Última modificación: Marzo de 2024.

Su privacidad es importante para MAILSUITE S.L., (“Mailsuite” o “nosotros”) y esencial para nuestro servicio. Esta Política de Privacidad explica qué datos personales recopilamos, por qué, qué hacemos con sus datos personales y cómo los empleamos. Igualmente, esta Política de Privacidad explica en qué condición tratamos los datos personales, ya que, en unos casos, actuamos como responsable del tratamiento de la información de nuestros usuarios o de otros interesados vinculados a nuestro sitio web; y en otros casos, como encargado del tratamiento por cuenta de nuestros usuarios.

Tabla de contenidos

1. Introducción
2. Tratamiento de los datos personales de los Usuarios por Mailsuite (anteriormente Mailtrack) (como Responsable del Tratamiento)
3. Tratamiento de datos personales de Destinatarios en nombre de los Usuarios por Mailsuite (anteriormente Mailtrack) (como Encargado del Tratamiento)
4. Uso de las API de Google
5. Uso de la API de Microsoft
6. Exclusión del Servicio de Mailsuite (anteriormente Mailtrack) por parte de Destinatarios

1. Introducción

Esta Política de Privacidad tiene como finalidad informarle de las condiciones y procedimientos para la recogida, utilización y comunicación de datos personales en relación con nuestro servicio. Mailsuite (anteriormente Mailtrack) ofrece a sus usuarios un servicio de tracking y gestión de correo electrónico con diversas funcionalidades asociadas (el “Servicio”). Por ello, en esta Política de Privacidad se establecen las condiciones para el tratamiento de los datos personales por parte de Mailsuite (anteriormente Mailtrack): (i) cuando usted use nuestro Servicios (“Usuario”) o cuando acceda y navegue por nuestros sitios web mailtrack.io, mailsuite.com, maildoc.io (“Sitio Web”); y (ii) cuando para prestar nuestro Servicio tratemos por cuenta del Usuario datos personales relativos a la comunicación del Usuario, incluyendo datos personales del destinatario (“Destinatario”).

Mailsuite (anteriormente Mailtrack) tratará los datos personales de conformidad con el Reglamento Europeo (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016, relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos por el que se deroga la Directiva 95/46/CE (“RGPD”), la Ley Orgánica 3/2018 de 5 de diciembre, sobre Protección De Datos Personales y Garantía De Derechos Digitales (“LOPD”) y otras leyes aplicables en materia de protección de datos.

Le recomendamos que antes de contratar nuestro Servicio o navegar en nuestro Sitio Web, lea esta Política de Privacidad con detenimiento.

2. Tratamiento de los datos personales de los Usuarios por Mailsuite (anteriormente Mailtrack) (como Responsable del Tratamiento)

2.1. Esta Sección explica el tratamiento de los datos personales de Usuarios o en el Sitio Web por parte de Mailsuite (anteriormente Mailtrack) como responsable del tratamiento, es decir, cuando Mailsuite (anteriormente Mailtrack) decide sobre los fines y medios para llevar a cabo el tratamiento de esos datos personales. Esto solo ocurre respecto a los datos del Usuario utilizados por Mailsuite (anteriormente Mailtrack) con la finalidad de prestarle el Servicio, con todas las funcionalidades disponibles en cada momento e incluyendo actividades accesorias al Servicio como mantenimiento de su cuenta, facturación…; o respecto de la información recogida de los usuarios que acceden y navegan en el Sitio Web. Esto no incluye las comunicaciones enviadas por los Usuarios a través del Servicio y los datos relacionados, que solo se tratarán de conformidad con el Apartado 3.

2.2. Mailsuite (anteriormente Mailtrack) puede tratar datos personales de Usuarios o en el Sitio Web en los siguientes supuestos y para las finalidades y durante los periodos que se indican a continuación:

• Para la prestación del Servicio, Mailsuite (anteriormente Mailtrack) puede tratar datos personales de los Usuarios facilitados por estos al instalar o contratar el Servicio, como el nombre, dirección de correo electrónico, preferencias lingüísticas, ubicación para la correcta visualización de precio/moneda, datos de pago, así como otros datos o información de los Usuarios derivados de la prestación del Servicio.

  Esos datos personales se utilizan por Mailsuite (anteriormente Mailtrack) para los siguientes fines:

  • prestar el Servicio y llevar a cabo el mantenimiento y gestión de la relación contractual;
  • gestionar y mejorar el Servicio;
  • responder a peticiones, sugerencias o quejas en relación con el Servicio;
  • enviar al Usuario la información que nos haya solicitado;
  • enviar comunicaciones y novedades relativas al Servicio;
  • dar cumplimiento a la normativa que resulte aplicable en cada caso; y
  • para responder a las peticiones o requerimientos de las autoridades públicas.

