dit overzicht klikken om de specifieke spreadsheet of lijst te bekijken die wordt gebruikt.

6) Klik op Veld toevoegen en selecteer de juiste kolom uit je Google Sheet om je e-mail te personaliseren. Hierdoor wordt een tag ingevoegd op de plek waar de gepersonaliseerde inhoud verschijnt. Je kunt de plaatsing van deze tag binnen je e-mail aanpassen, ook in de onderwerpregel.

Als er voor een bepaald veld geen gegevens in de Google Sheet staan, laat Mailsuite een lege ruimte staan of voegt Mailsuite reservetekst in.

Je kunt ook links als waarden gebruiken, zodat je gepersonaliseerde tracking-links in je e-mails kunt opnemen.

7) Zodra je e-mail klaar is, klik je op Doorgaan om naar de volgende stap te gaan. Als er gegevens ontbreken voor bepaalde contacten, laat Mailsuite dit weten zodat je aanpassingen kunt maken. Daarnaast heb je de mogelijkheid om een afmeldlink in je e-mails op te nemen en de meldingsinstellingen van de campagne te configureren. Voordat je de campagne verstuurt, kun je een voorbeeldmail naar jezelf sturen, plannen wanneer de campagne verzonden moet worden, of hem nu meteen versturen.

Belangrijke opmerkingen

• Mail Merge inschakelen: Als je voor het eerst mail merge met Google Sheets gebruikt, kan Mailsuite je vragen de functie in te schakelen en extra rechten te verlenen.
  
• Gegevens in je Google Sheet wijzigen: Als je de e-mailadressen of andere gegevens in de Google Sheet wijzigt, moet je opnieuw beginnen en de Google Sheet opnieuw importeren in je Mailsuite Campaign in Gmail.
  
• Toegang tot lijsten: Als je de optie 'Gedeelde documenten opnemen' aanvinkt op het scherm voor het importeren van contacten, krijg je toegang tot lijsten die door anderen met je zijn gedeeld in je Google Drive.

• Je hebt ook de mogelijkheid om contacten te importeren vanuit de contactlijsten van Mailsuite door 'Vanuit lijsten' te selecteren op het scherm voor het importeren van contacten.
  

Gerelateerde artikelen: leer meer over Mail Merge van Mailsuite

1. [ADVANCED] Mail Merge: hoe te gebruiken met Mailtrack Lists
   Ontdek hoe je Mailtrack Lists gebruikt om gepersonaliseerde e-mailcampagnes te versturen.
2. Mail merge-fouten en oplossingen
   Ontdek de meest voorkomende mail merge-fouten en hoe je deze oplost voor een probleemloze e-mailervaring.
3. [ADVANCED] Reservetekst voor mail merge
   Leer hoe je reservetekst instelt voor mail merges. Deze tekst wordt automatisch aan je e-mail toegevoegd wanneer een waarde ontbreekt voor een ontvanger in de Google Sheet.