  La base legal para el tratamiento de los datos anteriores es la ejecución de la relación contractual entre el Usuario y Mailsuite (anteriormente Mailtrack) para la prestación del Servicio, así como el interés legítimo de Mailsuite (anteriormente Mailtrack) en informar a los Usuarios sobre el Servicio, salvo que los Usuarios pongan en conocimiento de Mailsuite (anteriormente Mailtrack) que no desean recibir comunicaciones comerciales, así como en mejorar el Servicio y evitar fraudes y abusos.

  Los datos personales de los Usuarios serán tratados por Mailsuite (anteriormente Mailtrack) durante la relación contractual y, posteriormente, durante el plazo legal exigido por la normativa aplicable dependiendo del caso.

• Por medio de cookies, respecto de los visitantes del Sitio Web, con la finalidad de ofrecer las funcionalidades del Sitio Web y para conocer el uso del Sitio Web y mejorar su funcionamiento, tal y como se describe en nuestra Política de Cookies.

  Cuando utilizamos cookies para las finalidades previstas en nuestra Política de Cookies, lo hacemos con base en el consentimiento previo en los términos previstos en la normativa aplicable. El usuario del Sitio Web puede aceptar o rechazar todas nuestras cookies o granularmente unas sí y otras no a través de nuestro gestor de consentimiento.

  Mailsuite (anteriormente Mailtrack) guardará la información de uso de cookies y su IP conforme a lo previsto en la Política de Cookies.

• Para responder a solicitudes, sugerencias o reclamaciones. Los datos personales recibidos por Mailsuite (anteriormente Mailtrack) a través de los medios habilitados a tal efecto, se utilizan exclusivamente para responder a las consultas, sugerencias o reclamaciones enviadas por los Usuarios o por los usuarios que acceden y navegan en el Sitio Web.

  La finalidad del tratamiento de estos datos personales es gestionar las consultas, sugerencias o reclamaciones y realizar su posterior seguimiento, con base en el cumplimiento de una relación contractual o, en su caso, el interés legítimo de Mailsuite (anteriormente Mailtrack) en la gestión de la respuesta a esas solicitudes y la gestión y la mejora del Servicio.

  Mailsuite (anteriormente Mailtrack) guardará la información durante todo el tiempo que resulte necesario para atender las consultas, sugerencias o reclamaciones y realizar su posterior seguimiento. Igualmente, Mailsuite (anteriormente Mailtrack) podrá conservar los datos personales durante los periodos necesarios para cumplir con las obligaciones legales que puedan resultar de aplicación.

• Para participar en procesos de selección publicados en el Sitio Web. Cuando Mailsuite (anteriormente Mailtrack) reciba datos personales de candidaturas a sus ofertas de empleo, a través de los medios habilitados en el Sitio Web, utilizará esos datos identificativos, académicos, profesionales y de perfil, junto con los que se faciliten durante el proceso, para gestionar dichos procesos de selección.

  En esos casos, la base legal para el tratamiento de los datos personales será la aplicación de medidas precontractuales a petición del interesado.

  La información personal únicamente se guardará durante el periodo en que esté vigente el correspondiente proceso de selección.

2.3. Duración. El plazo durante el que se conservarán los datos personales o los criterios utilizados para determinar ese plazo son los indicados en cada uno de los supuestos establecidos anteriormente en el Apartado 2.2 de esta Política de Privacidad. Adicionalmente, se mantendrán los datos personales durante los periodos exigidos por la normativa aplicable.

2.4. Podrán tener acceso a los datos personales anteriores los encargados del tratamiento de Mailsuite (anteriormente Mailtrack), es decir, nuestros prestadores de servicios, cuando resulte necesario y solo con la finalidad de gestionar la prestación del servicio correspondiente. Para garantizar que los datos personales reciban un nivel adecuado de protección, Mailsuite (anteriormente Mailtrack) suscribirá acuerdos con los terceros con los que comparta datos personales, que obliguen a que sus datos personales sean tratados por esos terceros de manera coherente y respetuosa con la normativa de protección de datos.

También podremos facilitar datos personales a las autoridades judiciales o administrativas competentes en los supuestos en que sea necesario para cumplir cualquier legislación o normativa aplicable.

2.5. Con carácter general, los datos personales del Usuario se almacenarán en el Espacio Económico Europeo (es decir, los Estados miembros de la Unión Europea, Noruega, Islandia y Liechtenstein o “EEE”). No obstante, algunos de los citados prestadores de servicios podrán estar ubicados fuera del EEE, en cuyo caso Mailsuite (anteriormente Mailtrack) se asegurará de que los datos personales se almacenen y transfieran de forma segura. Estas transferencias se realizarían, dependiendo del caso, sobre alguna de las bases permitidas por la normativa europea de protección de datos, ya sea la transferencia a un país en el que la Comisión Europea haya constatado su idoneidad con respecto a los niveles de protección de datos o mediante acuerdos de transferencia de datos que incorporen las cláusulas contractuales tipo aceptadas por la Comisión Europea conforme al art. 46.2.c) RGPD).

2.6. El Usuario o el interesado, según corresponda de conformidad con los supuestos previstos en el apartado 2.2 anterior, tiene derecho a solicitar una copia de cualquier información personal que tengamos sobre él en nuestros registros, a corregir cualquier inexactitud y a actualizar alguna información desactualizada. También puede solicitar la supresión de sus datos personales cuando, entre otros motivos, ya no sean necesarios para los fines que fueron recogidos o, en su caso, solicitar la portabilidad de sus datos. En determinadas circunstancias, puede solicitar la limitación del tratamiento de sus datos o bien oponerse al tratamiento de sus datos. Mailsuite (anteriormente Mailtrack) dejará de tratar los datos, salvo por motivos legítimos imperativos, o el ejercicio o la defensa de posibles reclamaciones. Asimismo, tiene derecho a retirar su consentimiento en cualquier momento, cuando esta sea la base legal para el tratamiento de sus datos personales.

Los derechos anteriores se pueden ejercer, poniéndose en contacto con Mailsuite (anteriormente Mailtrack) en la siguiente dirección: Calle Córcega, nº 301, Ático 2, 08008, Barcelona (España) o enviando un correo electrónico a privacy@mailtrack.io.

Conforme a lo dispuesto en el RGPD, cuando las solicitudes sean manifiestamente infundadas o excesivas, especialmente debido a su carácter repetitivo, Mailsuite (anteriormente Mailtrack) podrá cobrar un canon razonable en función de los costes administrativos afrontados para facilitar la información o la comunicación o realizar la actuación solicitada, sin perjuicio de la posibilidad de negarse a actuar.

El Usuario o interesado, según corresponda, también podrá recabar la asistencia de la Agencia Española de Protección de Datos en www.aepd.es.

Si en cualquier momento el Usuario o interesado, según corresponda, desea dejar de recibir comunicaciones comerciales de Mailsuite (anteriormente Mailtrack), podrá solicitarlo enviando un correo electrónico a privacy@mailtrack.io.

3. Tratamiento de datos personales relativos a las comunicaciones a Destinatarios en nombre de los Usuarios por Mailsuite (anteriormente Mailtrack) (como Encargado del Tratamiento)

3.1. Este Apartado detalla el tratamiento de datos personales relativos a las comunicaciones a Destinatarios, que efectúa Mailsuite (anteriormente Mailtrack) en nombre y siguiendo las instrucciones de los Usuarios. En esos casos, Mailsuite (anteriormente Mailtrack) actúa como encargado del tratamiento, ya que los fines y medios para el tratamiento de los datos personales son determinados por el Usuario y Mailsuite (anteriormente Mailtrack) solo accede a los datos por petición del Usuario y para prestar el Servicio. Mailsuite (anteriormente Mailtrack) no actúa como responsable del tratamiento respecto de los datos personales relativos a las comunicaciones a Destinatarios.

3.2. La prestación del Servicio en favor del Usuario puede implicar el acceso y tratamiento por Mailsuite (anteriormente Mailtrack) de datos personales relativos a comunicaciones al Destinatario, para los fines establecidos por el Usuario. Mailsuite (anteriormente Mailtrack) tendrá acceso a los siguientes datos:

• Información necesaria para identificar los correos electrónicos enviados a través del Servicio:
  • dirección de correo electrónico;
  • asunto del correo electrónico;
  • contenido del mensaje, de forma temporal, solo cuando sea necesario para prestar el Servicio y únicamente durante la transmisión de los datos a través de nuestro Servicio, hasta la entrega efectiva del correo electrónico;
  • fecha y hora en que se envió el correo electrónico;
  • nombre del documento, en la funcionalidad “Advanced documents”; y
  • documento, en la funcionalidad “Advanced documents”.

• Información proporcionada por el Servicio:
  • confirmación de apertura;
  • contenido del mensaje, de forma temporal, solo cuando sea necesario para prestar el Servicio y únicamente durante la transmisión de los datos a través de nuestro Servicio, hasta la entrega efectiva del correo electrónico;
  • historial de aperturas (número, fecha y hora) del correo electrónico recibido;
  • número de enlaces incluidos en el correo electrónico;
  • texto y URL de dichos enlaces;
  • historial de clics (número, fecha y hora) realizados en los enlaces que contiene el correo electrónico;
  • historial de aperturas (número, fecha, hora y tiempo de lectura) del documento (en la funcionalidad “Advanced documents”); y
  • dirección IP, navegador y sistema operativo utilizado por la persona que ha hecho clic en el enlace o que descarga el documento.
  • firma del destinatario (con la funcionalidad de solicitud de firma).
  • Baja a campañas (con la funcionalidad de baja de campañas).

El tratamiento de los datos personales mencionados se realiza únicamente para la prestación del Servicio dentro de los términos y duración indicados en las Condiciones del Servicio y siempre bajo las instrucciones del Usuario.

3.3. En consecuencia Mailsuite (anteriormente Mailtrack):

(i) no tratará los datos personales relativos a la comunicación al Destinatario para fines distintos de la prestación del Servicio solicitada por el Usuario y no transferirá dichos datos, ni siquiera para su almacenamiento, a terceros no autorizados;

(ii) tratará los datos personales relativos a la comunicación al Destinatario siguiendo instrucciones del Usuario. Cuando Mailsuite (anteriormente Mailtrack) tenga conocimiento de que las instrucciones dadas por el Usuario infringen la normativa de protección de datos, Mailsuite (anteriormente Mailtrack) informará inmediatamente al Usuario;

(iii) notificará sin demora al Usuario si tiene conocimiento de alguna violación de la seguridad de los datos y facilitará todos los detalles correspondientes;

(iv) garantizará que las personas autorizadas dentro de Mailsuite (anteriormente Mailtrack) para tratar datos personales relativos a las comunicaciones a Destintarios se hayan comprometido a respetar la confidencialidad o estén sujetas a una obligación legal de confidencialidad;

(v) teniendo en cuenta la naturaleza del tratamiento, asistirá al Usuario mediante las medidas técnicas y organizativas adecuadas, en la medida de lo posible, en el cumplimiento de la obligación de los Usuarios de responder a las solicitudes de ejercicio de los derechos del interesado establecidos en el capítulo III del RGPD, para lo cual notificará al Usuario correspondiente, a través del correo electrónico que figure como contacto en su cuenta y con presteza, las solicitudes que reciba. En todo caso, corresponderá al Usuario la atención y respuesta al ejercicio de los derechos, si bien en el cumplimiento de lo anterior, Mailsuite (anteriormente Mailtrack) seguirá las instrucciones que le indique el Usuario;

(vi) adoptará todas las medidas necesarias de conformidad con el artículo 32 del RGPD (seguridad del tratamiento);

(vii) asistirá al Usuario en el cumplimiento de sus obligaciones en virtud de los artículos 32 a 36 del RGPD, teniendo en cuenta la naturaleza del tratamiento y la información de que dispone Mailsuite (anteriormente Mailtrack), incluyendo, entre otras cosas:

1. a elección del Usuario, Mailsuite (anteriormente Mailtrack) eliminará o devolverá al Usuario todos los datos personales relativos a las comunicaciones al Destinatario, una vez finalizado el Servicio, a menos que la normativa aplicable exija el almacenamiento de los datos; y
2. podrá a disposición del Usuario toda la información necesaria para demostrar el cumplimiento de las obligaciones establecidas en el artículo 28 del RGPD, y permitirá y contribuirá a las auditorías, incluidas las inspecciones, realizadas por el Usuario o por un auditor autorizado por el Usuario.

3.4 Mailsuite (anteriormente Mailtrack) no subcontratará a terceros para las operaciones de tratamiento que puedan implicar el acceso a los datos personales relativos a la comunicación al Destinatario sin la autorización del Usuario.

A este respecto, se considerarán autorizados por el Usuario los siguientes subencargados del tratamiento:

• Amazon Web Services, Inc. como proveedor del alojamiento del Servicio, a través de servidores ubicados en Irlanda.
• Servicios de Google: Google Apps, Gmail API, Google Analytics, Webmaster Tools, Google Looker y Google Forms.
• Servicio de Microsoft: Outlook API.

3.5. Mailsuite (anteriormente Mailtrack) garantizará la confidencialidad de los datos personales relativos a las comunicaciones a los Destinatarios, incluso después de la terminación del Servicio.

3.6. Para aquellos supuestos en los el Usuario se encuentre en un país fuera del EEE y, como consecuencia de la prestación del servicio, se lleven a cabo transferencias internacionales de datos personales por parte de Mailsuite (anteriormente Mailtrack) y la idoneidad de los niveles de protección de datos del país al que se transfieren los datos no ha sido constatada por la Comisión Europea, aplicarán las denominadas Cláusulas Contractuales Tipo contenidas en la Decisión de Ejecución (UE) 2021/914 de la Comisión de 4 de junio de 2021 ("SCC") entre Mailsuite (anteriormente Mailtrack) y el Usuario, completadas conforme a lo siguiente:

(i) Aplicará únicamente lo relativo al Módulo Cuatro;

(ii) No será de aplicación la Cláusula 7.

(iii) No será de aplicación el párrafo optativo de la Cláusula 11.

(iv) Con respecto a la Cláusula 17, las SCC se regirán por la ley española.

(v) Con respecto a la Cláusula 18, la jurisdicción aplicable para futuras controversias derivadas de las SCC será la de España, y en la medida de lo posible, la de Madrid.

(vi) La información del Anexo I se entenderá completada con la información contenida en la presente Política de Privacidad.

3.7. El Usuario es el responsable del tratamiento de los datos personales de los Destinatarios o de cualquier otro tipo en el contexto de las comunicaciones remitidas a través del Servicio, con sujeción al ámbito de aplicación del RGPD (teniendo en cuenta que quedan excluidos del RGPD los tratamientos derivados de actividades exclusivamente domésticas), o al de cualquier otra normativa que resulte de aplicación. El Usuario será el único que definirá los fines y medios para el tratamiento de los citados datos personales, sin que en ningún caso pueda entenderse que Mailsuite (anteriormente Mailtrack) trata los datos personales relativos a las comunicaciones a los Destinatarios para sus propios fines, ya que solo los utilizará para la prestación del Servicio y actuando en nombre del Usuario. En consecuencia, el Usuario deberá cumplir con las obligaciones aplicables en virtud de la normativa de protección de datos, según corresponda en cada caso, incluidas, en su caso, las obligaciones relativas a recabar el consentimiento de los interesados e informarles sobre el tratamiento de sus datos, como consecuencia del uso del Servicio. El Usuario, y no Mailsuite (anteriormente Mailtrack), será el único responsable del cumplimiento de dichas obligaciones.

4. Uso de las API de Google

El uso por Mailsuite (anteriormente Mailtrack) de la información recibida mediante la API de Google API supone la adhesión por parte del Usuario a la Política de datos de usuario de Google API Services.

5. Uso de la API de Microsoft

El uso por Mailsuite (anteriormente Mailtrack) de la información recibida mediante la API de Microsoft supone la adhesión por parte del Usuario a los Términos de uso de API de Microsoft

6. Exclusión del Servicio de Mailsuite (anteriormente Mailtrack) por parte de Destinatarios

Si usted es un Destinatario de correos enviados a través del Servicio de Mailsuite (anteriormente Mailtrack) y desea ejercer cualquier derecho que le asista de conformidad con el RGPD, tenga en cuenta que debería comunicarse con el Usuario de Mailsuite (anteriormente Mailtrack) que le haya enviado el correo. El Usuario que envía el correo es quien decide el destinatario, contenido y propósito de la comunicación, y por lo tanto, según la normativa, es quien tiene la responsabilidad y obligación de cumplir con sus derechos. Por la misma razón, el Usuario en cuestión es el único que está en disposición de tomar decisiones respecto a los derechos de los Destinatarios cuyos datos son objeto de tratamiento. Mailsuite (anteriormente Mailtrack) es el mero proveedor del Servicio.

En cualquier caso, en Mailsuite (anteriormente Mailtrack) estamos comprometidos con la salvaguarda y protección de la privacidad y ponemos a su disposición el email privacy@mailtrack.io para ayudarle a hacer llegar las peticiones al Usuario correspondiente. Igualmente, asistiremos al Usuario para que, en su condición de responsable del tratamiento, cumpla con sus obligaciones en relación con el ejercicio de sus derechos. Ahora bien, tenga en cuenta que la respuesta y cumplimiento dependerá en última instancia del Usuario.